Частное ProZorro: 7 рекомендаций по организации электронных закупок

Правильная организация системы электронных закупок позволяет экономить миллионы гривень. Причем не только государственным предприятиям или бюджетным организациям, но и частным компаниям. Однако есть типовые ошибки, которых лучше избегать при построении такой системы
Забезпечте стрімке зростання та масштабування компанії у 2024-му! Отримайте алгоритм дій на Business Wisdom Summit.
10 квітня управлінці Арсенал Страхування, Uklon, TERWIN, Епіцентр та інших великих компаній поділяться перевіреними бізнес-рішеннями, які сприяють розвитку бізнесу під час війни.
Забронировать участие

Крупный бизнес может экономить миллионы гривен ь ежегодно, оптимизировав свою систему закупок. В 2010 году в ДТЭК озадачились вопросом: закупки — это только расходы, или же возможность получить дополнительную стоимость для компании?

В поисках ответа компания решила создать собственную электронную торговую площадку (ЭТП). На тот момент она была одной из первых в Украине. Сейчас на ЭТП ДТЭК зарегистрировано около 20 тыс. контрагентов. Для сравнения — в 2010 году их было в 8 раз меньше.

В 2013 году компания усовершенствовала площадку, и по сути с этого года ресурс заработал на полную мощность.

За период 2013-2016 гг холдингу удалось сэкономить порядка 1,5 млрд грн на закупках.

Были внедрены 3 основные процедуры закупки: запрос оферт, открытые торги и электронные торги (применяются в зависимости от сложности предмета закупки. Например, запрос оферт — для покупки офисных стульев или покраски забора, а открытые торги — для реконструкции энергоблоков или шахтных электровозов). Сегодня на сайте ежедневно публикуется от 50 до 200 объявлений о закупках, контрагенты подают через сайт сотни предложений в день.

За 6 лет компания приобрела ценный опыт по работе ЭТП и готова рассказать о том, какие основные ошибки существуют и как их преодолеть.

Ошибка 1: Площадка обеспечивает только одну процедуру закупки

В зависимости от ряда факторов запрос оферт может быть более эффективным, чем самая очевидная процедура для торговых площадок — редукцион (торги на понижение цены). Представьте, что вы покупаете трансформатор. На рынке у вас всего два поставщика трансформаторов: один предлагает китайский (его минимальная цена 6 млн грн), а второй немецкий (минимальная цена 10 млн грн). Так вот если данную закупку отыграть на редукционе, то победителем станет китаец с ценой 9,9 млн грн — он просто снизил цену на один шаг от минимальной возможной цены своего конкурента.

В данной ситуации редукцион совершенно неэффективен. Лучше использовать процедуры "запрос оферт" или "открытые торги", когда участники вслепую подают свое предложение, не зная, кто из конкурентов еще примет участие и какие цены будут предложены.

Как результат — поставщики дают реальные цены, и вы сможете выбрать наиболее подходящий трансформатор, исходя из соотношения цена/качество.

Решение: применяйте и редукцион, и запрос оферт. Ваша площадка должна обеспечивать возможность гибко менять виды процедур в случае если результат уже проведенной оказался неудовлетворителен.

Ошибка 2: Во время торгов закупщик наблюдает за процессом

Ошибка относится в большей степени к процедуре закупки "Запрос оферт". Если менеджер по закупке во время сбора оферт сможет посмотреть цены до окончания сбора предложений — он имеет возможность сообщить их любой фирме. И она сможет загрузить оферту, к примеру, на 10 грн дешевле от минимально поданной цены и выиграет торги, что ставит под сомнение честность проведенной процедуры.

Решение: ЭТП должна обеспечивать закрытость информации для менеджера по закупке о предложениях поставщиков до окончания срока приема предложений. Представитель компании не должен видеть и знать потенциальных контрагентов и цены до момента, пока не закончится сбор приема предложений. Система ДТЭК работает в автоматическом режиме, закупщик не имеет доступа к процессу и информации.

Ошибка 3: На сайте — сложный процесс квалификации для участия в торгах

В случае, когда контрагенту необходимо потратить массу времени на подготовку увесистого пакета документов, он будет медлить, откладывать или вообще откажется от участия в торгах — ведь победа совсем неочевидна. Это отсеивает многих потенциальных поставщиков, которые в конечном итоге могут оказывать критическое влияние на ценообразование.

Решение: упростите или вовсе уберите барьеры для участия в процедурах закупок. На площадке ДТЭК подать предложение по процедуре "запрос оферт" (когда предложения оцениваются после окончания сбора всех заявок и пакет документов запрашивается только у победителя) можно сразу после регистрации на сайте.

Это даже проще, чем отправить коммерческое предложение по факсу.

Ошибка 4: Информации о закупках нет в открытом доступе

Многие предприятия вовсе не публикуют свои потребности, то есть отдел по закупкам самостоятельно ищет поставщиков на необходимую продукцию. Другие предприятия раскрывают перечень планируемых к закупке товаров только квалифицированным поставщикам. При таком подходе новому поставщику тяжело стать вашим контрагентом, так как отсутствуют прозрачные каналы входа.

Решение: Сделайте так, чтобы любой человек мог посмотреть, что покупает компания, просто зайдя на сайт и посмотрев все закупки (как планируемые, так и архив).

Ошибка 5: За участие в процедурах требуется плата

Никто не любит платить вслепую. Страх заплатить и проиграть в торгах часто отпугивает контрагентов, что негативно скажется на конкуренции. Даже если поставщик и заплатит за участие в процедуре — свои затраты он все равно включит в цену. Поэтому делать участие платным бессмысленно.

Решение: сделайте только бесплатное участие.

Ошибка 6: Отсутствие эффекта масштаба

Есть простое правило: чем больше закупок вы публикуете на вашей ЭТП, тем больше посещений и регистраций со стороны поставщиков. Тем выше ваш сайт поднимется к топу при запросах в Google. А это опять-таки обеспечит приток участников и лучшие цены.
Эффект от создания собственных торговых площадок могут получить только средний и крупный бизнес, который размещает по меньшей мере десяток объявлений о закупках в день. На торговой площадке ДТЭК ежедневно публикуется до 200 новых объявлений.

Решение: если ваша ЭТП не в топе — возможно, вы публикуете на ней не все объявления. Или объем ваших закупок не настолько велик, чтобы включился "эффект масштаба".

Тогда, возможно, собственная ЭТП — не лучший инструмент для вас, и эффективней будет пользоваться услугами сторонних частных площадок.

Ошибка 7: Слабая техническая поддержка

Поскольку процедуры закупок проходят в режиме реального времени, порой отказоустойчивость сайта и оперативная помощь поставщикам в участии в торгах напрямую влияют на результаты торгов.

Решение: техническая поддержка должна строиться в двух основных направлениях: во-первых — поддержание работоспособности серверных мощностей, не стоит экономить на хостинге, во-вторых — грамотная техническая поддержка для поставщиков, которые могут обратиться в случае возникновения проблем в участии в процедурах закупок.