Як просто та дешево боротися з корупцією в державних закупівлях

Що робити, якщо держпідприємству набридло переплачувати на тендерах та як привчити команду працювати на результат. Досвід НАК "Нафтогаз України"
Забезпечте стрімке зростання та масштабування компанії у 2024-му! Отримайте алгоритм дій на Business Wisdom Summit.
10 квітня управлінці Арсенал Страхування, Uklon, TERWIN, Епіцентр та інших великих компаній поділяться перевіреними бізнес-рішеннями, які сприяють розвитку бізнесу під час війни.
Забронировать участие

Одна з корупційних проблем в державних закупівлях має системний характер і створювалась роками — ринок "прокладок". Ними оплетені не тільки всі державні компанії, а й безпосередньо виробники.

Ідеологія роботи "прокладок" однакова: професійно будувати схеми, "малювати" тендерну документацію і домовлятися з контролюючими та перевіряючими органами.

Сформулюю декілька простих порад, які допоможуть замовникам, охочим змінити систему закупівель.

Почніть з блок-схеми, в якій визначтесь з контролем, базами даних та аналітикою.

Кожен крок та елемент має бути описаний відповідними регламентами, процедурами та інструкціями.

Планування

Класична пастка, коли щось потрібно купувати "на вчора". В результаті отримуємо "криву" документацію, відсутність часу на опрацювання ринку та пошук аналогів, уникання відкритої конкурсної закупівлі. Насправді, чим менше часу на підготовку тендера, тим більше часу піде на кваліфікацію і вибір.

Класичні "гойдалки" — закупівельники не розуміють, як звести докупи те, що подали на тендер учасники, а профільні підрозділи не знають як проштовхнути потрібного контрагента.

Визначте важливі/стратегічні категорії закупівель, заздалегідь сформуйте закупівельні стратегії та регламент здійснення закупівель з визначенням строків та відповідальних.

Залучайте PR-службу для створення майданчиків/форумів щодо діалогу з ринком. Ви зможете розповісти про процеси, систему внутрішнього контролю, потребу на майбутні періоди та отримати зворотній зв'язок.

Предмет закупівлі

Є типові прийоми для ускладнення пошуку потрібної закупівлі, визначення реального бюджету, аналітики після закупівлі:

- незрозумілі, надумані назви предметів закупівлі або їх неіснуючі типи;

- об'єднані закупівлі — комплекти, комплекси, системи;

- закупівля товарів на величезні суми під виглядом підрядних робіт, де частка товарів складає до 80%.

Необхідно вимагати у профільного підрозділу доводити коректність найменування предмету закупівлі, існування заявленого типу або артикулу через надання копій паспортів, каталогів, тощо. Вимагайте обґрунтування створення комплектів та їх повної та чіткої деталізації. Бажано створити базу-каталог та уникати принципу "нова закупівля = новий item".

Технічне завдання (ТЗ)

Все "зло" закладається на стадії підготовки ТЗ. Це досить непростий етап, враховуючи складність проектів, обладнання, кількість задіяних підрозділів тощо.

З однотипними та конкурентними товарами все просто: аналітика, бази даних.

На складні закупівлі бажано залучати незалежних експертів, а також вимагати від технічних підрозділів максимально деталізувати ТЗ з обов'язковим розглядом аналогів.

У дорогій або стратегічно важливій закупівлі необхідно залучати безпосередньо виробників.

Кваліфікація учасників торгів та їх пропозицій

Завищені, дискримінаційні або незрозумілі вимоги, відхилення пропозицій за неоголошеними раніше критеріям, затягування часу кваліфікації або, навпаки — висока лояльність до учасників закупівлі.

Більшість цих проблем нівелюють чіткі й зрозумілі критерії (характеристики), їх значення та оцінка, допустимі діапазони відхилення, досконале ТЗ, процедура кваліфікації та уніфіковані базові критерії кваліфікації.

З іншими проблема впорається база даних контрагентів і виробників.

Договір

Відсутність технічної специфікації, як невід'ємної частини договору, або закупівлі просто по рахунках — це хвороба, яка зводить нанівець процес навіть досконалої закупівлі, відкриває необмежені можливості маніпуляцій при прийомці.

Рішення очевидне — типові контракти.

Якість

Типова проблема, коли головне для постачальника — виграти тендер. А потім можна домовитись при прийомці, поставити відреставровані деталі, контрабанду по підробленим документам, перебити номера, переклеїти "шилдіки" від інших виробників і т.д.

Лікується досить просто — вхідний контроль, незалежні експерти, співпраця безпосередньо з виробниками. Досить непогано зарекомендували себе технічний аудит та акредитація контрагентів.

Аналітика

Якщо в вашій компанії не розуміють різницю між даними та інформацією, а на підготовку звіту про конкретну закупівлю з детальним аналізом потрібні тижні, то проблем у вас більше, ніж ви вважаєте.

Є проста сентенція — те, що не можна виміряти, неможливо покращити.

Не обов'язково мати складні аналітичні інструменти, навіть в Excel можна створити структуровану базу даних, з якої безпосередньо формувати необхідні звіти.

Наприклад, системний аналіз закупівель через ProZorro зручно здійснювати за допомогою модуля аналітики Qlik View (зручний експорт в Excel).

Визначте напрямки виникнення потенційних ризиків та створіть відповідний "радар".

На підставі такого "радару" можна сформувати рекомендації з виявлення наступних ризиків:

- типові причини для відміни процедур закупівель або відхилення пропозицій учасників;

- можливі причини "непривабливості" закупівель для потенційних постачальників;

- причини виникнення значної економії (більше 20%);

- необґрунтоване укладання прямих договорів з одним контрагентом за завищеними цінами;

- неякісно сформовані кваліфікаційні критерії та документація в цілому;

- питання щодо роз'яснень, зареєстрованих учасниками в Системі, на які не надано повної та своєчасної відповіді.

Таких "радарів" чи "світлофорів" можна створити безліч, головне це бажання.