Почему крупный бизнес переходит на электронный документооборот

Недалек тот день, когда бумажные документы, акты и договоры станут архаикой. Крупнейшие компании Украины все чаще отказываются от бумажных бизнес-процессов в пользу электронных. Только с помощью онлайн-сервиса электронного документооборота "Вчасно" обмениваются документами более 10 тыс. предприятий.

Электронные документы снижают коррупционные риски, существенно экономят рабочее время и деньги, которые раньше тратились на распечатывание, подписание и отправку документов, повышают эффективность и безопасность бизнес-процессов, помогают экономить бумагу — а значит, сберечь леса.

Delo.ua узнало у известных украинских компаний, каково это — жить без бумажных актов и договоров.

"Укрпошта": ускоряем процессы

Меньше всего мы ожидаем инновационных решений от государственных организаций, да еще и такого масштаба, как "Укрпошта". Тем не менее госпредприятие всерьез настроено в скором времени отказаться от физических документов. "Это снизит нагрузку на сотрудников, поможет сэкономить затраты на расходники, упростит сотрудничество с контрагентами", — говорит и.о. гендиректора компании Игорь Смелянский.

"Леттер Пак" — первая компания, с которой "Укрпошта" наладила электронный документооборот. По словам директора "Леттер Пак" Виктории Попковой, обмен электронной документацией ускорил все процессы в компании: ничего не нужно печатать, физически подписывать, ставить печати, не нужно организовывать архивное хранение бумаг. Как оказалось, для обмена документами, к примеру, с помощью облачного сервиса "Вчасно", не нужно устанавливать программы и обучать персонал. Достаточно иметь под рукой компьютер или смартфон с выходом в интернет.

"Укрзализныця": боремся с коррупцией

Региональный филиал "Пивденно-Захидна Зализныця" начал обмениваться с поставщиками электронными документами в сентябре. Сейчас в онлайн переведен уже целый участок работы с документами "Письма-заявки на отгрузку материалов, оборудования и запчастей". "Филиал решил перейти на электронный документооборот, чтобы прежде всего убрать коррупционную составляющую в вопросах обмена заявками на поставку товарно-материальных ценностей. Также, чтобы обеспечить своевременные поставки продукции, а в случае необходимости привлечь к ответственности ненадежных поставщиков", — отметил Павел Ткачук, и.о. начальника службы материально-технического обеспечения регионального филиала "Пивденно-Захидна Зализныця".

Если эксперимент окажется успешным, такая практика может распространиться и на другие филиалы.

Delivery Group: сохраняем леса и оптимизируем бизнес-процесс

За несколько месяцев автотранспортной компании "Деливери" удалось снизить "потребление" бумаги в 3,5 раза, а значит — сохранить несколько десятков деревьев. И это только одно из множества преимуществ внедрения электронного документооборота. Следующее -- реальная оптимизация бизнеса. "Вся электронная документация хранится "в облаке", поэтому к ней можно получить доступ из любого подключенного к интернету устройства. Риски потери или изъятия документов полностью исключены. Даже при кибератаках находящиеся в облачном архиве документы не пострадают", — объясняет генеральный директор "Деливери" Елена Лакатош.

По словам Елены, переход на электронный документооборот в Украине это не столько путь передовых компаний — скорее осведомленных и информационно подкованных. Для того, чтобы цифровые бизнес-процессы стали массовыми и не вызывали страха, необходимо провести колоссальную просветительскую работу и сокрушить стереотип о бумажном документообороте как о единственно возможной и надежной форме обмена первичными документами. Первое, на что нужно обратить особое внимание, это юридическая законность электронного документооборота. Представители Государственной Налоговой Службы подтверждают абсолютную законность электронного документооборота и даже говорят о возможности налоговых проверок в электронном виде.

Сходу не все клиенты "Деливери" положительно оценили нововведения: около 30% все так же предпочитают вести бумажный обмен документами — и компания идет им навстречу. Из оставшихся 70% часть используют онлайн-сервис.

Portmone: считаем деньги

Главный бухгалтер электронной платежной системы Portmone Елена Шустова уже второй год приучает контрагентов использовать документы, заверенные ЭЦП (электронно-цифровая подпись — ред.) вместо бумажных с физическими подписями и печатями. Елена утверждает, что полному переходу компаний на электронный документооборот помогает не только появление удобных сервисов, а и существенный рост тарифов на почтовые услуги: "С учетом печати, бумаги и рабочего времени отправка одного документа нам обходится в 10 грн. На больших объемах это десятки тысяч гривень каждый месяц. А при использовании сервиса электронного документооборота я плачу 1300 грн за все, и это значительно дешевле".

Елена говорит, что благодаря современным облачным сервисам еще никогда не было так просто начать: "Любой человек, имеющий ЭЦП и допуск к определенному документу, может зайти и совершить нужные действия. На подписание документа уходит секунд 30: контрагент получает уведомление, входит и оставляет электронную подпись".

Некоторые клиенты Портмоне, которые уже подписывают все онлайн, просят прислать им распечатанные копии — говорят, так спокойнее. Другие же полностью перешли на электронный документообмен — и всем довольны.

OLX: экономим время

Один из лидеров рынка электронной коммерции Украины, крупнейший онлайн-сервис объявлений OLX, перевел клиентов на электронный обмен документами летом. О переходе на цифровые бизнес-процессы в OLX задумывались давно. Принять окончательное решение помогло государство, которое либерализировало использование электронных документов, а также появление простых в использовании сервисов электронного документооборота. "Наша цель — эффективное использование времени друг друга и клиентов. Мы сделали первый шаг на пути к оцифровке бизнес-процессов и будем одними из тех компаний, которые задают тренд в данном направлении и привлекают к этому своих партнеров", — говорит Наталья Якименко, руководитель финансового департамента OLX.

Переход на электронный документооборот занял всего 2 недели. Уже в первый месяц работы компания сэкономила 66 рабочих часов, а также деньги, которые тратились на почтовые услуги и печать документов.

Zakupki.Prom.ua: снижаем нагрузку на персонал

Онлайн-сервис для государственных и бизнес-закупок Zakupki.Prom.ua уже перевел больше 6 тыс. своих контрагентов на электронный документооборот. И эти усилия окупились моментально. Поскольку ежемесячный документооборот компании — более 20 тыс. бумаг, переход на онлайн-систему обмена документами позволил сэкономить примерно 200 тыс. гривень в месяц только на почтовых расходах.

Вторым бонусом стало значительное снижение нагрузки на персонал. Третьим — тишина и спокойствие в финансовом отделе: полностью исчезли случаи потери документов; клиенты не жалуются на длительные сроки доставки бумаг; процессы согласования теперь проходят онлайн, в комментариях к электронному документу. Загрузка 1000 документов за отчетную неделю теперь дело нескольких минут, а не дней, как это было раньше.