Как перевести документооборот в цифру: опыт "Киевстар" с сервисом Star.Docs

С началом пандемии и тотального перехода на удаленную форму работы, многие компании спохватились и начали лихорадочно внедрять электронный документооборот.

Хотя перейти в "цифру" можно было задолго до этих событий — как это сделала компания "Киевстар".

Начало

"Киевстар" была одной из первых украинских компаний, которая стала внедрять электронный документооборот (ЭДО). Все началось еще в 2004 году, с перехода на систему внутреннего документооборота Megapolis.DocNet. Следующим этапом был перевод в "цифру" взаимоотношений с контрагентами.

"Закон об электронном документообороте приняли в 2003 году, — рассказывает Виталий Иванюк, ведущий консультант по развитию проектов и программ "Киевстар", — но тогда законодательство еще не было совершенно, и компании не торопились его внедрять. История с ГФС, когда в 2016 году правительство в ультимативной форме предписало бизнесу перевести в электронный формат все налоговые накладные и финансовую отчетность, дала хороший импульс к развитию. Тогда у нас появилась возможность приступить к постепенному внедрению ЭДО в секторе В2В. Сотни тысяч счетов-актов формируются в "Киевстар" ежемесячно. Раньше все они распечатывались, поэтому этот сегмент документооборота мы перевели в электронный формат в первую очередь".

Star.Docs от Киевстар. Восход

Вскоре в компании задумались о переводе в электронный формат остальной документации: договоров, заказов и заявок. Начался долгий процесс изучения разных систем документооборота, встречи с вендорами, просмотр презентаций, изучение коммерческих предложений. В итоге выбор пал на существующего партнера "Киевстар" — разработчика решений ЭДО Intecracy Deals.

Выбор был обусловлен несколькими причинами:

• простотой интеграции с другими системами компании;

• привлекательным коммерческим предложением;

• высоким уровнем безопасности.

Интеграция всего

Если рассматривать процесс документооборота в целом, то он чем-то напоминает круговорот воды в природе. В каком бы состоянии ни была вода: жидком, газообразном или твердом, она остается водой. Так же — история с документами. На всем пути прохождения — от создания во внутренней системе компании, отправки контрагенту, получения подписанного экземпляра и хранения его в электронном архиве — документ должен оставаться документом. Решения внутреннего и внешнего документооборота, а также другие системы предприятия должны работать в комплексе, иметь практически бесшовную интеграцию.

"Системы ЭДО Megapolis.DocNet и Deals разработаны на платформе UnityBase, — говорит Виталий Иванюк. — В "Киевстар" раньше уже были внедрены другие системы автоматизации, которые теперь необходимо было между собой "подружить". Например, документ формируется в нашей внутренней CRM-системе Helpdesk, после чего его нужно загрузить в другую систему. Это можно делать либо в ручном режиме, либо с помощью открытого API. То есть надо настраивать систему интеграции. Перед нами стояла задача — сделать так, чтобы процессы экспорта-импорта документов из системы в систему проходили гладко и бесшовно. У Intecracy на платформе UnityBase предусмотрен модуль BPM, который как раз и позволяет интегрировать мужду собой системы внутренноего и внешнего документооборотов, а также добавлять к ним другие — в зависимости от потребностей".

Предложение, от которого сложно отказаться

Вторая причина, по которой выбор был сделан в пользу Deals — привлекательность коммерческих условий.

"Мы работаем по партнерской модели, — продолжает Виталий. — В результате такого сотрудничества получили продукт, созданный на базе платформы Deals и дополненный новым функционалом по нашим требованиям. Партнер оперативно разработал для "Киевстар" отдельный модуль приема заявок от клиентов и добавил возможность разграничения доступов к системе разным группам пользователей одного клиента, например, разным департаментами одной компании, которые должны работать только со своими документами и не видеть другие. Нам нравится, что у Deals и Star.Docs очень четкая и удобная логика работы с документами. Сейчас в этих системах очень хорошо реализована функциональность сделок, хранение документов и разграничение доступов. Поэтому мы смело рекомендуем Star.Docs бизнес-клиентам "Киевстар". Особенно сейчас, когда удаленная работа компаний вышла на первый план".

Безопасность

Была и третья причина, по которой выбор был сделан в пользу Deals — безопасность. Для этого систему на один месяц отдали на тестирование "белым хакерам".

"Одним из условий сотрудничества с "Киевстар" было проведение penetration test, — вспоминает Александр Вернигора, СЕО Intecracy Deals. — Это тестирование программного обеспечения на уязвимость. Служба безопасности "Киевстар" обязала нас провести тест до запуска проекта. Мы привлекли для этого специализированную компанию ISSP, одну из крупнейших на украинском рынке. Тесты проводились в течение месяца. Первый из них показал, что в целом система безопасна, взломать ее не удалось, но необходимо обновить некоторые фреймворки, которые могли стать уязвимостями в будущем. Мы устранили эти недостатки и финальный тест показал, что решение надежно и неуязвимо".

Только после ознакомления с результатами теста служба безопасности "Киевстар" одобрила запуск проект.

Мобильность и удобство

В партнерстве с Intecracy Deals была также разработана мобильная версия Star.Docs от "Киевстар". Доступны версии как для Android так и для iOS. Это особенно удобно для тех, кто подписывает и согласовывает документы с помощью Mobile ID от "Киевстар", когда КЭП (квалифицированная электронная подпись) хранится на защищенной SIM-карте мобильного телефона.

Для того, чтобы 24/7 иметь возможность работать с документами, раньше необходимо было постоянно носить с собой флешку, кард-ридер и подключать их каким-то образом к устройству. Цифровая подпись на SIM-карте намного удобнее и доступнее. То есть, с Mobile ID и Star.Docs все, что нужно для работы — это смартфон и желание. В мобильном приложении реализован упрощенный вариант системы Star.Docs, но с его помощью можно подписывать и согласовывать документы буквально на ходу, находясь где угодно.

Развитие

По словам Виталия Иванюка, "Киевстар" регулярно получает обратную связь от своих клиентов и учитывает опыт компании, как пользователя Star.Docs.

"Постоянно рождаются новые идеи по улучшению продукта. Плюс наш партнер — Intecracy Deals — тоже не стоит на месте в разработке дополнений.. Уверен, что это направление будет быстро развиваться и дальше. Мы начинали с работы в Star.Docs c бизнес-клиентами "Киевстар". А сейчас уже и направление ритейла перевело 95% своих контрагентов на электронный документооборот", — говорит Иванюк.

Техподдержка

Что касается технической поддержки, то за первую линию отвечает "Киевстар". На лендинге продукта есть чат, в котором пользователи могут получить ответы на свои вопросы. Кроме того, поддержку можно получить в call-центре. Если вопрос не из простых и требует детальной проработки, то он фиксируется и отправляется на вторую линию поддержки — к техническим специалистам "Киевстар". В некоторых случаях подключаются специалисты из Intecracy Deals и сотрудники колл-центра мобильного оператора переключают клиента на службу поддержки партнера.

Резюме

Обеспечить себе возможности работать как в офисе там, где вы находитесь в данный момент — это реальность. Сейчас клиенты "Киевстар" могут получить весь пакет услуг для этого из "одних рук":

• Mobile ID. Квалифицированная электронная подпись;

• Star.Docs. Система внешнего электронного документооборота;

• Приложение для смартфона.

Теперь вести бизнес можно когда угодно, откуда угодно, управляя своим временем, персоналом и возможностями — ваш офис там, где вы.