Как отказаться от офиса и не потерять темпы роста

Контент-маркетинговое и событийное агентство b2bhub изначально строилось как компания нового типа. Мы планировали в течение уже первых месяцев работы существенный рост количества направлений, тематик, клиентов и, соответственно, персонала для удовлетворения всех этих запросов. Но на начальном этапе сложно было сказать, насколько активным окажется данный рост и какие офисные ресурсы стоит планировать для компании. Поэтому было принято решение всю основную деятельность компании строить в удаленном формате. В этом оказались свои преимущества и недостатки.

Преимущественное большинство наших сотрудников знают, что такое работа в офисе с 9.00 до 18.00, и относятся к возможности работать удаленно как к дополнительному бонусу, хоть мы и требуем от них быть "на связи" в те же рабочие часы. Проснулся, включил компьютер — уже на работе. И по большому счету, никому нет дела, что на голове "воронье гнездо", одет ты до обеда в пижаму, а завтракаешь в ближайшей кафешке с wi-fi и проводишь там пару часов в свое удовольствие, совмещая приятное с полезным… Кроме того, каждый из сотрудников знает, что может личные вопросы при необходимости решать в дневное время (к примеру, когда речь идет о посещении государственных или финансовых институтов, банков, имеющих четкий график работы), и при этом не сорвать графики и дедлайны, выполнив задачи вечером, ночью, на выходные. И косо смотреть на него при этом никто не будет.

Для самой компании в таком формате работы также есть ряд неоспоримых преимуществ — экономия средств на содержание офиса, покупку компьютерных программ, проезд и питание сотрудников (которые часто входят в предлагаемый пакет), канцтовары, кулеры, бумагу… ежемесячно в офисе "по мелочам" набираются существенные суммы. Для работы "домашнего офиса" зачастую необходим лишь телефон, компьютер (ноутбук) и wifi. С наличием современных средств связи, интернета, skype, всевозможных таскеров и органайзеров работа виртуального офиса существенно облегчается. Хотя и требует от руководителей фактически новых навыков и умений.

На первое место в данной ситуации выходят способности организовать и наладить работу основных средств коммуникации. При удаленной работе необходимо быть уверенным, что каждый из членов команды получил задачу, понимает, как ее выполнять, знает о дедлайнах, чувствует поддержку команды и уверен, что его голос будет услышан руководителем. Мы отстроили три основных уровня коммуникации в компании — вертикальную (когда задачи спускаются сверху вниз), горизонтальную (взаимодействие подразделений и сотрудников) и обратную — каждый сотрудник может напрямую написать любому другому члену команды, в том числе каждому из топов.

Причем для эффективной коммуникации компании, чья работа строится на условиях удаленного сотрудничества, совершенно нет необходимости применять какой-либо специфически инструментарий. Так, к примеру, основной поток коммуникации в нашей компании осуществляется в мессенджере соцсети Facebook. И наличие здесь персональной странички — одно из немногих требований к рабочему процессу наших сотрудников. Для генерирования и хранения рабочей документации, таблиц, графиков, отчетов и т.д. нам удобны инструменты Google, тем более, что доступ к ним может варьироваться от полного (все члены команды) через выборочный (топы) к приватному. Что касается инструмента для постановки задач и контроля над их выполнением, мы тестируем разные продукты, многие из них нам нравятся, но мы продолжаем экспериментировать с каналами коммуникации, чтобы подобрать максимально эффективный и подходящий именно нашей команде.

"Встречи с клиентами и переговоры — тоже не проблема при отсутствии офиса, — рассказывает Алена Данильченко, event director b2bhub. — Во-первых, большинство заказчиков имеют свои офисы и предпочитают встречаться на собственной территории. Во-вторых, в Киеве существует огромный выбор заведений, где можно провести встречу любого формата — от многочисленных коворкингов до кафе и модных ресторанов. В третьих, опять-таки, есть телефон, skype, электронная почта. У нас есть так много средств внешней коммуникации сегодня, что офисы — это уже, в некоторой степени, пережиток прошлого.

Пожалуй, одним из самых существенных минусов удаленной работы с точки зрения руководителей компании является отсутствие дополнительной (кроме рабочей) коммуникации между сотрудниками даже одного отдела. Совместные перекуры и кофепития здесь редки. Соответственно, для повышения лояльности сотрудников компании, сплоченной работы, ощущения коллектива и понимания общей стратегии и направления развития в этом случае необходимы дополнительные меры.

Мы часто организовываем полуформальные встречи, задачей которых прежде всего становится дополнительный тимбилдинг, мотивация персонала и формирование понимания общих целей. Каждый из наших топов внимательно отслеживает настроения и коммуникации сотрудников своего департамента, организовывает встречи, рабочие и что называется "просто поговорить", постоянно общается с каждым из своих подчиненных, держит руку на пульсе их ожиданий, пожеланий, мотивации и т.д.

Для каждого из рабочих процессов прописаны и проговорены с сотрудниками-исполнителями инструкции, пути и средства используемых на данному участке коммуникаций. Каждая поставленная задача имеет четкое техзадание, установленный дедлайн и, обязательно, ответственного за выполнение. Четкость постановки и прозрачность задач — один из основополагающих успеха компании, работающей с сотрудниками в удаленном режиме.