Эксклюзив

Семь лайфхаков в управлении временем

25 ноября 2014, 19:36
Увеличить размер шрифта Увеличить размер шрифта

О том, как правильно управлять своим временем, чтобы выпонять работу вовремя без лишних стрессов, на конференции Web Challenge рассказали функциональные менеджеры компании Astound Company Сергей Крушевский, Иван Печерский и Максим Коваль

Кто хочет упорядочить свою жизнь, должен понять первую истину: управление временем — это стиль жизни, философия, построенная на ценности времени. Как и любую дисциплину, тайм-менеджмент можно разделить на четыре процесса:

Целеполагание либо постановка цели;

Планирование и расстановка приоритетов;

Реализация;

Контроль.

Существует большое количество проблем, которые мешают нам сосредоточиться на работе. Чаще всего их называют "поедатели времени", из-за них мы работаем долго и не продуктивно. Мы вспомним для примера только три из них:

"Синдром студента". Все мы во время сессии в университете учили билеты непосредственно в ночь перед экзаменом. Эта привычка перекочевала и в нашу рабочую жизнь. Мы привыкаем все делать в последний момент, что сказывается на качестве, увеличивает уровень стресса и уменьшает количество сна.

"Пустые обещания". Часто мы даем быстрые обещания, не задумываясь, сможем ли мы их сделать вовремя и воплотить те ожидания, которые на себя возложили. Когда вы обещаете, не понимая, сможете ли сделать это вовремя и качественно, то вы, во-первых, не помогаете вашему товарищу, и самое главное, ставите под угрозу свои же планы. Результат — работа сверхурочно.

"Боязнь выпасть из контекста". Этот синдром проявляется, когда мы каждые 15 минут проверяем новостные ленты и социальные сети. Это нормально, если мы делаем это раз в 3 — 4 часа. Это даже можно назвать неким отдыхом, хотя в нашем понимании, непродуктивным. Стоит осознать, что при переключении контекстов мы тратим время впустую и заметно уменьшаем эффективное рабочее время.

Для решения проблем, связанных с непродуктивностью, существует очень много техник. Мы представим вам семь базовых, которыми пользуемся сами. Каждый должен выбирать для себя сам, какой инструмент является действенным и с ним работать.

Но прежде чем осваивать искусство управления временем, ответьте себе на один простой вопрос "Оно мне надо?" Если вы на сегодняшний день довольны своей работой, вами доволен начальник, если у вас есть время попить пиво, сходить в кино или съездить в отпуск — ваша продуктивность всех устраивает, значит все, что вы узнаете ниже, будет вам исключительно для саморазвития.

Для того, чтобы мотивировать себя на какие-то действия, нужно поставить четкую цель. К примеру, "расширить запас английский слов" — это не цель, а всего лишь желание. А вот "Я хочу выучить 100 новых слов в английском языка за 1 месяц" — уже то, с чем можно работать (тут можно использовать технику постановки целей SMART и обязательно наличие дедлайна). В этом случае мы можем предложить вам технику "pomodoro". Техника была предложена Франческо Цирилло еще в конце 1980-х и предполагает разбивку задачи на 30-минутные периоды, называемые "помидоры" (25 минут — работа, 5 минут — перерыв). Через каждые 4 "помидора" — длинный перерыв. Четверть часа вы посвящаете выполнению задачи, за которую вы получаете деньги, а 5 минут вы посвящаете изучению 2 — 3 английских слов, потом 2 — 3 минуты отдыхаете. После 3 — 4 сетов устраиваете полноценный отдых.

#1 Делаем сначала важные задачи

Это очень банальная истина, но тем не менее только 20% решенных задач приносят нам 80% успеха. Выделить те самые 20% нам может помочь, например, техника Эйзенхауэра и его квадрат срочности и важности. Мы всегда должны знать, какие срочные задачи мы должны выполнить прежде всего и быстрее всего. Но даже с таким знанием у нас накапливаются задачи, которые мы не хотим решать. Тут мы предложим технику "съесть лягушку". Эта техника пришла из психологии, а потом ее начали использовать в тайм-менеджменте. Она заключается в том, чтобы делать самые неприятные дела с утра. Вы должны понять, что на самом деле все самые неприятные дела не настолько крупные, чтобы нельзя было сделать их быстро. Если вы сделаете их с утра, гарантированно весь день вы будете себя чувствовать подъем за счет того, что самое неприятное уже сделано.

#2 Перфекционизм

Перфекционизм всегда апеллирует к нашим эмоциям, и никогда к разуму. И то, что заставляет вас делать работу перфектно, т.е. идеально, — это излишняя работа. Задачу нужно делать не идеально, а до заданного уровня качества, который задает заказчик. А заказчиком можете быть вы сами, ваш руководитель, семья. И таким образом выполнив задачу до заданного качества — то есть не идеально — вы получите идеальный результат в оговоренный срок и с нужным качеством. Перфекционизм же заставляет вас работать 80% ради 20% результата.

#3 Научитесь говорить твердое "нет"

Если ваш день расписан, отвлекаться на возникшие срочные просьбы от коллег стоит с большой осторожностью, даже если их выполнение занимает всего 15 минут. Да, непосредственно реализация задачи займет 15 минут, но на все ее выполнение, с учетом переключения контекста до и после удовлетворения просьбы, осознание сути новой подброшенной вам задачи, коммуникаций по уточнению деталей и сообщение о ее удовлетворении, вам вполне может понадобиться и час. А это значит, что основную работу вам придется дорабатывать после 18:00. Часто у людей в команде, которые не умеют отказывать, первыми начинаются проблемы со здоровьем из-за переутомления.

#4 Разбивайте задачи на мелкие

Используя эту технику, вы дадите себе возможность наслаждаться маленькими победами над маленькими задачами и держать себя в тонусе целый день. Кроме этого, эта техника позволяет нам понять, что же действительно нам нужно сделать. А если мы знаем, что нужно сделать — мы неизбежно разбираемся, как это нужно сделать, тем самым уменьшая вероятность переделок и, как следствие, сверхурочной работы. В конце концов, вы избавитесь от чувства тревоги из-за страха упустить что-то важное — ведь вы четко видите шаги реализации задачи на каждый день.

#5 Будьте готовы к неожиданностям

Неожиданности — это неотъемлемая часть нашей жизни. Они нарушают наши планы и добавляют лишний стресс. Поэтому нужно всегда быть к ним готовыми, а еще лучше — научиться ими управлять. Например, у кого есть аккумулятор для подзарядки мобильного, тот уже обезопасил себя от "неожиданной" разрядки телефона.

Чтобы обеспечить себе некий запас времени, необходимо распределять его таким образом, чтобы его 60% были четко распланированы на текущие задачи, 20% на ожидаемые неожиданности (опоздал на митинг, позже пришло письмо), и еще 20% на неожиданные неожиданности (извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль, что влечет за собой стихийное чтение новостей или новая безотлагательная задача от шефа). Временем нужно запасаться.

#6 Отдыхая — отдыхайте

Явный признак того, что вы действительно отдохнули — это желание поработать после отпуска. Если вы вернулись из отпуска и забыли пароль к рабочей машине — это еще один признак того, что отдых удался. Когда вы продолжаете быть в курсе рабочих дел, находясь в отпуске, то можете быть уверенными, что об этом отпуске через две недели будет помнить только отдел кадров, но никак не вы. Переключение между видами деятельности должно быть полным, и только тогда оно будет эффективным. К отдыху применим тот же принцип, который мы рассматривали, когда учились говорить "нет". Причем понятие "отдых" охватывает и отпуска, и выходные, и любое другое нерабочее время.

Кто-то ходит в кинотеатр, читает книги, некоторые занимаются в тренажерном зале, ходят в походы, катаются на велосипеде. Как отдыхать именно вам, мы посоветовать не можем, но основной принцип вы уже поняли. А если после отдыха возникло желание поработать, то тут точно можно сказать, что отдохнули вы хорошо.

#7 Управляйте всем своим временем

Организовать свой рабочий день получится только если вы организовываете весь свой день — от утреннего кофе до книги перед сном. Тогда у вас из 8 рабочих часов появятся 24 астрономических, которые вы сможете легко распределить и выделить для себя столько времени, сколько нужно. Учитесь уважать ваше время и уважайте время других.

Для того, чтобы понять, какие техники из множества существующих методик управления личным временем подходят именно Вам, придется по очереди перепробовать их все. И только через определенный период времени вы найдете те, которые не требуя у вас существенных усилий, приносят видимый результат. Вы с товарищем можете быть одинаково успешны, но применять абсолютно разные техники. Применить одновременно все невозможно. Все мы знаем, что привычка появляется через 21 день. Наша рекомендация — применять одну технику раз в месяц.

Техника, которая строго рекомендована для всех начинающих — использование хронометража. Мы не можем управлять чем-то, если мы не можем это измерить. Мы не можем управлять энергосбережением в квартире, если не знаем, сколько электричества тратим в сутки. Так же и со временем. Поэтому первое, что нужно сделать, это завести маленький календарь и каждые полчаса или 15 минут записывать, на что вы тратите время. Если вы хотя бы месяц будете это делать, вы увидите, на что тратите свою жизнь, и какие проблемы "поедают" ваше время.

Автор: Иван Печерский
Иван Печерский
Web Development Manager
Сергей Крушевский
Сергей Крушевский
Java Development Manager
Максим Коваль
Максим Коваль
Web Development Manager

По материалам: "Дело"
Раздел: >

Главные новости от delo.ua
Поздравляем! Вы подписались на рассылку от delo.ua
Семь лайфхаков в управлении временем | Карьера | Дело
Читайте также
Комментарии Facebook
Комментарии
Вход

Если у Вас до сих пор нет аккаунта на Дело - зарегистрируйтесь

Мнения
Курсы валют
покупка продажа НБУ
USD USD - - 27.43
EUR EUR - - 29.16
RUB RUB - - 0.46
Цены на топливо
ДТ СПБТ
Донецкая область 22.06 12.83
Киевская область 21.79 11.82
Львовская область 21.64 12.19
Читаемые в разделе
Комментируемые
Видео
Фото
Популярные теги
3G
web-T::CMS. Проверенные решения Хостинг-партнер
Хостинг сайтов - MiroHost
© 2005-2017 Ekonomika Communication Hub.
Все права защищены
Тел.: 044 585 58 91/92
Узнай, как перепечатывать новости, и смело используй материалы из новостной ленты портала Delo.ua

— Материалы, которые отмечены этим знаком, публикуются на правах рекламы. За содержание рекламы ответственность несут рекламодатели.