На все руки мастер

Существует всего два пути заполучить хорошего ассистента. Первый — привлечь готового и соответственно высокооплачиваемого специалиста, второй — "вырастить" его самостоятельно

Сманивать или учить

Поиск готового специалиста, как правило, путь дорогостоящий и требует немало времени. По мнению рекрутеров, он может длиться от месяца до полугода. Причем, прежде чем сделать выбор, руководитель, подыскивающий помощника, может "перебрать" не один десяток, а то и сотню претендентов. Тем не менее, если все же решено идти таким путем, стоит набраться терпения. Конечно, дабы не тратить на поиск кандидатов слишком много времени, лучше поручить это специалистам по подбору персонала. И, что очень важно, — определиться с четкими критериями отбора нужной кандидатуры.

Следует быть готовым к тому, что специалист нужного уровня "запросит" немалую зарплату, которая может доходить до $600 — 1000. По словам менеджера по персоналу компании "Стафф Сервис" Веры Тамко, в социальный пакет помощников крупные работодатели включают медицинское страхование, мобильную связь, личный транспорт, премии и сверхурочные, обеды за счет компании. Для женщин-помощников часто выделяют средства на соответствие корпоративному стилю — одежду, обувь и даже посещение спортивного зала.

В целях минимизации расходов многие работодатели предпочитают идти другим путем, присматриваясь к работающим в компании специалистам. Так, секретарь, хорошо себя зарекомендовавший в течение нескольких лет работы, вполне может вести дела и личную переписку руководителя, организовывать график его работы, а также выполнять личные поручения шефа. Во многих компаниях суть функций помощника руководителя может этим и ограничиться. Однако не всем топ-менеджерам подойдет помощник, который сможет взять на себя такой ограниченный перечень работ. Поэтому некоторые руководители предпочитают иметь нескольких помощников, четко разделяя их функциональные обязанности.

Как отмечают в кадровых агентствах, нередко работодатели приглашают на должность помощников выпускников ВУЗов и впоследствии дают им те навыки и знания, которые необходимы в работе. Всего за $200 — 300 в месяц можно нанять вчерашнего студента с отличным знанием иностранного языка и самостоятельно обучить всему необходимому. Однако нужно учитывать и то, что в профессиональную подготовку такого специалиста придется вкладывать значительные средства, что не всегда может оказаться целесообразным. Рекрутеры отмечают, что многие соискатели воспринимают позицию помощника руководителя как переходный этап. Перспективные молодые люди зачастую рассчитывают, проработав какое-то время на должности ассистента и набравшись опыта, уйти из компании на более интересную и высокооплачиваемую работу.

Критерии отбора

Нанимая помощника без опыта, специалисты советуют наибольшее внимание обращать на его личные качества — желание работать, навыки общения и организаторские способности. "Ассистент — это "глаза и уши" руководителя, — считает менеджер по рекрутингу компании "Персонал Сервис" Мария Черненко. — Они, как правило, сопровождают топ-менеджера во всех поездках, принимают участие во встречах и ведут неформальный протокол этих мероприятий". Поэтому в процессе отбора нелишнее провести для соискателей тесты на логическое мышление и память, ведь в будущем им предстоит ловить буквально на лету и удерживать в голове огромное количество информации.

Традиционно помощники помогают руководителю правильно строить свой рабочий день, что требует знания механизмов тайм-менеджмента. Они планируют деловые встречи в офисе и вне офиса, деловые обеды, неофициальные мероприятия, выполняют представительские функции, функции переводчика, тур-оператора, администратора. Идеальный, по мнению рекрутеров, специалист на такую позицию — как правило, женщина от 25 лет, как минимум с одним высшим образованием, в совершенстве владеющая одним иностранным языком и еще одним — на базовом уровне, отлично владеющая русским и украинским, имеющая опыт работы в зарекомендовавшей себя компании не менее двух лет, знающая делопроизводство. "Кандидатов такого уровня не так уж и много, — комментирует управляющий партнер рекрутинговой компании Golden Staff Марина Таран. — Только в наше агентство ежемесячно приходит не менее пяти заказов на эту позицию, причем работодатели готовы платить хорошему специалисту около $1000".

Естественно, предлагая такую сумму, работодатель может выдвигать и более специфические условия, называя среди требований, например, возможность длительных и частых командировок, знание более чем одного иностранного языка, ненормированный рабочий день, ведение бухгалтерии и закупок по офису, профессиональное владение компьютером и офисной техникой, знание всевозможных операторов по бронированию гостиниц и авиабилетов, адресов зубопротезных кабинетов и ветеринарных клиник для домашних любимцев руководителя, организацию корпоративных праздников, умение быстро выполнить любые оперативные задания шефа — иными словами, расторопность и сообразительность.

Тест на сообразительность, логику и память

Состоит из пяти частей. Между второй и третьей делается десятиминутный перерыв.

Во время теста в распоряжении кандидата имеется только ручка. Время, отведенное на задания, строго контролируется.

Этап 1

Логика. Тридцать задач, 35 минут. Все задачи представляют собой квадрат (3х3) с различными фигурками внутри и пустым правым нижним полем. В это поле нужно поместить одну из пяти-шести предлагаемых фигур, определив закономерность, которой подчиняются фигуры в клетках.

Пример: Первый ряд (фигуры в клетках) — треугольник, квадрат, круг. Второй ряд — квадрат, круг, треугольник. Третий ряд — круг, треугольник, последнее поле пустое. Выбор из 5-6-и вариантов — различные фигуры, в том числе правильная — квадрат.

Этап 2

Логика. Задание на дни недели. Неделя, может быть нескольких видов: стандартная, в обратном порядке, с прыжками через день, первый день недели — не обязательно понедельник.

Пример:

— Завтра третий день после понедельника. Какой день был позавчера?

— Завтра пройдет четыре дня с субботы. Какой день будет послезавтра?

— Вчера прошло пять дней с субботы. Какой день завтра?

— Сегодня понедельник. Какой день будет, когда пройдет три дня со вчера?

Этап 3

Несложная арифметическая задача, 5 числовых вариантов ее решения и расположенные в произвольном порядке логические этапы решения. Пример: Компьютер без дисковода стоит $500. Один дисковод стоит $100 DM. Сколько стоит компьютер с двумя дисководами?

Дополнительные данные: 1. 300; 2. 400; 3. 500; 4. 600; 5. 700

— 2 дисковода стоят 100 х 2 = $200

— Компьютер с 2-мя дисководами стоит $500 + $200 = $700

— Компьютер с 2-мя дисководами должен стоить больше $500.

Смысл задания — в том, чтобы расположить все этапы решения в правильном порядке.

Этап 4

Тест на память. Текст объемом в три четверти листка, полный фамилий, цифр и адресов. Времени на запоминание — 4 минуты. По прочтении, кандидат отвечает на 15—20 сложных вопросов к тексту — к примеру, если речь идет о строительстве жилого здания, вопросы могут звучать следующим образом: стоимость 1 кв. м участка, фамилия человека, в чью честь будет названо здание, фамилии архитекторов, названия фирм участников проекта, имя жены владельца фирмы. На это дается около 5 минут.

Этап 5

Тест на терпение и умение аккуратно выполнять работу.

В течение всего теста перед глазами кандидата находится таблица, где буквам алфавита поставлены в соответствие некоторые арифметические действия:

А = 0, В = +1, С = –1, D = +2, E = –2 и т. д. — до +9 и –9. Даны 5 столбиков по 20 примеров в каждом, итого 100 примеров. Примеры имеют буквенный вид — например, AFDKC. Кандидату нужно проделать соответствующие арифметические действия, полученное число, согласно таблице, преобразовать в букву — и уже букву вписать как ответ. На все это отводится около 15 минут.