Упорядоченное взаимодействие

Адаптуйте бізнес-стратегію до сучасних викликів разом з управлінцями «Біосфера», Ajax, Bolt, Prom.ua, Uklon та ще понад 60 топових компаній

13 грудня на GET Business Festival отримайте перевірені стратегії залучення інвестицій для бізнесу, просування продукту онлайн та цифровізації бізнесу.

Забронювати участь

Система внутрикорпоративной коммуникации разрабатывается и внедряется на предприятии при активном участии топ-менеджмента. Подобная система включает несколько направлений — систему электронного документооборота, миссию компании, стандарты и кодексы поведения, внутрикорпоративные СМИ и корпоративные мероприятия

Обычно отдельная структура (отдел) для управления внутренними коммуникациями не нужна, если внедрен и работает электронный документооборот и каждый сотрудник ясно понимает, как он работает. Между тем, на некоторых предприятиях существует должность traffic-manager, который контролирует документооборот между отделами, сроки выполнения заказов и фактически выполняет роль внутреннего логиста.

Для украинских предприятий характерен выбор одного из трех классических вариантов — за внутренние коммуникации отвечает либо департамент по управлению персоналом, либо генеральный директор лично или департамент по связям с общественностью.

Между тем, "золотой серединой" будет разделение сферы ответственности — техническим куратором процесса (к примеру, разработка и внедрение электронного документооборота) назначить директора по персоналу и соответствующий департамент, творческим куратором (стандарты, продвижение корпоративных ценностей, разработка концепций корпоративных праздников, корпоративные СМИ) — директора по коммуникациям и службу по связям с общественностью. Оба направления — и техническое, и творческое — подотчетны генеральному директору и базируются на утвержденной директоратом единой стратегии развития внутрикорпоративной коммуникации.

Хотелось бы отдельно отметить, что внутрикорпоративные стандарты коммуникации должны также включать стандарты взаимоотношений и с внешними аудиториями (например, при общении со СМИ — понятие конфиденциальности информации, распределение уполномоченных спикеров, протокол согласования официальной позиции; при общении с клиентами — срок реагирования при запросе и т. д.). Стандарты должны быть доведены до сведения всех сотрудников. Желательно также разработать и реализовывать на постоянной основе отдельную кампанию по их продвижению и закреплению. В частности, для этой цели можно использовать процедуру введения в должность новых сотрудников, наставничество, регулярное тестирование работников, игровые моменты.

При построении системы внутренней коммуникации используют широкий спектр инструментов: электронные (e-mail, web-интерфейс, конференц-связь, видеосвязь, реализация frame-relay, технология blackberry); личные формальные (совещания, брифинги, встречи), личные неформальные (корпоративные праздники, командные тренинги и игры), СМИ (корпоративные издания, телецентр, радиовещание, стенгазеты, информационные бюллетени). В отдельную категорию инструментов нужно выделить средства обратной связи — анкетирование, психологические исследования, наблюдение, анализ.

"Цена вопроса" зависит от сформулированных целей, стоимости конкретных инструментов, их комбинации, размеров и бизнеса компании. Нужно отметить, что во многих случаях не требуется реализовывать дорогостоящие кампании. Например, в небольшой компании выпуск еженедельного/ежемесячного полноцветного информационного бюллетеня будет расценен сотрудниками как дорогостоящая прихоть директора и вызовет недовольство. В данном случае — небольшое количество сотрудников и наличие тесных связей с руководством — вполне адекватным решением станет подготовка бюллетеня 2-3 раза в год.

Традиционными ошибками про реализации программы внутрикорпоративных коммуникаций являются игнорирование/незнание информационных потребностей персонала, отсутствие работы со слухами и мифами, недоступность для работников информации, которая распространяется компанией во внешний мир, отсутствие у сотрудников целостного представления о компании, ограниченная возможность неформального общения с директоратом. Для более эффективной работы с внутренними аудиториями необходимо провести первичный коммуникационный аудит, выявить потребности сотрудников и коммуникационные проблемы данного конкретного предприятия.

Проблема коммуникаций внутри компании одинаково актуальна для всех сотрудников и всех департаментов. Неразвитые внутренние связи ведут к несогласованности работы служб, дублированию функций, к увеличению временных затрат на реализацию проектов. Соответственно, страдает эффективность работы всего предприятия в целом. Более того, при отсутствии сознательного контроля со стороны менеджмента коммуникативные связи способны к стихийному формированию и развитию. Оставив внутреннюю коммуникативную среду на произвол судьбы, в скором времени есть опасность столкнуться с неконтролируемой, плохо прогнозируемой, неэффективной, в критических случаях — негативно сказывающейся на рабочей атмосфере системой связей. Сотрудники предприятия одновременно являются источниками информации о компании, ее генераторами и потребителями. Именно поэтому работа с внутренними коммуникациями является необходимой и важной функцией менеджмента.