Это новое delo.ua. Cайт работает в тестовом режиме

Упорядоченное взаимодействие

Система внутрикорпоративной коммуникации разрабатывается и внедряется на предприятии при активном участии топ-менеджмента. Подобная система включает несколько направлений — систему электронного документооборота, миссию компании, стандарты и кодексы поведе

Система внутрикорпоративной коммуникации разрабатывается и внедряется на предприятии при активном участии топ-менеджмента. Подобная система включает несколько направлений — систему электронного документооборота, миссию компании, стандарты и кодексы поведения, внутрикорпоративные СМИ и корпоративные мероприятия

Обычно отдельная структура (отдел) для управления внутренними коммуникациями не нужна, если внедрен и работает электронный документооборот и каждый сотрудник ясно понимает, как он работает. Между тем, на некоторых предприятиях существует должность traffic-manager, который контролирует документооборот между отделами, сроки выполнения заказов и фактически выполняет роль внутреннего логиста.

Для украинских предприятий характерен выбор одного из трех классических вариантов — за внутренние коммуникации отвечает либо департамент по управлению персоналом, либо генеральный директор лично или департамент по связям с общественностью.

Между тем, "золотой серединой" будет разделение сферы ответственности — техническим куратором процесса (к примеру, разработка и внедрение электронного документооборота) назначить директора по персоналу и соответствующий департамент, творческим куратором (стандарты, продвижение корпоративных ценностей, разработка концепций корпоративных праздников, корпоративные СМИ) — директора по коммуникациям и службу по связям с общественностью. Оба направления — и техническое, и творческое — подотчетны генеральному директору и базируются на утвержденной директоратом единой стратегии развития внутрикорпоративной коммуникации.

Хотелось бы отдельно отметить, что внутрикорпоративные стандарты коммуникации должны также включать стандарты взаимоотношений и с внешними аудиториями (например, при общении со СМИ — понятие конфиденциальности информации, распределение уполномоченных спикеров, протокол согласования официальной позиции; при общении с клиентами — срок реагирования при запросе и т. д.). Стандарты должны быть доведены до сведения всех сотрудников. Желательно также разработать и реализовывать на постоянной основе отдельную кампанию по их продвижению и закреплению. В частности, для этой цели можно использовать процедуру введения в должность новых сотрудников, наставничество, регулярное тестирование работников, игровые моменты.

При построении системы внутренней коммуникации используют широкий спектр инструментов: электронные (e-mail, web-интерфейс, конференц-связь, видеосвязь, реализация frame-relay, технология blackberry); личные формальные (совещания, брифинги, встречи), личные неформальные (корпоративные праздники, командные тренинги и игры), СМИ (корпоративные издания, телецентр, радиовещание, стенгазеты, информационные бюллетени). В отдельную категорию инструментов нужно выделить средства обратной связи — анкетирование, психологические исследования, наблюдение, анализ.

"Цена вопроса" зависит от сформулированных целей, стоимости конкретных инструментов, их комбинации, размеров и бизнеса компании. Нужно отметить, что во многих случаях не требуется реализовывать дорогостоящие кампании. Например, в небольшой компании выпуск еженедельного/ежемесячного полноцветного информационного бюллетеня будет расценен сотрудниками как дорогостоящая прихоть директора и вызовет недовольство. В данном случае — небольшое количество сотрудников и наличие тесных связей с руководством — вполне адекватным решением станет подготовка бюллетеня 2-3 раза в год.

Традиционными ошибками про реализации программы внутрикорпоративных коммуникаций являются игнорирование/незнание информационных потребностей персонала, отсутствие работы со слухами и мифами, недоступность для работников информации, которая распространяется компанией во внешний мир, отсутствие у сотрудников целостного представления о компании, ограниченная возможность неформального общения с директоратом. Для более эффективной работы с внутренними аудиториями необходимо провести первичный коммуникационный аудит, выявить потребности сотрудников и коммуникационные проблемы данного конкретного предприятия.

Проблема коммуникаций внутри компании одинаково актуальна для всех сотрудников и всех департаментов. Неразвитые внутренние связи ведут к несогласованности работы служб, дублированию функций, к увеличению временных затрат на реализацию проектов. Соответственно, страдает эффективность работы всего предприятия в целом. Более того, при отсутствии сознательного контроля со стороны менеджмента коммуникативные связи способны к стихийному формированию и развитию. Оставив внутреннюю коммуникативную среду на произвол судьбы, в скором времени есть опасность столкнуться с неконтролируемой, плохо прогнозируемой, неэффективной, в критических случаях — негативно сказывающейся на рабочей атмосфере системой связей. Сотрудники предприятия одновременно являются источниками информации о компании, ее генераторами и потребителями. Именно поэтому работа с внутренними коммуникациями является необходимой и важной функцией менеджмента.