"Время — невосполнимый ресурс для каждого человека", — считает финансовый директор компании "XXІ Век" Тарас Кутовой

По мнению топ-менеджмента этой компании, чтобы эффективно управлять своим временем, руководителю высшего звена нужно обладать способностью к самоорганизации, навыками тайм-менеджмента и правильно делегировать полномочия своим помощникам

— Тарас, расскажите, пожалуйста, каков ваш распорядок дня? Уделяете ли вы особое внимание планированию своего времени?

— Распорядок дня у меня, как и у любого руководителя, достаточно напряженный, но и гибкий одновременно. Обязательно какое-то время отвожу на работу с командой, которая у нас довольно молодая и требует большого внимания и наставничества. Значительная часть времени уходит на выстраивание и отладку бизнесс-процесов, налаживание коммуникаций и построение целостной работы коллектива. Мой рабочий день не нормирован, поскольку я как руководитель ориентируюсь прежде всего на конечный результат. Поэтому формального графика работы у меня нет. Это не означает, что большая продолжительность трудового дня является правилом, хотя зачастую бывает именно так.

Рынок, на котором работает "XXІ Век", динамично развивается, и мы как лидеры на этом рынке должны опережать его темпы, что, по моему мнению, наша команда успешно и делает. Планирование времени в такой ситуации для руководителя является крайне важным. График моего рабочего дня структурирован, но иногда бывают встречи и переговоры, которые корректируют текущие планы. Грамотное распределение дел — это прежде всего способность оценить важность и приоритетность каждого из них, а также реального времени, необходимого для их выполнения, и имеющихся для этого возможностей. Но даже в составленные планы приходится вносить коррективы с появлением более важных задач. Гибкость в реализации графика (без потери качества) также является существенным навыком руководителя.

— Эффективность использования времени определяется в первую очередь достижением поставленных целей. Всегда ли вам это удается?

— Необходимо, чтобы цели были достигнуты, а работа сделана качественно, в запланированный срок, и руководитель несет за это персональную ответственность. Для меня важными в этом плане являются три основных аспекта: во-первых, необходимо правильно выразить и сформулировать цели, которых ты хочешь достичь, — краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные. Во-вторых, корректно выставить приоритеты в решении поставленных задач. И, в-третьих, правильно выстроить стратегию достижения той или иной цели, разбивая их на подцели.

Здесь мне очень помогает фиксирование запланированного в письменном виде. Сначала в произвольном порядке записываю то, что необходимо сделать в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Сделав это, я не рискую забыть о поставленных задачах и "потерять" их в потоке решения текущих вопросов. С другой стороны, освобождаю себя от лишних усилий, постоянно напоминая о том, что для меня является важным. Считается, что обычно в человеческом сознании может отчетливо удерживаться всего пять-семь задач. Поэтому правильно составленный план с определенными в нем целями позволяет вспоминать о нужных задачах в нужное время. Существенно в этом помогают новые технологии, дающие возможность синхронизировать такую информацию на различных носителях, которые всегда со мной.

Правильно построенный распорядок дня — это также вопрос структурирования целей. Существует такое понятие, как "SMART-цели". Они должны быть специфичны, четко определяемы, измеримы, достижимы (т. е. должны быть четкие критерии оценки достижения), ориентированы на результат и иметь конкретный срок выполнения. Нельзя ставить цель, например, в стиле: я бросаю курить. Это не SMART-цель, и поэтому отнимает массу времени и усилий, и при этом практически недостижима. Необходимо правильно разбивать большие цели на подзадачи. Я, к тому же, всегда стараюсь ставить перед собой позитивные цели, ориентированные на развитие и достижения, приносящие конкретный результат. Такие цели легче делегировать, и они лучше мотивируют сотрудников.

— К вопросу о делегировании: много ли у вас помощников? Всегда ли охотно вы передаете им полномочия?

— Я охотно делегирую полномочия в тех ситуациях, когда это оправдано, и стараюсь, чтобы сотрудники максимально могли принимать на себя такие полномочия. В этом частично вижу и показатель их развития как профессионалов и управленцев. При этом я как руководитель отвечаю за качество и своевременность результата. Грамотное делегирование, по моему мнению, является одним из основных навыков менеджера. В начале определенного периода каждый менеджер ставит задачи. Затем устанавливаются циклы мониторинга (день, неделя, месяц) контроля качества и корректировок. В конце периода следует отчет о выполненной работе и анализ ее выполнения.

Кроме того, в компании у каждого есть своя работа. Время топ-менеджера стоит дороже — как с точки зрения оплаты труда, так и с точки зрения объема рисков по принятым решениям и их стоимости. Поэтому и работа распределяется соответственно. Мне как топ-менеджеру, естественно, достаются более ответственные и сложные задачи, при том, что решения также должны приниматься быстрее.

— В планировании рабочего графика очень помогает владение технологиями тайм-менеджмента. Применяете ли вы их?

— Традиционно технологии тайм-менеджмента рассматриваются, прежде всего, применительно к профессиональной жизни человека. Я считаю, что подобная постановка вопроса является не вполне корректной, поскольку отделить рабочее время от личной жизни человека достаточно сложно, или, говоря уж совсем откровенно, попросту невозможно. Поэтому частные и профессиональные цели должны быть интегрированы и между ними должен существовать разумный баланс.

Подобная интеграция позволяет нам более ясно осознавать свои жизненные приоритеты, более эффективно прилагать усилия, более активно стремиться к решению самых различных производственных задач и более успешно достигать самореализации в жизни. При этом ни для кого не является секретом, что наиболее успешные и преуспевающие деловые люди обладают хорошо развитыми способностями к планированию своей жизни и выработке способов достижения целей.

При этом управление временем является не более чем абстрактной метафорой, поскольку временем как таковым управлять нельзя. Зато можно управлять собой в этом времени. К сожалению, очень часто срабатывает закон Паретто, который говорит о том, что на самые важные дела у нас уходит всего около 20% времени. Чтобы оптимизировать использование своего времени, можно построить для себя простейшую матрицу важности-срочности. В этой матрице дела делятся на четыре сегмента: важные срочные, важные несрочные, срочные неважные, несрочные неважные. Я стараюсь спланировать свое время так, чтобы не было срочных важных дел. Для этого просто нужно свой рабочий день начинать с решения важных, но пока несрочных дел, чтобы они со временем не переходили в разряд срочных.

Это, конечно, неприятно: мы привыкли начинать свой рабочий день с более простых дел, и только потом, когда сроки подпирают, возвращаться к более важным и сложным. Так мы сами для себя создаем иллюзию активной и напряженной работы. В результате самыми обделенными остаются важные и несрочные дела, так как они требуют достаточно высокой сосредоточенности и предполагают приложения волевых усилий, а кроме того, могут и подождать.

— Даже если начинать свой рабочий день с самых важных дел, все равно периодически приходится на что-то отвлекаться?

— Да, и это чаще всего "похитители" нашего времени. Например, маловажные дела, которые с успехом можно делегировать кому-либо другому. Если мы понимаем, что можем с легкостью самостоятельно их выполнить, то появляется большое искушение эффективно и демонстративно их решить, вкусив, таким образом, легкодоступную "радость победы". Это и незапланированные звонки, которые важно научиться жестко структурировать, и отсутствие навыков "быстрого" переключения с одного дела на другое.

— Вы говорите, что рабочий день у вас не нормирован и нагрузки большие. Всегда ли вам это нравится? Нет ли желания что-либо изменить?

— Мне нравится моя профессия, наша компания и та работа, которую я вместе с командой выполняю. При этом мне нравится достигать поставленных целей. Наверное, одним из самых приятных чувств для меня является чувство удовлетворения от успешно выполненной работы, особенно если это существенно влияет на командный результат. Когда выходишь на уровень руководящего звена, карьера все отчетливее становится значительной частью жизни. Мне по душе работать интенсивно, и я безумно радуюсь, когда моя команда работает слаженно, эффективно и также интенсивно. Это двухсторонний процесс — я мотивирую команду, команда мотивирует меня.

— При таком подходе к работе успеваете ли вы отдыхать? Это активный отдых или вы предпочитаете просто расслабиться после напряженного трудового дня?

— Для меня отдых — это смена вида деятельности. Я как человек активный всю сознательную жизнь занимаюсь спортом. С раннего детства мой отец уделял очень много времени моему развитию, за что ему большое спасибо. С пяти лет я начал профессионально заниматься плаванием, позже боксом. При этом удавалось учиться на "отлично" и все успевать.

Сейчас времени стало меньше, но удается регулярно играть с коллегами в футбол, практически ежедневно посещать фитнес-клуб. Спорт очень во многом помог мне в жизни и был первой ступенью, на которой я учился управлять своим временем. Расслабляюсь и получаю максимум удовольствия от общения со своими родными и друзьями, которых у меня безумное количество. В целом же время, как и здоровье, — это, к сожалению, невосполнимый ресурс для каждого человека, поэтому следует очень бережно, но с максимальной эффективностью его использовать.