Команда "ЮТи Украина" теперь успевает вдвое больше благодаря Outlook

Подобный вопрос относительно улучшения бизнес процессов задала себе компания "ЮТи Украина", работающая на рынке транспортно-логистических услуг. И поставила перед собой цель — выйти на новый качественный уровень. На данном этапе компания осваивает облачный Microsoft Office 365, проходя обучение от представителей Microsoft и "Синтегра". Сотрудники "ЮТи Украина" уже прошли курс по освоению Outlook — управление электронной почтой и календарями.

"Тренинг по Outlook был очень насыщенным. Несмотря на мой немалый опыт работы с предыдущими версиями Outlook, я почерпнула много интересной, свежей, важной информации, которая помогла усовершенствовать рабочие процессы", — делится впечатлениями от обучения Марина Ткаченко, менеджер по работе с корпоративными клиентами.

Сотрудникам "ЮТи Украина" теперь помогает сделать рабочий процесс слаженнее возможность контролировать ход работы с любого ноутбука или смартфона. "При освоении Outlook мы открыли для себя такую функцию, как "расширенный доступ к папкам ассистентов (коллег)", и, уезжая в отпуск или командировку, теперь можем передать свои обязанности коллегам путем обеспечения доступа к определенным папкам Outlook. А значит, рабочий процесс не останавливается, клиенты получают своевременное обслуживание", — отмечает операционный менеджер компании Максим Чередниченко.

Отсутствие привязки к рабочему месту как преимущество также выделяет Кай Мейцнер, старший управляющий компании. "Я много путешествую по Европе и теперь мне не нужно возить с собой тяжелый ноутбук, чтоб оперативно отвечать на письма клиентов, делать заметки, давать коллегам какие-то задания. Достаточно планшета или смартфона для полноценной работы. В кафе, в ресторанах, аэропортах — практически везде есть доступ к скоростному интернету, поэтому не возникает проблем", — говорит он.

Обучение помогло, как отмечают представители сферы логистики, настроить интерфейс Outlook таким образом, чтобы оперативно управлять всеми опциями, представленными в программе: почтой, календарями, адресной книгой, задачами; легко переходить в чат, находить необходимую информацию с помощью папок поиска, структурировать входящую информацию; эффективно управлять входящими и отправленными сообщениями. "Существование виртуальных папок поиска позволяет группировать письма по определенным признакам. В помощь и наличие ряда правил, которые можно прописывать для всех сообщений, задав им некоторые параметры", — говорит Жанна Киптенко, руководитель операционного отдела.

Сотрудники "ЮТи Украина" научились настраивать рабочую ленту и адаптировали интерфейс Outlook под особенности ее работы. Еще одна активность, которой начали пользоваться — групировка сообщений по беседам и возможность очистить беседу от ненужных сообщений, "Теперь не нужно перечитывать тонну сообщений, чтоб установить хронологию событий. Сам почтовый сервис группирует сообщения по теме и по индификатору, который присваивается каждому письму. После тренинга лично я начал тратить на работу с почтой примерно на 50% меньше времени, а значит, я могу делать другие важные дела", — говорит Кай.

Более продвинуто сотрудники "ЮТи Украина" начали пользоваться и календарями. "Outlook дает возможность грамотно управлять планированием встреч и собраний между всеми участниками процесса, не вызывая при этом сбоев в расписании каждого из них", — также отмечает г-жа Киптенко.

Облачные технологии Microsoft Office 365 обеспечивают их компании доступ к электронной почте 24/7, благодаря чему процессы могут контролироваться он-лайн. И это огромное преимущество, ведь в транспортно-логистической сфере важно ежедневно, а зачастую и круглосуточно, быть на связи со всеми участниками и звеньями процессов перевозки товаров, оперативно контролировать или корректировать ход работы.

Следующим этапом в освоении Microsoft Office 365 для "ЮТи Украина" будет перенос всей документации на портал SharePoint Online. "Локальный сервер компании отключат. Пользователи начнут работать только с облачным хранилищем на портале. Это позволит добавить в привычную работу возможность одновременного редактирования документов несколькими сотрудниками. Избавит от проблемы поиска последней версии документа. И позволит сохранять всю историю изменения документа", — анонсирует Виталий Грам, коммерческий директор ООО "Синтегра". Об этом вы узнаете в рамках проекта "Бизнес ради будущего".