Диджитализация закупок: как побороть стереотипы

Для многих компаний переход на электронные закупки связан со множеством страхов. Главный из них, что оцифровать закупочный процесс — дорого и сложно. Почему этот стереотип не соответствуют действительности, и какие выгоды принесет диджитализация, в своем выступлении на Forum.Digital рассказала Наталия Ковалева, руководитель проекта коммерческих торгов площадки Zakupki.Prom.ua

Для чего компании нужна диджитализация закупок? 

Я бы разделила выгоды от ее внедрения на явные и неявные. К первым относится автоматизация процесса. Она приводит к минимизации трудозатрат менеджеров по закупкам и снижению стоимости проведения одного тендера, а также сокращению сроков проведения торгов. В открытых электронных системах, как и в современных CRM, "зашит" эталонный закупочный процесс, позволяющий провести тендер в оптимальные сроки. Это можно сделать намного быстрее, нежели проводить закупку привычным способом.

Что касается неявных выгод, то один из ключевых аспектов -  уменьшение коррупционных рисков. К сожалению, в коммерческих компаниях их не меньше, чем в государственных предприятиях. Важным моментом являются также аналитика и изучение рынка. Современные торговые площадки являются источником огромного количества информации.

На некоторых из них (даже без регистрации) можно получить доступ ко всем проведенным тендерам государственных и коммерческих компаний, узнать, сколько поставщиков пришло в конкретные торги, и с какой суммой выиграл победитель. А также посмотреть контакты участников и пригласить их в свою закупку. Менеджеры, которые уже используют систему, в любой момент имеют доступ к информации по проведенным тендерам и могут сравнить их стоимость с теми ценами, которые им предлагают сейчас. 

Что мешает компаниям внедрять электронные площадки для закупок? 

По нашей оценке 50% крупных украинских компаний используют электронные системы закупок. Если говорить о малом и среднем бизнесе, то здесь это лишь 5%. То есть у этого направления еще огромный потенциал роста. Но есть несколько стереотипов, которые мешают компаниям использовать электронные площадки. Мы выделили для себя основные. 

Итак, стереотип №1: электронные системы закупок — дорогие. Действительно, еще 10 лет назад так и было. Покупка и внедрение системы закупок требовала от компании немалых ресурсов. Но все поменялось. Такие системы в большинстве своем бесплатны, либо доступны по стоимости. То есть их использование может позволить себе как большая, так и маленькая компания. 

Стереотип №2: электронные закупки — очень сложные. Зачем что-то менять, обучаться, если и так все работает? Можно же собрать предложения по электронной почте или прозвонить поставщиков. Раньше некоторые системы были достаточно сложным инструментом. Для того чтобы его внедрить, необходимо было потратить не один месяц и привлечь множество специалистов. Но современные системы закупок — это облачные сервисы. Чтобы начать работать на электронной площадке, необходим только компьютер и доступ в интернет. Можно зарегистрироваться и уже через 10 минут, заполнив простую форму, объявить свою первую закупку.

Стереотип № 3: электронная система заменит людей. Мы достаточно часто сталкиваемся с таким мнением у менеджеров по закупкам. Они считают, что если компания перейдет на электронные закупки, то они попросту останутся без работы. На самом деле нет. Система забирает на себя только часть процесса закупок, так называемую monkey job (механическая работа, которая не требует умственных усилий). Это дает возможность закупщику отказаться от рутинных задач и больше времени уделить важным переговорам с поставщиками либо же стратегическим задачам.