Минуло вже понад пів року з початку карантину в Україні. З моменту, коли бізнес перейшов на віддалений режим роботи. На початку карантину більшість людей зіштовхнулися із незручностями роботи з дому: відсутність обладнаного робочого місця, шкільні уроки онлайн у дітей і постійний пошук тихого куточку для проведення нарад. Зараз ці питання переважно вже вирішені. А сама дистанційна робота в періоді коронавірусу показала свою ефективність. Наразі багато компаній хочуть зберегти віддалений чи комбінований режим роботи.
В ЕРАМ Ukraine ми плануємо щонайменше до кінця року залишатися у форматі роботи з дому. Проте ще наприкінці весни 2020 року наші офіси були готові до повернення людей.
Що змінилося в офісному середовищі? Які нові правила мають бути втілені? І чи насправді офісне життя вже не буде таким, як раніше?
Подписывайтесь на Youtube-канал delo.uaПереважно у великих компаніях є антикризові протоколи або протоколи ВСР (Business Continuity Planning) — планування безперервності бізнесу. І коли Covid-19 почав поширюватись в нашій країні і був введений карантин ми активували цей план й успішно перевели всіх працівників на віддалену роботу. Після того, як переконались, що бізнес продовжує працювати в нових умовах, почали думати над тим, а як же ми будемо повертатись в офіс і яким він буде після пандемії.
Ми проаналізували наш міжнародний досвід, вивчили рішення різних бізнесів. Зібрали все корисне та доцільне, кращі ідеї, як зробити офіс безпечним місцем для роботи: кардинально не зменшити його функціональність, але в той же час дотримуватися соціальної дистанції та всіх санітарних вимог.
Команда розробляла нові протоколи та одразу ж тестувала їх. Адже деякі приміщення у нас не законсервовані, а відкриті в черговому режимі для тих, у кого є потреба працювати з офісу. Зазвичай, це колеги, у кого спостерігалися перебої зі світлом та інтернетом, або ж немає можливості організувати продуктивне робоче місце вдома.
5 рівнів небезпеки
Ми розбили свої алгоритми дій відповідно до п'яти рівнів небезпеки. Подібні рівні встановлюються на державному рівні, а компанії адаптують під свої стратегії та розуміння, коли і як можна повертати спеціалістів до офісного життя і на коли варто вживати ті чи інші заходи безпеки.
На першому рівні, коли спостерігається активний спалах захворюваності — ми, відповідно, дзеркально вживаємо кардинальні заходи на рівні компанії: нікого не пускаємо в офіс і всіх просимо працювати з дому. З кожним рівнем ці вимоги послаблюються, аж до п'ятого рівня, коли населення отримує колективний імунітет чи буде проведена масова вакцинація, отже країна зможе повертатися до нормального життя. І на кожному етапі ми організовуємо роботу офісів відповідно до вимог нормативних документів та здорового глузду. Хоча ми також розуміємо, що на третьому рівні ми можемо відкрити офіс для 10-30% людей, а на четвертому — для всіх з вимогою соціального дистанціювання. Якщо раптово буде виявлено спалах захворюваності, ми відразу ж повертаємося на другий рівень і підсилюємо вимоги. Адже наш основний пріоритет — це життя та здоров'я наших спеціалістів.
Нові реалії, нові правила
Безпечний офіс — це перш за все про турботу до оточуючих. Ми запровадили нові правила перебування в приміщенні, щоб мінімізувати потенційне поширення хвороби у разі, якщо носій інфекції відвідував офіс.
Перевірка температури на вході. Віднедавна в наших офісах стоїть біометричний термінал ZKTECO SPEEDFACE-V5L(TD) з детекцією температури, який перевіряє наявність маски на обличчі та температуру відвідувача. За вимогами державних нормативних документів температура людини не повинна перевищувати 37.2.
Відразу розробили і алгоритми дій на випадок виявлення підвищеної температури. Зокрема, ми просимо людину повернутися додому та сконтактуватися із своїм керівником та представником HR, щоб отримати подальші інструкції, звернутися до лікаря і уважно стежити за своїм станом.
Засоби індивідуальної безпеки. В офісі ми запровадили наступні правила носіння масок. В загальних місцях (кухня, коридор, туалет…) ми просимо колег бути в масках. А на робочому місці за комп'ютером маску можна зняти. Також всі, хто заходить в офіс теж зобов'язаний одягнути маску.
Гігієна рук. Важливо, щоб в приміщенні офісу була можливість помити чи продезінфікувати руки не тільки в туалеті, а й по всьому офісу. Санітайзери зі спеціальним розчином розташовані при вході, біля кухні, посеред робочих острівків, щоб людина мала можливість за потреби продезінфікувати руки у будь-який момент. Також ми розташували по офісу точки з санітайзерами, за допомогою яких можна продезінфікувати робочу поверхню, якщо хтось переживає за її чистоту. За цей процес відповідають прибиральниці і на кожному столі є позначка про проведену дезінфекцію, але якщо людині так спокійніше — ласкаво просимо провести дезінфекцію самостійно.
Нові позначки для дистанціювання. В наших офісах з'явилися нові позначки, які вказують на необхідність дотримання соціальної дистанції та оптимальної кількості одночасного перебування людей в певному просторі (наприклад на кухні чи в ліфті)
Прибирання приміщення та дезінфекція. Раніше вранці був звичайний клінінг перед початком робочого дня. А зараз з'явилося ще і поняття дезінфекції. Під час ранкового прибирання одночасно проводиться дезінфекція поверхонь, з якими найчастіше є контакт: робочий стіл, дверні ручки, принтери, кнопки ліфтів, вимикачі, локери, кавові автомати, диспенсери, сантехніка тощо.
Алгоритми дій. Ми намагаємося працювати превентивно, але ситуації можуть виникати різні. Варто передбачити різні випадки наперед, щоб злагоджено та скоординовано діяти, в разі якщо щось піде не так. Наприклад, інфікована людина, яка не знала про свій діагноз, була в офісі і спілкувалася з колегами. У такому випадку наші дії наступні: обов'язкова дезінфекція приміщення, інформування контактних осіб, та інші дії щодо локалізації ситуації.
"Захворів — сиди вдома"! Основний постулат нашої компанії ще з часів епідемій ГРВІ — як ніколи зараз дуже актуальний. До нього ще додалися супутні поради. Наприклад, якщо хтось із близьких людей, з якими колеги перебували в контакті, захворів — теж залишайся вдома, потурбуйся про себе та оточуючих.
Ці всі нові правила не є обмеження прав наших колег - це турбота про них. Адже ми хочемо, щоб для кожного з нас відвідування офісу було безпечним та комфортним, не зважаючи на ситуацію в країні.
Більше 50% команди за комбінований режим роботи
За результатами внутрішнього опитування, більше 50% наших колег обрали для себе роботу з дому або підтримали гнучкий режим роботи з можливістю приходити в офіс час від часу. Тож ми припускаємо, що саме такий формат буде в пріоритеті найближчим часом. Звичайно, є частина людей, яка хоче працювати виключно з дому, бо їм так зручніше та ефективніше. У них немає потреби приїжджати в офіс. І є ще одна частка людей, які хочуть або повинні в силу особливостей проєкту працювати тільки з офісу. Для таких людей у нас вже зараз передбачені умови.
Відтак, офісне життя не зникне, як дехто прогнозує. Воно просто буде у меншому обсязі з урахуванням нових реалій. Усі ми потребуємо соціалізації та обміну інформацією на рівні невербаліки. У такому випадку саме комбінований режим роботи та hoteling (можливість бронювати робоче місце у певні дні тижня) — це win-win як для ІТ-команд, так і для компанії загалом.
У нас змінюється розуміння робочого місця
У довгостроковій перспективі у бізнеса має відбутись переосмислення традиційного підходу до робочих місць. Так, ще до початку пандемії при облаштуванні нового офісу ми вже передбачали варіант coworking та hoteling. І в довгостроковій перспективі планували відмовлятися від закріплених місць на користь гнучких за умови попереднього бронювання. В новому офісі ми свідомо не планували особистих тумбочок, як в традиційних офісах, а лише локери — невеликі шафи для особистих речей.
Ця ідея нового офісу була значно раніше, ніж ми дізналися про COVID-19. В наших планах був поступовий перехід до такого формату упродовж наступних кількох років. Адже ми не мали повного розуміння, наскільки ефективною буде командна робота з дому. Але COVID-19 вніс свої корективи в звичний стан справ. Пройшов місяць-другий і ми побачили, що продуктивність у форматі роботи з дому не страждає. Хоча з іншого боку ми так само розуміємо, що постійно люди не можуть залишатися вдома.
Hoteling як частина нової офісної культури
Влітку ми глобально анонсували введення нової системи — "hoteling", яка дозволяє кожному колезі забронювати робоче місце в будь-якому з офісів компанії. Новий підхід допоможе вирішити цілу низку викликів пов"язаних із пандемією COVID-19.
Наприклад:
- З переходом на hoteling майже половина робочих місць стануть недоступними, оскільки будуть заблоковані відповідно до нових вимог безпеки і фізичного дистанціювання. Тобто, якщо у нас на поверсі є 300 місць, то станом на зараз, коли ситуація із COVID-19 достатньо критична, 150 з них зарезервовані під забезпечення соціальної дистанції. Коли буде ситуація із кількістю захворювань будет стабілізуватися, ми будемо готові до поступово збільшення доступних робочих місць.
- Запровадження hoteling дозволить колегам бронювати робочі місця в будь-яких офісах компанії, незалежно від міста та району проживання. І колеги зможуть обирати офіси, в які їм зручніше та швидше добиратися.
Компанія розробила спеціальну програму, де кожен працівник може забронювати робоче місце в будь-якому офісі на один день у зручний для себе спосіб — з ПК або мобільного. В мобільній версії програми буде передбачена можливість забронювати їжу або переговорну кімнату, чи дізнатись імена колег, які забронювали місця поруч. Є ідея автоматизувати резервацію локерів і тоді до програми буде доданий ще один функціонал. Бронювання розповсюджується і на локери, і на переговорні кімнати (наразі із зрозумілих причин у нас вони всі закриті і всі зустрічі відбуваються в онлайн-форматі). Згодом до функціоналу програми буде додано можливість замовлення їжі.
Проєктні команди, яким необхідно працювати разом в одній локації, зможуть користуватися hoteling на дещо інших умовах. Вони зможуть зарезервувати місця для всієї команди на тривалий термін, певну кількість місць можна забронювати на регулярній основі, а частину — залишити як coworking. Це дасть можливість колегам, які працюють з дому, час від часу долучатися до зустрічей із командою в офісі; організувати закриті приміщення, недоступні для бронювання іншими колегами (це актуально для команд, які працюють у закритих периметрах за вимогою клієнтів).
Поступово ми плануємо виведення з експлуатації більшої частини стаціонарних комп"ютерів. Вже розпочато процес заміни на ноутбуки, адже це набагато зручніше для людей, які вирішили працювати в комбінованому режимі офіс/дім. Водночас, в офісах ми вже встановили додаткові стаціонарні монітори, до яких можна буде підключити свій ноутбук.
Комунікації важливі як ніколи
Нові формати у звичному офісному житті породжують багато питань та непорозумінь. І щоб їх перетворити в знання, потрібні ефективні комунікації. Бо те, що ми змінюємо правила перебування офісі має бути підкріплене розумінням наших колег. І коли є розуміння, набагато легше змінити поведінку людей. Тому ми значну увагу приділили саме інформуванню колег про нові правила перебування в офісах і розділили їх на три напрямки:
- Тренінги. Уся команда має пройти онлайн-тренінг, де в інтерактивному форматі розповідається про основні зміни. Такий собі інструктаж, як наприклад з протипожежної безпеки, тепер буде і з санітарних вимог.
- Візуалізація в офісі. Коли людина заходить безпосередньо в офіс всюди бачить візуальні нагадування про нові правила: це банери, інформаційні постери, позначки в ліфті тощо. Головна мета — довести дотримання нових правил до автоматизму і сформувати нові звички. Якщо ж людина приходить раз на тиждень в офіс, то це своєрідні нагадування, як варто поводитися.
- Зустрічі та розсилки. Ми регулярно проводимо таунхоли із менеджментом компанії, де колеги можуть отримати відповіді на запитання з перших вуст. Додатково про будь-які офісні зміни вся команда інформується за допомогою розсилок електронною поштою.
Комунікації в даному випадку це не те, що один раз зробив і про це забув. Це безперервний довготривалий процес. Людям потрібно нагадувати та тримати в інформаційному полі до вироблення певних поведінкових звичок.
Закінчення карантину не дорівнює скасуванню всіх обмежень
Однозначно, що COVID-19 та пов'язані з ним карантинні обмеження найближчим часом залишаться з нами. Такі прогнози висловлюють все більше експертів з різних міжнародних компаній. А це означає, що бізнесу слід перебудувати систему своєї роботи не "на пару місяців", як ми собі уявляли раніше. Настав час змінювати парадигму офісного життя на тривалий термін. Бізнес-аналітики говорять про те, що зміни, до яких підштовхнула коронакриза, можуть стати трендом майбутнього, навіть після поліпшення епідеміологічної ситуації. І завершення карантину не означатиме скасування розумних заходів безпеки і гігієни. Комбінований режим роботи (дім/офіс), менша кількість людей в офісі, ретельне прибирання та дезінфекція робочих поверхонь, перевірка температури — всі ці дії корисні не тільки під час пандемії COVID-19. Їх варто ввести в повсякденну практику, адже навіть "простий" сезонний грип запросто може "покласти в ліжко" половину компанії.