Как организовать внутренний проектный офис?

Одно из главных слов-паразитов в бизнес-среде сегодня — это слово "проект". В какой-то момент "проектным" стало все вокруг: проектные менеджеры, проектные офисы, проектная деятельность, проектная отчетность. Семантическое несоответствие термина реальной деятельности вылазит боком тогда, когда бизнес сталкивается с необходимостью реализовать настоящий проект и все идет не так, как надо.

Поэтому в статье речь пойдет о том, чем являются и не являются проекты, как выстроить работу с ними и как организовать проектный офис внутри компании.

Проект vs Процесс

Этот нюанс, как говорят иностранные коллеги, not a rocket science — отличие между этими двумя явлениями просты и понятны. Тем не менее, они часто игнорируются даже в тех компаниях, где менеджмент регулярно читает новинки бизнес-литературы, а руководители имеют МВА.

Главные отличия проектов от процессов — это конкретность, ограниченность и уникальность.

Проект всегда должен быть конкретен, иметь четкую цель, достижению которой он посвящен, и его достижение может быть измерено. Компании, работающие в В2В-секторе, нередко путают процессы с проектами, когда имеют дело с несколькими клиентами.

Работа с каждым из клиентов — в некоторой мере уникальна, поэтому хочется назвать каждое такое сотрудничество отдельным проектом, но это — ошибка. Оказание IT-поддержки клиенту или поставка сырья не может быть проектом, это — регулярный процесс, не имеющий четкой, единой цели. А вот автоматизация учета на предприятии клиента или доставка уникального оборудования из точки А в точку Б — может.

Проект всегда ограничен во времени и ресурсах. Если то, чем вы занимаетесь, не имеет четкого дедлайна, бюджета и конкретного круга людей с определенными функциями — вы занимаетесь не проектом.

Проект всегда уникален. Он подразумевает либо достижение определенной новой цели, либо достижение ее определенным новым методом. Поэтому каждый проект требует уникального подхода и определенной доли креативности в его разработке, в отличие от процессов, которые выполняются рутинно в установленном порядке.

Функциональное подчинение и организационная структура

Разница между проектами и процессами важна прежде всего потому, что каждый из них требует особого подхода в организации рабочего процесса и определении структуры взаимодействия.

В процессной деятельности структура выстраивается по принципу административного подчинения: работая с однотипными задачами, компании выстраивают соответствующие отделы и четкую цепочку внутри каждого из них. Работник отдела подчиняется своему непосредственному начальнику и делает то, что получает от него или нее.

В случае с проектами, работа должна выстраиваться по принципу функционального подчинения. Начальником в таком случае становится не "Самый Главный Менеджер", а тот, кто имеет больше опыта, релевантного для конкретного проекта. Этот человек формирует проектную команду — людей с конкретными навыками, необходимыми для реализации проекта.

Именно тут чаще всего и "спотыкаются" компании, которые называют проектами всё подряд, фактически занимаясь процессами. Обычно эффективное административное подчинение становится помехой — начальники разных отделов не могут обеспечить должного взаимодействия, сотрудники разрываются между руководителями, субординация приводит к ещё большей путанице.

Поэтому главное, что должен сделать руководитель при переходе к проектной деятельности, — это ввести новый принцип подчинения, формирования команд и распределения ответственности.

Это непростой и трудоемкий процесс — он требует переосмысления всей структуры предприятия, пересмотра цепочки создания ценности, создания системы измерения эффективности и многое другое. Наилучший вариант — это привлечение специалистов с опытом организации проектной деятельности и реструктуризации предприятий, которые помогут провести этот процесс с максимальной скоростью и минимальной потерей эффективности в переходной период.

Когда базовое условие существования проектного офиса будет выполнено — можно будет перейти к задачам по подбору персонала, определению фокуса их деятельности и доступных им ресурсов. Так что прежде чем браться за это непростое дело — задумайтесь: а есть ли у вас вообще проекты и нужно ли вам организовывать проектный офис внутри команды?