Как сделать вклад в автоматизацию бизнес-процессов на 100% оправданной инвестицией

Адаптуйте бізнес-стратегію до сучасних викликів разом з управлінцями «Біосфера», Ajax, Bolt, Prom.ua, Uklon та ще понад 60 топових компаній

13 грудня на GET Business Festival отримайте перевірені стратегії залучення інвестицій для бізнесу, просування продукту онлайн та цифровізації бізнесу.

Забронювати участь

Сегодня любой средний и крупный бизнес рано или поздно сталкивается с необходимостью автоматизации бизнес-процессов. Внедрение автоматизации поначалу может вызывать дискомфорт, как и любое нововведение в компании, но в конечном итоге от этого выигрывают все — и собственники бизнеса, и сотрудники, и клиенты.

Свою лепту в необходимость автоматизации внес коронавирус — остро стал вопрос об удаленной работе, который усилил важность контроля и качества исполнения работы в новых реалиях.

Объясню более детально.

Каким компаниям нужна автоматизация?

Если в общих чертах — автоматизация нужна любому бизнесу, где присутствует многослойность процессов (под многослойностью процессов подразумеваю, что процессы в компании многоуровневые или процесс включает в себя подпроцессы).

Когда собственник или руководство компании замечают, что бизнес-процессы становятся все более сложными, а время, потраченное персоналом на ведение документооборота, выполнение рутинных операций или принятие решений на разных уровнях, выросло в разы, они понимают, что компании нужна автоматизация. А именно — внедрение системы управления бизнес-процессами (BPM).

Еще один важный фактор необходимости внедрения систем управления бизнес-процессами — количество сотрудников компании, поскольку чем больше людей участвует в процессах, тем больше вероятность ошибки (человеческого фактора), нарушения SLA и усложнения "ручного" управления.

Везде, где присутствует человеческий фактор, может следовать ошибка или задержка в принятии решения или просто забывчивость человека — внедрение системы по управлению бизнес-процессами снизит такие риски до минимума.

Кроме того, подобные системы хорошо себя показали с точки зрения сбора аналитики. Здесь данный инструмент помогает выявить наиболее эффективную модель поведения как клиента, так и сотрудника, может показать наиболее быстрый и эффективный путь ведения клиента или путь принятия решения.

Еще лет 15 назад нужно было объяснять важность автоматизации крупным игрокам на рынке, сегодня такой необходимости нет. У многих наших клиентов уже внедрены различные системы по автоматизации. Поэтому сейчас у компаний системных интеграторов немного другой фокус — автоматизировать существующие процессы в компании, оптимизировать их, предоставлять услуги аудита и консалтинга, а также строить центр компетенций у заказчиков.

К тому же, так как любая автоматизация начинается с описания и оптимизации существующих процессов, на поверхность поднимаются вопросы о необходимости того или иного существующего процесса в компании вообще или его изменение. Ведь когда происходит ревизия, некоторые вещи могут быть отброшены, а некоторые видоизменены.

Учитываем риски: может ли автоматизация быть неэффективной?

Риск вложить большие финансовые ресурсы в автоматизацию бизнес-процессов компании и на выходе не получить прогнозируемый результат — страшный сон любого собственника. Но такой риск действительно возможен, поэтому до момента разработки и внедрения системы автоматизации на конкретном производстве необходимо проводить аналитическую работу. Основная нагрузка в таких проектах лежит на аналитиках.

В самом начале очень важно определить, какие процессы стоит автоматизировать, а какие оставить как есть. Например, под автоматизацию не попадает человеческое мышление или живое общение — эти факторы просто выбиваются из алгоритма работы системы. Но вот что можно и нужно автоматизировать для упрощения работы и получения экономической выгоды:

• процессы управления задачами и проектами;
• процессы управления персоналом и рабочим временем;
• процессы управления клиентами;
• операционные процессы;
• финансовые и бухгалтерские процессы и т.д.

Вернемся к рискам автоматизации.

Очень часто проблемы начинаются там, где не учитывается предыдущий опыт автоматизации бизнес-процессов, даже если он в чем-то был неэффективен. Всегда легче идти по протоптанным дорогам — учитывать опыт компаний, которые имеют багаж знаний в этом направлении. Когда компания пытается сэкономить на процессе внедрения, риск увеличивается в разы. Здесь полезно и важно использовать опыт существующих наработок.

Подведя итоги, хотелось бы обратить внимание на то, что для получения отдачи от внедрения и автоматизации как таковой необходимо пройти ряд этапов: сбор и анализ существующих процессов, внедрение системы управления бизнес-процессами и адаптацию сотрудников компании по работе в системе. И все это инвестиции как финансовые, так и временные. Но мы видим из своего опыта, что все эти инвестиции оправданы и возврат их всегда есть.

Более того, кроме возврата инвестиций всегда присутствует эффективность и управляемость, а это тоже работает на увеличение прибыли компании и дает дополнительные инструменты для управления сотрудниками.

Можем ли мы говорить о том, что украинский бизнес во многом эффективен за счет процессов автоматизации? Да.

Есть ли нам к чему стремиться? Безусловно.

После принятия факта о том, что автоматизация бизнес-процессов — это инвестиция, которая на 100% окупится, пришло понимание, что любая автоматизация нуждается в усовершенствовании. И нет такого процесса в бизнесе, который нельзя было бы улучшить (читайте — автоматизировать).