Как сделать вклад в автоматизацию бизнес-процессов на 100% оправданной инвестицией

Сегодня любой средний и крупный бизнес рано или поздно сталкивается с необходимостью автоматизации бизнес-процессов. Внедрение автоматизации поначалу может вызывать дискомфорт, как и любое нововведение в компании, но в конечном итоге от этого выигрывают все — и собственники бизнеса, и сотрудники, и клиенты.

Свою лепту в необходимость автоматизации внес коронавирус — остро стал вопрос об удаленной работе, который усилил важность контроля и качества исполнения работы в новых реалиях.

Объясню более детально.

Каким компаниям нужна автоматизация?

Если в общих чертах — автоматизация нужна любому бизнесу, где присутствует многослойность процессов (под многослойностью процессов подразумеваю, что процессы в компании многоуровневые или процесс включает в себя подпроцессы).

Когда собственник или руководство компании замечают, что бизнес-процессы становятся все более сложными, а время, потраченное персоналом на ведение документооборота, выполнение рутинных операций или принятие решений на разных уровнях, выросло в разы, они понимают, что компании нужна автоматизация. А именно — внедрение системы управления бизнес-процессами (BPM).

Еще один важный фактор необходимости внедрения систем управления бизнес-процессами — количество сотрудников компании, поскольку чем больше людей участвует в процессах, тем больше вероятность ошибки (человеческого фактора), нарушения SLA и усложнения "ручного" управления.

Везде, где присутствует человеческий фактор, может следовать ошибка или задержка в принятии решения или просто забывчивость человека — внедрение системы по управлению бизнес-процессами снизит такие риски до минимума.

Кроме того, подобные системы хорошо себя показали с точки зрения сбора аналитики. Здесь данный инструмент помогает выявить наиболее эффективную модель поведения как клиента, так и сотрудника, может показать наиболее быстрый и эффективный путь ведения клиента или путь принятия решения.

Еще лет 15 назад нужно было объяснять важность автоматизации крупным игрокам на рынке, сегодня такой необходимости нет. У многих наших клиентов уже внедрены различные системы по автоматизации. Поэтому сейчас у компаний системных интеграторов немного другой фокус — автоматизировать существующие процессы в компании, оптимизировать их, предоставлять услуги аудита и консалтинга, а также строить центр компетенций у заказчиков.

К тому же, так как любая автоматизация начинается с описания и оптимизации существующих процессов, на поверхность поднимаются вопросы о необходимости того или иного существующего процесса в компании вообще или его изменение. Ведь когда происходит ревизия, некоторые вещи могут быть отброшены, а некоторые видоизменены.

Учитываем риски: может ли автоматизация быть неэффективной?

Риск вложить большие финансовые ресурсы в автоматизацию бизнес-процессов компании и на выходе не получить прогнозируемый результат — страшный сон любого собственника. Но такой риск действительно возможен, поэтому до момента разработки и внедрения системы автоматизации на конкретном производстве необходимо проводить аналитическую работу. Основная нагрузка в таких проектах лежит на аналитиках.

В самом начале очень важно определить, какие процессы стоит автоматизировать, а какие оставить как есть. Например, под автоматизацию не попадает человеческое мышление или живое общение — эти факторы просто выбиваются из алгоритма работы системы. Но вот что можно и нужно автоматизировать для упрощения работы и получения экономической выгоды:

• процессы управления задачами и проектами;
• процессы управления персоналом и рабочим временем;
• процессы управления клиентами;
• операционные процессы;
• финансовые и бухгалтерские процессы и т.д.

Вернемся к рискам автоматизации.

Очень часто проблемы начинаются там, где не учитывается предыдущий опыт автоматизации бизнес-процессов, даже если он в чем-то был неэффективен. Всегда легче идти по протоптанным дорогам — учитывать опыт компаний, которые имеют багаж знаний в этом направлении. Когда компания пытается сэкономить на процессе внедрения, риск увеличивается в разы. Здесь полезно и важно использовать опыт существующих наработок.

Подведя итоги, хотелось бы обратить внимание на то, что для получения отдачи от внедрения и автоматизации как таковой необходимо пройти ряд этапов: сбор и анализ существующих процессов, внедрение системы управления бизнес-процессами и адаптацию сотрудников компании по работе в системе. И все это инвестиции как финансовые, так и временные. Но мы видим из своего опыта, что все эти инвестиции оправданы и возврат их всегда есть.

Более того, кроме возврата инвестиций всегда присутствует эффективность и управляемость, а это тоже работает на увеличение прибыли компании и дает дополнительные инструменты для управления сотрудниками.

Можем ли мы говорить о том, что украинский бизнес во многом эффективен за счет процессов автоматизации? Да.

Есть ли нам к чему стремиться? Безусловно.

После принятия факта о том, что автоматизация бизнес-процессов — это инвестиция, которая на 100% окупится, пришло понимание, что любая автоматизация нуждается в усовершенствовании. И нет такого процесса в бизнесе, который нельзя было бы улучшить (читайте — автоматизировать).