- Категория
- Бизнес
- Дата публикации
- Добавить Dilo.ua как предпочитаемый источник в Google
От бумажных накладных до электронных документов: как украинский ритейл меняет бизнес-процессы
Сокращение количества сопроводительных документов, автоматизация согласований и упрощение взаимодействия между поставщиками и торговыми сетями стали одной из тем RAU Workshop в Киеве. Представители МХП, VARUS, MasterZoo и “Будинку іграшок” обсудили, как цифровизация помогает бизнесу работать в условиях кадрового дефицита и логистических ограничений, а также какие ошибки следует избегать при внедрении электронного документооборота.
В Киеве состоялся RAU Workshop "Как ритейлу не останавливать работу: перестройка логистики, ИТ и процессов в новой реальности". Мероприятие объединило представителей торговых сетей, поставщиков и компаний, внедряющих цифровые решения для бизнеса.
Одной из частей мероприятия стала панельная дискуссия "Как сохранить стабильность и управляемость, когда привычные сценарии больше не работают". В ней приняли участие бизнес-партнер по юридическим вопросам МХП Дарья Дашенкова, CTO VARUS Святослав Кохан, CEO сети зоомаркетов MasterZoo Оксана Кириченко и директор по логистике "Дома Игрушек" Олег Турик. Модератором разговора был руководитель сервиса "Вовремя EDI" Владимир Шалыгин.
Одной из ключевых тем стало упрощение документооборота между поставщиками и торговыми сетями.
Как рассказала Дарья Дашенкова, сейчас бизнес просматривает процессы поставки продукции в торговые точки. В частности, переходят к прямым поставкам, и их значительно больше, чем поставок в распределительные центры. Такие изменения оказывают значительное влияние и на количество операций с сопроводительными документами. Например, только печать полного пакета бумажных документов на одну машину может занимать до 40 минут. А в случае разногласий в документах ожидание приемки товара может длиться от двух часов до суток.
Одним из примеров излишней документальной нагрузки Дарья назвала декларацию производителя, которую до сих пор используют при поставке пищевых продуктов.
С 2015 года украинское законодательство не требует обязательного оформления декларации производителя. Безопасность пищевых продуктов обеспечивается процедурами, основанными на принципах НАССР, а прослеживаемость — соответствующими механизмами контроля и учета продукции.
Несмотря на это, рынок продолжает использовать декларацию производителя, что создает дополнительную документальную и операционную нагрузку на бизнес. По словам Дарьи Дашенковой, отказ от этой практики позволит сократить количество ручных операций при отгрузке и приемке продукции без ослабления контроля за ее безопасностью.
Дарья также обратила внимание на дублирование информации в сопроводительных документах. В частности, данные по декларации производителя повторяются в других документах, сопровождающих продукцию. По ее словам, в редких случаях дублироваться может около 80% информации. Поэтому компаниям важно не просто переводить документы в электронный формат, а, прежде всего, просматривать сами процессы.
"Если вы внедрили даже самое гениальное программное обеспечение, но на входе и выходе у вас бумажный или дублированный процесс, вы умножили хаос на два. Электронный документ — это прежде всего источник данных, а не просто цифровой аналог бумажного документа. Это важно учитывать еще на этапе подготовки к переходу на электронный документооборот", — отметила Дарья.
О важности электронного документооборота для логистики отметил Олег Турик. Он отметил, что даже по прибытии товара в магазин его приемка может задерживаться из-за разногласий в накладных или несвоевременную передачу документов. Поэтому "Будинок іграшок" поддерживает переход на электронный документооборот и предусматривает его использование в договорных условиях с партнерами. Для компании это один из способов сократить количество ручных согласований и ускорить прохождение товаров через логистическую цепь.
Об опыте внедрения цифровизации со стороны торговой сети рассказал CTO VARUS Святослав Кохан. По его словам, компания начала работу над переходом на электронные документы примерно три года назад. Однако долгое время внедрение продвигалось неравномерно из-за несогласованности приоритетов бизнес-подразделений и ИТ-команды. Около года назад VARUS пересмотрел подход к цифровизации и уже сегодня 78 поставщиков VARUS работают с торговой сетью через электронный документооборот.
"Раньше я воспринимал цифровизацию, прежде всего, как возможность сократить расходы на бумагу, печать и хранение документов. Однако при внедрении стало понятно, что электронный документооборот также упрощает поиск информации и создает возможности для дальнейшего анализа данных", - подчеркнул он.
На важности подготовки бизнес-процессов к автоматизации акцентировал и модератор дискуссии Владимир Шалыгин. Он отметил, что автоматизация неподготовленных процессов может не сокращать, а увеличивать количество сделок. В свою очередь, CEO MasterZoo Оксана Кириченко отметила важность сосредоточивать ресурсы на решениях, непосредственно влияющих на операционную эффективность бизнеса.
Участники дискуссии сошлись на том, что эффективная цифровизация начинается с просмотра существующих процедур. А пример декларации производителя показывает, что упрощение документооборота не обязательно требует новых технологий — иногда достаточно отказаться от устаревших практик, уже не законодательных требований.