Как оптимизировать бизнес-процессы через служебное приложение: опыт Getmancar

Зачастую предприниматели начинают считать деньги только тогда, когда начинает дорожать рабочая сила. Как следствие, такие бизнесы в будущем терпят убытки, и это аксиома. Не просчитываешь бизнес-процессы – имеешь убытки.

Итак, если у вас есть бизнес, задайте себе вопрос: Как я "трекаю" выполнение задач? Как определяю, как эффективно выстроены бизнес-процессы в компании? Многие управленцы делают это через отчеты. Но в нашем случае я понял, что это неэффективное решение. Поэтому мы разработали специальное служебное приложение Getmancar Driver для треккинга и делегирования задач.

Здесь я делюсь своим опытом: рассказываю, как он работает, и как наш подход могут использовать другие бизнесы.

Как это работает

Наша команда совершает примерно 3000-4000 поездок ежемесячно. В целом, наш бизнес подразумевает большую вовлеченность людей в обслуживание авто. Причины бывают совершенно разные: спустилось колесо, царапины на авто и т.д. Как в таком случае "трекать" выполнение задач по решению всех этих проблем? Тем более, если некоторые задачи очень растянуты во времени. Условно, можно было потребовать от сотрудников отчитываться о каждом шаге, но это замедлило бы работу.

Поэтому мы решили создать служебное приложение, которое собирает всю телеметрию по каждому авто: в каком состоянии сейчас находится двери (открыты/закрыты), замок, двигатель, тормоза, зажигание и т.д. Также к каждому авто можно поставить задачу, которую нужно решить (в 85% случаев постановкой занимается служба поддержки), приоритетность задачи и, соответственно, увидеть, когда задача была выполнена. Все "трекается" автоматически.

Разберем на примере. Предположим, в авто нужно заменить колесо. Стандартный ассистанс, то есть сервис по его замене, у нас уже включен в стоимость. Однако это лишь небольшая часть процесса. Нужно поехать к клиенту, организовать логистику доставки колеса, забрать авто или отремонтировать на месте. А это могут быть затраты на шиномонтаж, рабочее время персонала, горючее. В результате даже такая, казалось бы, простая задача может быть поделена на десятки бизнес-процессов.

Чтобы понять реальную стоимость такого сервиса, общих расчетов мало. Необходимо фиксировать конкретные временные и финансовые затраты на каждый подпроцесс – от выезда работников до конечных работ. Что мы и делаем через это приложение.

Зачем нам (и вам) это нужно

В нашем случае приложение позволяет точно оценить стоимость и эффективность каждого бизнес-процесса. В результате мы можем оптимизировать логистику, определить потребность в дополнительном персонале или аутсорсинге определенных функций.

Однако я считаю, что такой трекинг бизнес-процессов полезен любой компании, независимо от сферы деятельности. Тщательный анализ времени и стоимости каждого рабочего процесса помогает:

• оптимизировать издержки;
• повысить производительность труда;
• выявить "узкие места";
• понять эффективность выстроенных процессов;
• ыыявить необходимость увеличения штата или потребность в аутсорсинге.

Особенно актуален такой подход для бизнесов с высокой конкуренцией и низкой маржинальностью.

Да, возможно, у вас нет необходимости создавать с нуля служебное приложение. Вы можете это сделать из-за имеющихся на рынке инструментов. Но главным остается одно – каждый бизнес должен рассчитывать на бизнес-процессы. Если этого нет, нужно задуматься, есть ли тогда вообще у такого бизнеса управление.