ТОП-5 ошибок при внедрении и использовании электронных касс

Любой продукт при неправильном использовании не принесет пользы. Кассы не исключение. Именно поэтому мы совершили рейтинг самых популярных ошибок при внедрении и использовании программных РРО.

Ошибка №1: неправильно подобранный вариант работы программной кассы

Программная касса может быть как самостоятельным решением, включающим в себя простую систему учета товаров, так и интегрироваться в существующую у вас систему. Если вы уже используете определенную программу, настроившую в ней свою работу, наилучшим решением будет использовать ПРРО именно в режиме интеграции. Это поможет вам оптимизировать процессы, выдавая чеки удобно и быстро. Но это еще не всё. Большинство провайдеров предлагают два варианта: установка локального приложения или работа с облачной кассой. Вот здесь предприниматели часто допускают ошибки, не анализируя насколько критическим при их виде деятельности является постоянный доступ к интернету. Если ваша система и формат работы предусматривает обслуживание покупателей при любых обстоятельствах – позаботьтесь о возможности ПРРО работать в автономном режиме.

Ошибка №2: Игнорирование тестового режима

Любой вариант использования ПРРО прежде всего предполагает безопасное тестирование. Обязательно интересуйтесь этой возможностью при выборе провайдера. Вы можете, не регистрируя реальную кассу в налоговой, выдавать чеки, идентичные фискальным. Если вы используете кассу, без интеграции во внешнюю систему учета – попробуйте создать ваши товары в кабинете кассы, формируйте тестовые чеки, выясните все вопросы. Натренировавшись достаточно, переходите к регистрации "боевой кассы".

То же можно сделать и во время работы по интеграции. Но здесь этап теста еще более важный, ведь так можно безопасно проверить, все ли исправно работает с вашей системой, удобно ли настроена интеграция, ничего ли не "отпадает”. Убедившись в действенности решения, переходите к регистрации реальной кассы.

Ошибка №3: Регистрация ключа кассира

Одно из ключевых требований налоговой к программному РРО – это наличие зарегистрированного ключа кассира. Имеется в виду не классическое понимание кассира, как обслуживающего покупателей на кассе, а именно любого сотрудника, уполномоченного от имени компании посылать чеки в налоговую. Это может быть и сам предприниматель, и директор, и наемный сотрудник. Лучший вариант, если есть наемные сотрудники, – это регистрировать печать ООО или ФЛП на каждую кассу. Именно такой способ сейчас самый популярный.

Многие предприниматели в этой точке совершают разные ошибки: вообще не регистрируют ключ, потому что по их пониманию у них нет "кассиров", регистрируют ключ ФЛП, под которым работают наемные сотрудники, создают одну печать на несколько ПРРО. Все эти ошибки могут рано или поздно закончиться штрафом, ведь чеки, выдававшиеся с нарушениями требований к ключам, обязательно будут признаны недействительными.

Ошибка №4: Сочетание терминала и фискальной кассы

Сейчас эта ошибка понемногу теряет популярность, поскольку провайдеры ПРРО позаботились о возможности подключить и управлять терминалами из приложения, даже если вы используете облачную систему учета. Это обеспечивает соблюдение правильной формы чека при использовании эквайринга в качестве способа оплаты. Не следует забывать, что в случае соединения или сочетания терминала данные об электронном платежном средстве должны обязательно содержаться в чеке.

Кроме того, большинство терминалов сегодня предполагают сочетание с кассовой системой, так что просто игнорирование этой возможности приводит к штрафам. К тому же некоторые провайдеры вместо классических терминалов предусмотрели использование Tap to Phone: чтобы принять платеж достаточно приложить телефон покупателя к вашему смартфону.

Ошибка №5: Не настраивают программную кассу

Помимо бюрократических моментов, таких как регистрация торговой точки, кассы и кассира, программная касса требует настроек. Это все просто сделать, воспользовавшись вашим личным кабинетом. О каких настройках идет речь: провайдер не знает какие именно виды оплат вы будете использовать, какие группы налогов вы хотите применить к конкретной кассе. Поэтому вам нужно самостоятельно выбрать эти значения. Также в настройках можно указать часы закрытия кассы, если вы хотите, чтобы она закрывалась самостоятельно без участия кассиров.

Более того, провайдеры добавили к стандартным настройкам возможность кастомизировать ваш чек (добавить какой-то фирменный текст в качестве комментария), указать, что делать с остатками наличных денег в кассе, подсказать удобный для вас вариант расчетов налогов в отчет.

Конечно, в таком многофункциональном процессе возможны ошибки. Однако рынок и качество услуг постоянно развивается. Провайдеры работают над минимизацией неудобств: изменяют продукт, уменьшают человеческий фактор, проводят обучение для понимания базовых вещей, связанных с фискализацией. Однако сам процесс цифровизации касс неизбежен, и использование всех выгод электронных касс будет значительно способствовать повышению эффективности вашего бизнеса.