3 кита эффективной автоматизации бизнес-процессов: опыт Netpeak Agencies Group

№1: Разработка автоматического дашборда для мониторинга ключевых показателей

За прошлый год мы в Netpeak Agencies Group автоматизировали большинство процессов. Благодаря подходу операционного департамента, нам удается использовать меньше времени и ресурсов на те или иные задачи. Как это было до и в чем нам удалось ускориться?

Ранее все руководители департаментов собирали отдельно репорты по каждому из своих сотрудников, агрегировали, анализировали и отчитывались. У нас таких департаментов более 20, чтобы проанализировать эти данные нужно было садиться и вручную их собирать в единое место, на что я и моя команда тратили много времени. Мы пришли к тому, что нам нужно внедрить один дашборд, где будут собраны все верхне-среднеуровневые показатели, которые будут автоматически актуализироваться.

Так, после внедрения автоматизации он обновляется без необходимости ручного вмешательства. Как технически создается дашборд: код пишут наши аналитики на языке R (язык программирования, используемый для статистических вычислений, анализа и процессинга данных). Автоматизация производится за счет того, что мы подключили облачную платформу Power BI к нашей внутренней CRM-системе и на основе этих данных внутри автоматически строится модель и уже затем на ее основе формируется дашборд, состоящий из таблиц, диаграмм и фильтров. Их можно настроить, фильтровать и задавать график автоматического обновления в зависимости от запроса.

Из преимуществ, есть возможность увидеть динамику по ревенью, расходам, профиту за последние годы с детальной разбивкой по регионам, периоду, департаментам, услугам, клиентам и другим показателям, что удобно, если нужно углубиться в отдельное направление. Теперь можем сводить расходы, разрабатывать прогнозы, смотреть, насколько есть отклонения, а также отслеживать нагрузку команды и все это в одном месте.

№2: Внедрение внутренней ERP системы как комплексного решения для управления удаленной командой

В Netpeak Group у нас есть собственная ERP-система, где удобно автоматизированы такие процессы, как начисление заработной платы по количеству отработанных часов, треккинг статусов (таких, как отпуск или больничный по каждому сотруднику), дни рождения, присоединение новых сотрудников к команде, праздничные выходные дни. Также каждый из команд может автоматически давать запрос на получение day off и видеть сколько у него осталось неиспользованного отпуска или больничных дней.

Перед внедрением такой системы советую погрузиться в анализ текущих бизнес-процессов, определить их этапы, взаимосвязи, слабые места. Далее советую провести исследования имеющихся программных продуктов и платформ и оценив их возможности и соответствие вашим потребностям выбрать модель системы, которая будет наиболее релевантной для вашей команды.

№3: Создание автоматизированного дайджеста для оценки эффективности работы менеджеров

Первым шагом с помощью аналитиков был создан дашборд, помогающий оценивать финансовые показатели в разрезе менеджеров и команд и по отдельным проектам. Далее мы ввели отражение соответствия плана и факта показателей, просчет нагрузки на менеджеров, показатели по развитию проектов, прекращению сотрудничества с партнером.

Это значительно сократило время на общую оценку ситуации со стороны топ-менеджеров и теперь руководителям не нужно искать эти показатели и отдельно вручную их просчитывать, а можно точечно проанализировать все это в одном дайджесте эффективности и сделать выводы по потенциальным точкам развития отдельного менеджера. Также мы автоматизировали формат приходящих на сотрудника триггерных рассылок, условно, если нет прогресса по задаче, или когда задача переходит на другого исполнителя, он получает уведомление.

Как автоматизация повлияла на эффективность работы в Netpeak Agencies Group

Процесс автоматизации оказал существенное влияние на нашу работу и оптимизировал не только временный ресурс, но и количественный, команде удалось улучшить:

• быстрота контактов с нашими партнерами после того, как они оставляют заявку впервые на нашем сайте. Мы начинали 2023 год со средним показателем 2:48 часов, а завершили с 1:04, что на 62% быстрее;
• подготовку пресейлов. За 8 месяцев (апрель-ноябрь 2023 г.) нам удалось сократить время на подготовку пресейла с 6 до 2 дней.

Автоматизированные дашборды позволяют нам быстрее принимать обоснованные решения по привлечению дополнительного персонала или оптимизации рабочих процессов, необходимых для достижения большей эффективности. Процесс автоматизации значительно помогает нам и в работе с нашими партнерами. Например, если у партнера падают показатели по трафику, продажам, то мы не ждем, что они увидят проблему и придут к нам, а инициируем встречу первыми.

Это помогает нам быть более конкурентоспособными и действовать на опережение. Соответственно, могу утверждать, что правильно настроенная автоматизация бизнес-процессов оправдывает все вложенные усилия. Благодаря этому мы в Netpeak стали более сосредоточены на развитии группы агентств, создании новых услуг, оптимизации существующих процессов вместо простого сведения данных. Также следует отметить, что автоматизация обеспечивает точность и согласованность данных в разных системах и уменьшает затраты на ошибки, которые могут возникнуть при ручном построении дашбордов или другой отчетности.

Автоматизация — это комплексная трансформация, которая требует больших усилий, времени и ресурсов. И несмотря на то, что настройка и оптимизация автоматизированных систем сложный и длительный процесс, требует тщательного анализа существующих процессов, четкого определения целей, правильного выбора инструментов и квалифицированной подготовки персонала. Важно помнить, что инвестиции в этот подход окупятся в долгосрочной перспективе.

Хотя подходы и эффективность автоматизации могут отличаться, наш опыт показывает, что автоматизировать следует только стабильные и зрелые процессы.