Как тендерные закупки позволяют сэкономить от 10% до 20% бюджета

Тендерные закупки являются одним из самых эффективных способов оптимизировать бюджеты. Важно, что этот инструмент релевантен как для крупных компаний, так и для начинающих компаний. Он помогает не только находить новых партнеров, но и улучшать условия сотрудничества уже с имеющимися.  

Выбираем площадку

В Украине существует множество площадок для проведения тендерных закупок. Я хотела бы поделиться опытом работы сети магазинов ЭКО МАРКЕТ, где мы работаем на "Смарт-тендер" и "Этендер".  

На этих торгах участники не платят за участие, а платит только заказчик. Однако экономия путем привлечения новых участников покрывает все расходы. Ведь благодаря расширению круга контрагентов он обычно составляет 10-20%.

Кроме того, тендеры являются прекрасной возможностью напрямую выйти на производителей. Ведь часто многие фирмы не производят определенный товар, а только предоставляют его. Таким образом, мы можем выйти на первых в этой цепочке и существенно сэкономить благодаря прямому сотрудничеству с ними.

Важность тендерной задачи

Одним из секретов успешности проведения тендера является правильно сформированная тендерная задача. Поэтому, проводя закупки, обязательно подробно пропишите все параметры. Для этого мы рекомендуем тесно сотрудничать с представителем соответствующего отдела/департамента вашей компании, для которого и проводятся определенные закупки. Это позволит вам детализировать задачи: какие параметры материала нужны, производители, сроки предоставления услуг, дальнейшее техническое обслуживание, доставка, монтаж и т.д.

Также при оформлении заявки мы сразу прикрепляем типовой договор компании, где прописываем все предварительные условия сотрудничества. Это позволяет потенциальным контрагентам лучше понимать условия будущего сотрудничества.

Проведение тендера

От всех потенциальных участников мы просим прикрепить к заявке свои лицензии, уставные документы, описание предыдущих кейсов и опыт на рынке. На опыте ЭКО МАРКЕТ скажу, что тендер лучше проводить в два этапа.

На первом выбираем лучшие предложения, обычно их 2-3. Проверяем, есть ли признаки демпинга. Также совместно со службой безопасности и профильными отделами подробно изучаем каждую компанию: нет ли задолженности по НДС, ее финансовое состояние, наличие уголовных производств.

Не менее важно также просмотреть, не внес ли участник торгов изменения в свое предложение. Иногда бывает, что контрагент может указать более низкую цену путем более длительных сроков предоставления товаров или услуг. Или снизить цену благодаря использованию менее качественных материалов. На эти моменты рекомендуем всегда обращать особое внимание, чтобы потом не получилось недоразумений.

После чего переходим ко второму этапу. Здесь мы отдельно контактируем с финалистами, чтобы подробнее обсудить условия сотрудничества. Беря за основу минимальное ценовое предложение среди участников, мы уточняем у них почему именно такая стоимость. А с теми, у кого цена выше, пытаемся узнать о причинах более высокой цены.  

Часто бывает, что благодаря этому контрагент, оказывающий более подходящие для нас услуги, но по несколько более высокой цене, чем у конкурентов, опускает ее, чтобы получить контракт.

Держать в тонусе постоянных подрядчиков

Также регулярное проведение тендеров позволяет просматривать действующие форматы сотрудничества. Так, например, постоянный поставщик, два года назад предоставивший лучшее предложение, со временем может повысить цену, ссылаясь на инфляцию, рост заработных плат и т.д. Или же на рынке может появиться новая технология, которая дешевеет определенный продукт или услугу, но поставщик не меняет цену.

Поэтому регулярное проведение тендеров даже на те услуги, которые, кажется, уже закрыты, часто позволяет сэкономить бюджет. Ведь если появляются аналогичные предложения по более низкой цене, это становится поводом для обсуждения с поставщиком причин увеличения стоимости. А это действенный инструмент, позволяющий пересмотреть условия сотрудничества в пользу заказчика и сэкономить бюджет вашей компании.