Як організувати функцію compliance у компанії

На сьогоднішній день переважна більшість великих компаній в Україні призначили працівника, відповідального за compliance, тобто дотримання антикорупційного законодавства. В компаніях, що належать до міжнародних груп, такі посади були створені відповідно до вимог глобальних політик щодо забезпечення дотримання антикорупційного законодавства та етики ведення бізнесу.

Після внесення змін до законодавства України про державні закупівлі у вересні 2015 року призначення особи, відповідальної за дотримання антикорупційної програми, стало обов"язковим для компаній, які беруть участь у публічних закупівлях на суму понад 20 мільйонів гривень. З поширенням глобальної тенденції до розвитку функції compliance та посилення контролю з боку правоохоронних органів за дотриманням антикорупційного законодавства, до цього тренду добровільно приєднується все більше компаній в Україні.

Нещодавно прийнято зміни до законодавства щодо звільнення осіб, відповідальних за реалізацію антикорупційної програми. Ці зміни в черговий раз привернули увагу до питання створення та організації ефективної функції compliance в компанії.

Нещодавні зміни в законодавстві

16 грудня 2016 року набрав чинності Порядок надання згоди Національним агентством з питань запобігання корупції на звільнення особи, відповідальної за реалізацію антикорупційної програми (надалі — "Порядок"), затверджений Рішенням Національного агентства з питань запобігання корупції (надалі — НАЗК) №74 від 7 жовтня 2016 року.

Порядок стосується тих компаній, які беруть участь у публічних закупівлях на суму понад 20 мільйонів гривень та, відповідно, повинні затвердити антикорупційну програму та призначити уповноваженого з її реалізації. Відтепер якщо такий роботодавець бажає розірвати трудовий договір з особою, відповідальною за реалізацію антикорупційної програми, він повинен отримати попередню згоду НАЗК. Для цього потрібно подати НАЗК пакет документів, що обґрунтовують підстави звільнення. Агентство перевірятиме законність звільнення працівника та надаватиме згоду на звільнення або відмову у погодженні звільнення.

Згода НАЗК необхідна лише для звільнення за підставами, передбаченими ст. 40, 41 Кодексу законів про працю, які стосуються розірвання трудового договору за ініціативи роботодавця. Звільнення працівника на підставі цих статей не є найбільш поширеною практикою, оскільки зазвичай сторони домовляються про припинення договору за угодою сторін. Тому сфера застосування нової процедури погодження обмежуватиметься переважно "конфліктними" звільненнями (наприклад, у випадку виявлення невідповідності працівника займаній посаді) та звільненнями у зв"язку з поновленням на роботі іншого працівника або системними змінами в організації праці у компанії.

Варто також звернути увагу на перелік документів, що надаються разом із поданням НАЗК, адже у випадку ненадання таких документів Агентство залишає подання без розгляду. Зокрема, у випадку звільнення особи, відповідальної за реалізацію антикорупційної програми, за порушення трудової дисципліни, необхідно надати копію пояснень такої особи. На практиці цілком можлива ситуація, коли особа відмовиться надавати будь-які пояснення. В такому випадку НАЗК матиме підстави для повернення документів заявнику без надання погодження на звільнення. Таким чином, з одного боку, Порядок сприятиме захисту працівника від незаконного звільнення, а з іншого — може створити необґрунтовані ускладнення при врегулюванні конфліктних звільнень.

Тому зміни в законодавстві щодо необхідності надання згоди НАЗК на звільнення особи, відповідальної за реалізацію антикорупційної програми, є додатковим фактором, який може вплинути на рішення компанії стосовно призначення такої особи.

"За" та "проти" суміщення функції compliance

На сьогоднішній день більшість компаній не створюють окрему позицію для compliance officer, а наділяють такими повноваженнями працівників, відповідальних за інші функції. При суміщенні функцій особою, відповідальною за реалізацію антикорупційної програми, переважно призначають юриста компанії. Але також поширені випадки покладання цієї функції на керівника відділу фінансів та працівників, відповідальних за інші функції. Таке суміщення функцій насамперед обґрунтовується міркуваннями оптимізації штату працівників.

Які ж фактори повинні враховувати роботодавці, приймаючи рішення про створення окремої позиції для compliance officer чи наділення цією функцією інших працівників? Об'єднання функцій юриста та спеціаліста з compliance має низку переваг, зокрема, більша гнучкість та оперативність прийняття управлінських рішень завдяки уникненню окремих процедур погодження, а також підсилення рішень у сфері compliance юридичними аргументами. У випадку розділення цих функцій спеціаліст з compliance часто підзвітний юристу/фінансовому чи генеральному директору, що послаблює гарантії його незалежності. Існує також точка зору, відповідно до якої самостійна роль спеціаліста, який займається винятково питаннями compliance, не має тої ваги в корпоративній структурі, яка б забезпечила ефективне дотримання антикорупційної програми та попередження порушень. У такому випадку доцільним є об'єднання обов"язків по забезпеченню compliance з повноваженнями юриста.

В той же час, виконання обох функцій однією особою не є ідеальним рішенням. Компанія повинна визначитись, чи раціонально це з точки зору організації робочого процесу, адже працівник повинен мати достатньо часу, аби належним чином виконувати обидві функції. З огляду на посилення вимог антикорупційного законодавства та регулювання в окремих галузях (наприклад, обмеження щодо взаємодії з працівниками в сфері охорони здоров"я), а також враховуючи безпрецедентні штрафи, які сплачують компанії в ході розслідувань антикорупційних діянь правоохоронними органами США та інших країн із екстериторіальною дією антикорупційного законодавства, все більше компаній створюють окремі позиції compliance officer, єдиним завданням яких є дотримання вимог антикорупційного законодавства, внутрішніх політик та етичних правил ведення бізнесу, перевірка бізнес партнерів тощо. Більше того, компанії інвестують значні ресурси у навчання та підвищення кваліфікації таких спеціалістів, про що свідчить створення великої кількості навчальних курсів та програм з compliance у більшості провідних бізнес-шкіл та університетів світу (INSEAD, NYU та ін.).

Найбільш вагомим фактором, що може вплинути на рішення компанії щодо суміщення функції, є питання потенційного конфлікту інтересів при виконанні різних за своєю природою функцій одним працівником. Цілком вірогідним є виникнення конфлікту у випадках, коли певна ситуація не має однозначного законодавчого регулювання, і при цьому рівень юридичних, фінансових та compliance ризиків є різним. Адже завдання юриста — максимальною мірою забезпечити інтереси компанії, дотримуючись вимог законодавства; завдання керівника фінансами — не допустити рішень, які негативно позначаться на фінансових показниках компанії; в той час як призначення спеціаліста з compliance — не допустити порушень антикорупційного законодавства (як України, так і інших країн з екстратериторіальною дією антикорупційного законодавства, в яких знаходяться інші офіси такої компанії ) та етичних норм ведення бізнесу. В такій ситуації для запобігання конфліктам компанія може створити комітет з питань compliance або ж залучити зовнішнього незалежного радника.

У будь-якому випадку, компанія повинна ухвалювати рішення щодо організації функції compliance, враховуючи низку факторів: регуляторне середовище, в якому вона здійснює діяльність, природу та ступінь вірогідності супутніх ризиків, особливості корпоративної структури та індивідуальні здібності відповідних працівників.

Стаття написана у співавторстві з юристом Baker McKenzie Ольгою Святенькою