В режиме Work from Home: "помидоры" и "булыжники", one-to-one и "сам себе психолог"

Для большинства украинских предприятий введенный властями карантин стал настоящим испытанием на прочность. Даже те компании, которые смогли адаптироваться к новым реалиям и перейти на дистанционные форматы работы, столкнулись с большими и, порою, неожиданными трудностями. Например, невозможностью дисциплинировать коллектив.

Сотрудники, в условиях офиса отличавшиеся трудоспособностью и результативностью, в режиме Work from Home превращаются в настоящий производственный балласт или вовсе в форменных разгильдяев. И надо признать — в этом не только и не столько их вина. Проблема в руководителе, который не разобрался в нюансах управления командой на расстоянии.

Рыба с головы

С точки зрения психологии, роли между руководителем и подчиненным почти всегда распределяются в плоскости "родитель — ребенок". Это означает, что и своим настроением, и своим поведением начальник формирует своего рода образ жизни коллектива. На него ориентируются. Соответственно, начинать надо с самого себя.

Необходимо учиться быть эффективным в новых условиях. И учить этому своих сотрудников.

Помидоры и булыжники

Работа "на дому" требует более жесткого планирования своего графика. Для результативной деятельности важно не терять фокус и концентрацию. Поэтому есть смысл четко разделять время на выполнение должностных обязанностей и время на домашние хлопоты. Как минимум, семья должна понимать, что в "рабочие часы" отвлекать человека нельзя. В сети есть множество лайфхаков, помогающих реализовать эту задачу через формирование отдельного рабочего пространства.

Новым взглядом следует посмотреть на различные техники тайм-менеджмента. Их актуальность в нынешней ситуации повышается. Существует немало технических решений, способных упростить процесс распределения ресурса времени.

Лично мне нравятся онлайновые трекеры вроде "Помидоро". Это таймер на 25 минут. После того, как будильник прозвенит, необходимо сделать небольшую паузу и приступать к новому "помидору". Каждые четыре цикла наступает получасовой перерыв. Не совсем понимаю, почему в качестве визуализации выбран продукт питания. Но "употребление" помидоров все равно приятнее, нежели классическое "съешь жабу".

Эффективно работает техника "Песок и булыжники". Необходимо представить себе, что рабочее время — это большая ваза. В нее необходимо сложить булыжники (важные и сложные задачи) и песок (мелкие текущие задачи). Если сначала наполнить вазу большими камнями, то песок легко распределиться по оставшемуся пространству. Если сперва засыпать песок, то булыжники могут не поместиться.

Зачем нужна была курилка?

До карантина многие даже не обращали внимания на роль тех или иных офисных традиций и ритуалов. Например, курилка, кухня или пространство перед кофе-машиной, как выясняется, являлись чуть ли не главными площадками распространения информации. Мы привыкли к быстрой циркуляции новостей в коллективе. Но вне офиса многие сотрудники оказываются в неком вакууме.

Следует уделить внимание общему информационному полю для команды. Можно делать регулярные совещания по конференц-связи для обсуждения актуальных событий и планов. Можно создать единую онлайновую платформу для размещения последних сведений и чата сотрудников.

Новая традиция коллективного обсуждения вопросов повысит вовлеченность сотрудников, а также уменьшит стресс от кризиса и карантина. Понимание своей "нужности" и возможности влиять на процессы уменьшает тревогу. Примером может служить поведение экипажа и пассажиров во время чрезвычайных происшествий в воздухе. У команды уровень стресса ниже, ведь они могут что-то делать для стабилизации ситуации. А вынужденные просто пассивно ждать разрешения проблемы пассажиры нервничают гораздо больше.

Немного об онлайновых платформах. Они в принципе должны стать must have для любой современной компании — вне зависимости от карантина. На такой площадке команда может общаться, просматривать и реализовывать проекты. Руководитель имеет возможность в режиме реального времени контролировать ход выполнения поставленной задачи. Качественных решений предостаточно: Битрикс24, Worksection и пр.

У страха глаза велики

Роль руководителя в кризисных ситуациях также состоит в том, чтобы брать на себя ответственность за эмоциональный климат в команде. С сотрудниками надо больше разговаривать. И дело не только в том, что условиях изоляции они все испытывают дефицит общения. Регулярные встречи, например, в формате one-to-one позволяют обсуждать рабочие вопросы и отслеживать эмоциональное состояние человека.

Если команда большая — можно проводить встречи с руководителями подразделений, которые, в свою очередь, будут коммуницировать со своими подчиненными.

В таких беседах, равно как и при онлайновых совещаниях всего коллектива, надо быть честным. Люди должны знать о том, что происходит в компании. Если есть плохие новости, то о них лучше рассказать.

Сам себе психолог

Впрочем, климат в команде — это зеркало внутреннего состояния руководителя. Его страхи и сомнения должны оставаться за пределами коллектива. Иначе цепная реакция паники парализует работу компании.

Руководитель должен "прокачивать" навык регулировки своих состояний, чтобы задавать тон всей команде. Для этого хорошо подойдет работа с психологом или коучем. Но есть и альтернатива. Например, доступ к десяткам техник психологической самопомощи. Все они разные, можно подобрать идеальную для конкретно взятого человека. И это действительно поможет.

***

Эти советы я даю не только как практикующий психолог, но и как опытный руководитель удаленной команды. Под моим руководством работает несколько десятков человек, география обитания которых включает в себя разные города, разные страны и даже разные континенты. Большую часть из них я вообще никогда не видела — если не считать общения через различные сервисы видеосвязи. Но они день за днем выполняют свою работу, участвуют в жизни компании, получают зарплату.

Три года назад я сама выбрала данный формат, тогда как сегодня многих предпринимателей на такой "выбор" толкают создавшиеся условия. Но даже эта деталь не меняет сути: можно быть успешным, работая с коллективом в дистанционном варианте. Просто надо приобретать новые навыки. Не исключено, что они пригодятся и по окончании карантина. Ведь не только мир, но и бизнес после пандемии коронавируса никогда не будет прежним.

• Сайт "Европейской школы психологии"
• FB-страница "Европейской школы психологии"
• FB-страница психолога Кристина Кудрявцевой