Без примитивных технологий, но с автоматизацией бухгалтерии. Как оптимизировать бизнес-процессы без боли и страданий

Когда компания расширяется и растет, а алгоритмы бизнес-процессов не обновляются, со временем вы можете заметить снижение эффективности работы компании. Если рутинные задачи занимают много времени, решения принимаются медленно, а в коллективе нет четкой структуры ответственных за те или иные процессы, пора оптимизировать ведение бизнеса.

Аналитика процессов компании

Прежде чем оптимизировать процессы, следует определить, какие из них неэффективны.  

Процессы – это то, что происходит в вашем бизнесе: продажи, оплата, доставка, найм – это все бизнес-процессы. Если вы можете сделать их более эффективными, вы сможете сделать весь ваш бизнес лучше. Но для этого вам нужно понять все, что происходит внутри этих процессов, проанализировать, что можно сделать лучше, а затем внести предложения или просто улучшить на ходу. Это не всегда большие перемены. Даже незначительные корректировки процессов могут существенно сэкономить время и деньги, а также могут иметь дополнительные преимущества: повышение уровня удовлетворенности клиентов и другие.

Каждый шаг в процессе должен определенным образом придавать ценность конечной цели (продукту или результату). Однако иногда оказывается, что некоторые шаги на самом деле тщетны и не несут никакой ценности. Либо некие процессы могут быть малоэффективными. Например, шагов в их осуществлении больше, чем действительно нужно.

К примеру, согласование новой стратегии требует утверждения всех руководителей, имеющих более приоритетные задачи. На это может уйти более недели, за которую вы теряете часть прибыли или потенциальных клиентов.

Или ваш контент-отдел вручную вводит информацию в базы данных. Из-за человеческого фактора возникает много ошибок. В результате этого может увеличиться количество жалоб от клиентов или путаница с логистикой. И это опять-таки потеря прибыли.

Как только вы обнаружили процессы, которые дают мало эффективности или вообще не приносят ее, их следует оптимизировать. А от некоторых вообще отказаться.

Внедрение новых технологий

Некоторые компании в своих внутренних процессах до сих пор используют доски для планирования, email-рассылку для уведомления коллег или excel-таблицы для отчетности и отслеживания рабочих процессов.

Но когда компания растет, увеличивается количество отделов, работников, товаров или услуг, примитивные технологии могут замедлять ее работу и приводить к большому количеству ошибок. В таком случае следует внедрить использование программ, упрощающих рабочие процессы.

Например, с помощью JIRA можно не только ставить задачи работникам и отслеживать их выполнение. Программа также помогает создавать интеграции: если процесс зависит от нескольких людей, то другие могут видеть, на каком этапе он находится в определенный момент. Также в JIRA можно создавать отчеты и видеть аналитику в режиме реального времени. Это поможет быстро вносить коррективы в процессы и улучшать эффективность работы.

Для управления небольшими командами и проектами используйте Trello. В программе можно создавать доски – отдельные проекты и карты – конкретные задачи и ставить дедлайны по ним. Участники отмечают, что в конкретный момент у них в работе, а что завершено. Задачи можно обозначать в соответствии с приоритетностью, а Trello будет посылать уведомления, чтобы напомнить о сроках выполнения.

Посредством такого программного обеспечения легко планировать множество процессов. Так работники не будут пропускать важные уведомления и срывать дедлайны. А руководители всегда будут в курсе, на каком этапе находится тот или иной процесс, и смогут быстро вносить необходимые коррективы.

Цифровая культура

Диджитализация присутствует всюду: никто уже не ведет списки на бумаге. Но во многих компаниях до сих пор присутствуют бумажные документы, проводятся ненужные офлайн-встречи для отчетов и т.д.

Некоторые люди не готовы переходить в диджитал, поскольку не работали раньше. Нужно выделить ресурсы для их обучения, дать время адаптации и объяснить важность такого обновления.

Постоянная связь с клиентами в чате на сайте или в соцсетях повысит их лояльность. Наличие мобильного приложения вашего бренда поможет быстро сообщать клиентам о спецпредложениях и повысит продажи. Ведение электронного документооборота ускорит работу и упростит взаимодействие разных структур.

Отдельно стоит поговорить о работе онлайн в условиях пандемии. К сожалению, некоторые компании не были готовы к такому режиму, ведь всегда проводили встречи с сотрудниками и офлайн-партнерами. Онлайн можно проводить не только встречи, но и обучение, планирование, адаптацию новых работников. Если у компании есть база видео или презентаций, где объясняются важные процессы работы того или иного отдела, руководителям не придется выделять время для отдельных встреч с работниками.

Важным шагом диджитализации являются цифровые подписи. Известно, что 45% компаний тратят до недели на подписание одного документа. Для некоторых компаний это драгоценное время, за которое они могут понести убытки. Программное обеспечение цифровой подписи оптимизирует деятельность. Тем более, что сейчас есть множество организаций, принимающих цифровые подписи.

Автоматизация бизнес-процессов

Если накачивать работников рутинными задачами, то не стоит ожидать от них большого интереса в работе. Когда люди переносят данные из одной системы в другую, вручную заполняют множество таблиц и сортируют документы, они теряют мотивацию и время для выполнения важных задач, где действительно нужна их экспертность. Автоматизация не только ускорит работу и разгрузит персонал, но и позволит избежать ошибок, часто допускаемых из-за человеческого фактора.

Внутренняя автоматизация

Наиболее заметный эффект автоматизация дает в сфере бухгалтерии. Роботизированные программы могут автоматизировать управление расходами компании, производить расчеты по зарплатам, актуализировать данные о больничных и отпусках работников. Особенно это может разгрузить бухгалтеров в отчетный период.

RPA также может сделать более эффективным взаимодействие между различными отделами: быстро передавать необходимые данные, отправлять уведомления работникам, отслеживать рабочие процессы и предоставлять отчеты в режиме реального времени.

Наружная автоматизация

Работу с клиентами, партнерами, анализ рынка и поиск эффективных ресурсов можно автоматизировать.

Значительный результат RPA принесет в обработке документов, ведь более 95% таких работ работники выполняют вручную. Счета-фактуры, накладные и акты – все это может обрабатываться быстро и без ошибок с помощью роботизированных программ.

Приверженность клиентов и расширение аудитории принесет автоматизация работы колл-центра. Клиенту всегда приятно быстро получить ответ. Чат-боты могут круглосуточно предоставлять необходимую информацию и не только отвечать на стандартные вопросы, но и обрабатывать более сложные запросы.

С помощью RPA можно вести аналитику: какие рекламные кампании дают наилучший результат, какие ресурсы размещения вакансий приводят больше работников, как изменились предпочтения клиентов за последний год.

Выводы

Конечно, для каждого бизнеса результат от оптимизации процессов индивидуален. Но он точно есть. Сокращается время выполнения этих процессов, упрощается взаимодействие между отделами компании, растет прибыль и появляется возможность для расширения бизнеса. У работников появляется больше времени на выполнение важной интеллектуальной работы без рутинных задач, что делает их более мотивированными и заинтересованными.

Руководитель должен быть готов, что инновации — это всегда сложно для персонала. Следует объяснить, что оптимизация не приведет к увольнениям. Напротив, это перераспределит обязанности, упростит множество задач и принесет положительный результат как для отдельного работника, так и для бизнеса в целом.