Електронне держпідприємство: кейс Prozorro з переходу на ЕДО "DEALS"

Державне підприємство "ПРОЗОРРО" в травні 2018 року перейшло на юридично значущий електронний документообіг для листування, підписання та обміну документами із зовнішніми користувачами. Підприємство стало однією з перших державних компаній, яка відмовилися від паперу в сфері зовнішнього обміну документами. 

Для реалізації проекту з переведення документообігу з контрагентами в електронний вигляд ДП "ПРОЗОРРО" використовує систему електронного документообігу DEALS, провайдером якої виступає IT компанія "Інтекресі Ділз", що входить у міжнародний консорціум IT компаній Intecracy Group. 

Комп'ютерна програма  DEALS була адаптована розробниками до потреб державного підприємства. Зокрема, реалізовано можливість підписувати електронні документи за допомогою захищених носіїв електронного підпису — "Кристал" та "Алмаз", які, відповідно до чинного законодавства України, обов'язково повинні використовуватися державними органами та державними компаніями при підписанні документів електронним підписом. 

Таким чином, ДП "ПРОЗОРРО" вже рік підписує зі своїми партнерами  документи в електронному вигляді за допомогою електронного підпису (ЕЦП або КЕП). Це стало першим кроком на шляху до повного переведення зовнішнього документообігу ДП "ПРОЗОРРО" в електронний вигляд та відмови від паперу.

Після набуття чинності Закону України "Про електронні довірчі послуги" в комп'ютерій програмі DEALS з'явилась можливість підписувати документи за допомогою Mobile ID. Компанія "Київстар" в кінці грудня 2018 року запустила в національну комерційну експлуатацію послугу Mobile ID. Завдяки цьому, в DEALS можна підписати документ, використовуючи електронний підпис, який зберігається на відповідній сім-карті з підтримкою Mobile ID. Це дуже зручно, оскільки ваш телефон завжди з вами, і надійно, оскільки крім пароля телефонного Mobile ID захищено ще додатковим паролем.

Що дав Prozorro перехід на електронний документообіг? 

Електронний документообіг в порівнянні з паперовим має значні переваги: 

• компанія отримуєте підписані документи не протягом тижня, а в день їх формування та підписання;
• не доводиться відправляти кур"єра за документами в офіс контрагента; 
• на 90 % скорочуються витрати на створення, зберігання і обробку документів: їх не потрібно роздруковувати та зберігати в паперових архівах;
• зникають витрати на доставку документів;
• можна обмінюватися будь-якими електронними документами з усіма організаціями, підключеними до системи Deals;
• зменшується термін узгодження документів всередині компанії за рахунок зручного механізму узгодження в Deals;
• функція backup убезпечує від ризику втрати документів;
•   забезпечення надійного та захищеного зберігання документів в електронному вигляді.
• Після переходу на ЕДО працювати з документами стає простіше. 

Щоб знайти необхідний документ або провести роботу з узгодження, досить увійти в систему Deals, налаштувати фільтр пошуку і виконати потрібну дію буквально в один клік. При роботі з паперовими документами співробітникам доводилося постійно відстежувати статус документа і при необхідності запитувати копії оригіналів з архіву, чи шукати його в контрагента, який вчасно не надіслав підписаний екземпляр. Зараз все впорядковано і знаходиться в електронному вигляді в одній системі. Завдяки повідомленням, що надходять на електронну пошту, можна оперативно отримати інформацію, що в Deals завантажено новий документ, ознайомитися з ним, узгодити і підписати його.

Крім того перехід на електронний документообіг свідчить про слідування компанією глобальним цілям сталого розвитку, затвердженим ООН. Адже відмова від використання  паперу навіть невеличкою компанією може зберегти за рік як мінімум десяток дерев.

"Такий клієнт як ДП "ПРОЗОРРО" є дуже важливий для нас, оскільки його перехід на електронний документообіг свідчить про те, що держава готова змінюватися і нести цифрову трансформацію в маси, починаючи з себе. Перехід держпідприємства на юридично значущий документообіг з контрагентами сприятливо відіб'ється на робочих процесах та ефективності співпраці з партнерами "ПРОЗОРРО". Ми доклали всіх зусиль для оперативної реалізації проекту за всіма вимогами чинного законодавства України. Вже зараз бачимо позитивний ефект переходу на цифрову взаємодію", — відзначив директор IT компанії "Інтекресі Ділз"Олександр Вернигора.

Варто сказати, що, відповідно до чинного українського законодавства, електронні документи, підписані за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП) мають таку ж юридичну силу, що й паперові документи, підписані власноручним  уповноваженої особи. Тому вже сьогодні державні компанії та приватний бізнес можуть сміливо переходити на електронний документообіг та користуватися його перевагами.

ДОВІДКА

Система електронного документообігу DEALS створена на платформі UnityBase, яка гарантує захист та безпеку зберігання інформації. В рамках  UnityBase  використовуються підходи та рішення у сфері безпеки, які відповідають вимогам НД ТЗІ 2.5-004-99 "Критерії оцінки захищеності інформації в комп"ютерних системах від несанкціонованого доступу", що підтверджено відповідним експертним висновком. 

На UnityBase працює низка українських державних реєстрів, а також система внутрішнього електронного документообігу  Megapolis.DocNet, якою вже багато років користуються органи державної влади та органи місцевого самоврядування України.