Як отримати і для чого потрібен електронний підпис в Україні

Електронний підпис дозволяє фізичним та юридичним особам обмінюватися електронними документами. Тобто економить час та ресурси, витрачені на документообіг як всередині організації, так і з контрагентами. Адже більше немає потреби друкувати документи та передавати їх особисто або ж поштою. Зменшується також час на погодження певного рішення або ж вчинення дії, яка потребує підпису уповноваженої особи.

Крім того, наявність електронного цифрового підпису дає можливість подавати звітність до податкової інспекції, пенсійного фонду або до інших державних органів, подавати податкові декларації онлайн, в електронному вигляді декларувати доходи посадовим особам, підписувати електронні петиції.

Що таке електронний цифровий підпис

Відповідно до законодавства варто розрізняти два поняття — електронний підпис та електронний цифровий підпис.

Перший ототожнюється із аналогом власноручного підпису. Це будь-яке відтворення підпису, за яким можна встановити, що документ в електронній формі підписала саме конкретна людина.

А ЕЦП — це вид електронного підпису, отриманий в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних. Такий підпис накладається за допомогою особистого ключа і перевіряється відкритим ключем.

Як отримати електронний підпис чи ЕЦП

Електронний підпис користувача виглядає так само, як і його звичайний на будь-який паперових документах. Або ж функцію підпису може виконувати умовне позначення, написане спеціальним шрифтом, який імітує написання "від руки" на листі віртуального документу.

Як це відбувається? Спочатку потрібно зареєструватися у провайдера послуги електронного підпису. Сервісів доволі багато і можливості вони пропонують різні. Тому просто необхідно знайти зручний для себе, який відповідатиме вподобанням щодо платіжної політики та зареєструватись. Зазвичай реєстрація стандартна: потрібно надати своє прізвище та ім'я, електронну пошту, створити власний пароль.

Створити підпис також просто. Сервіс запропонує ввести графічне зображення підпису власноруч (через курсор або інший маніпулятор), особливо вдало зобразити підпис вийде за допомогою сенсорної поверхні. В іншому випадку можна просто ввести своє ім'я та прізвище і система підбере спеціальний шрифт із завитками та іншими каліграфічними особливостями, ніби цей підпис дійсно відтворений власноруч. Після цього підпис закріплюється за користувачем в системі і готовий до використання.

Електронний цифровий підпис в свою чергу можна оформити безкоштовно в Акредитованому центрі сертифікації ключів при фіскальній службі (АЦСК) або ж за гроші (близько 100-200 грн) в будь-якій іншій уповноваженій організації.

Процедура реєстрації ЕЦП є різною для фізичних осіб, фізосіб-підприємців, самозайнятих осіб, юросіб, їх філій та представництв, органів держвлади і так далі. Для прикладу, щоб отримати електронний цифровий підпис фізичній особі потрібно надати копію паспорта, копію картки платника податків, а також реєстраційну картку зі згодою на обробку персональних даних.

Чи є електронний підпис надійним

У використанні електронного підпису надважливою є впевненість у тому, що він був введений безпосередньо власником. Тому використання такого підпису відбувається під пасивним наглядом провайдера, який надає послугу.

Аби скористатись електронним підписом, користувач завантажує документ на сайт провайдера, накладає свій підпис та надсилає його на електронну адресу другого контрагента. В свою чергу інший користувач може продивитись інформацію про те, ким він був підписаний, і також додати свій підпис. Згодом у кожного з користувачів буде відображатись підписаний документ з інформацією про осіб, які його підписали.

Особливістю такої технології є те, що користувачі повинні зареєструватись в одного провайдера електронного підпису. А верифікація справжності підпису, по суті, відбувається виключно за адресою електронної пошти й іншими додатковими даними. Система дійсно перевіряє, чи належать користувачеві ідентифікатори, які він надав при реєстрації. За такої моделі на сервері постачальника послуги зберігаються усі копії з електронними підписами осіб, які отримали доступ до документу.

Якщо ж вам потрібен більш захищений варіант, з опцією шифрування даних, відносно яких відбуваються процеси передачі документів та іншої важливої інформації через сумнівні канали зв'язку, та із більшим відсотком захищеності, ваш вибір — електронний цифровий підпис. ЕЦП має більше ступенів захисту для забезпечення кібербезпеки у питаннях конфіденційності, цілісності і доступності під час користування комп'ютерами та комп'ютерними мережами для діловодства.

Ця стаття була написана як частина спільного проекту Центру розвитку інновацій НаУКМА та Програми EGAP щодо серії публікацій про е-демократію в Україні