Дуже часто можна побачити, як великі корпорації або навіть групи компаній всеукраїнського масштабу з найпередовішими технологіями у виробництві ведуть управлінський облік у відокремлених файлах, у різних підрозділах відповідно до конкретних короткострокових потреб різних рівнів користувачів, часто така інформація не консолідується і так і залишається "жити" своїм окремим життям, далеко від передового виробництва та власників.
Така ситуація найчастіше зумовлена історичним характером формування інформаційних потреб, відсутністю практичного досвіду впровадження повноцінного обліку з нуля, а також неусвідомлення масштабу проблем, які можуть виникнути, особливо під час зростанні бізнесу.
Аналізуючи реалії українських підприємств, можна виділити наступні характеристики практик ведення управлінського обліку та проблеми, до яких вони призводять:
- Відсутність узгодженої та затвердженої облікової політики з управлінського обліку, а також відповідальних за її дотримання осіб зустрічається мало не в кожній компанії, адже такі норми, на відміну від бухгалтерського обліку, не є обов'язковими та законодавчо не врегульовані. Як наслідок — немає методології, немає відповідальних, немає результатів.
- Відсутність подвійного запису призводить до неможливості створення повноцінного пакету управлінської фінансової звітності з наскрізним аналізом статей балансу, доходів та витрат, руху грошових коштів, а також операцій з влиття або вилучення капіталу. Поширеною проблемою багатьох підприємств є те, що предметом глибокого аналізу виступають здебільшого доходи та витрати, з повним або частковим ігноруванням статей балансу. Особливо болючим при цьому є недостатній або неякісний аналіз робочого капіталу, відсутність аналізу та планування ліквідної позиції, планування покриття касових розривів, що в довгостроковій перспективі може призвести до значних проблем з ліквідністю, аж до банкрутства.
- Ведення обліку доходів та витрат на основі касового методу, відповідно до якого відбувається прирівнювання обліку доходів та витрат до обліку руху грошових коштів є надзвичайно розповсюдженою ситуацією, яка призводить до суттєвого викривлення фінансових результатів, особливо у матеріаломістких виробництвах, а також до відсутності або недостатності контролю за ресурсами. Така ситуація також дуже небезпечна у бізнесах, які працюють на умовах передплати, коли отримані передплати прирівнюються до доходів. При такому неправильному трактуванні отримані кошти можуть вилучатися власниками як прибуток та значно погіршувати фінансовий стан підприємства.
- Відсутність автоматизації управлінського обліку або його ведення засобами MS Excel призводить до значної ймовірності ризику втрати цілісності інформації, ручних помилок або навмисного виправлення чи спотворення даних.
- Вибіркове включення показників до управлінського обліку є наслідком всіх попередніх характеристик та зазвичай має історичний характер виникнення. Вибірковий підхід є надзвичайно небезпечним, адже він передбачає аналіз та як результат прийняття управлінських рішень на основі неповної інформації, і як наслідок, ймовірності прийняти хибне рішення.
- Відсутність бюджетування та прогнозування зазвичай призводить до неготовності підприємств до змін у зовнішньому та внутрішньому середовищі, неспроможності якісно оцінити результати діяльності, а також додає хаотичності та спонтанності у життя управлінців.
- Включення до системи показників результатів діяльності бізнесу тільки кількісних, без урахування якісних, нефінансових показників призводить до однобокості аналізу, ризику утворення хибних суджень та висновків.
Всі проблеми, що зазначені вище, красномовно вказують на необхідність впровадження та автоматизації системи повноцінного управлінського обліку, який би відповідав усім викликам та потребам сучасного бізнесу.
Така система щонайменше повинна бути побудована на наступних правилах:
По-перше, управлінський облік, як і бухгалтерський, повинен бути побудований на принципі подвійного запису відповідно до затвердженої облікової політики, завдяки чому буде забезпечена повнота фінансової інформації, яку в подальшому можна деталізувати настільки глибоко, наскільки це потрібно.
По-друге, до системи управлінського обліку повинні включатись як мінімум такі напрямки як: планування та бюджетування, оперативний облік, система фінансових та нефінансових показників аналізу результатів діяльності та план-фактний аналіз.
По-третє, незважаючи на відсутність регламентації та обов'язковості, управлінський облік повинен бути автоматизованим. У сучасних реаліях існує безліч інструментів, за допомогою яких можна не тільки повністю задовольнити всі управлінські потреби, а й значно підвищити якість інформації, а тим самим і ефективність управлінських рішень, які на базі такої інформації приймаються.
Професійні консультанти, що мають глибокий практичний досвід у розробці, впровадженні та автоматизації систем управлінського обліку у різних сферах діяльності, можуть суттєво допомогти, додати якості у кінцевий результат, а також значно скоротити сам процес побудови.
І наостанок хочеться зазначити, що для отримання хороших результатів вкладати ресурси потрібно як у сучасні технології виробництва, розвиток та навчання персоналу, так і у автоматизацію облікових, аналітичних процесів та процес складання звітності, так як саме синергія цих факторів дійсно приведе український бізнес до рівня світових компаній, до якого ми всі так прагнемо.
