По-перше, печатка підприємства або фізичної особи-підприємця втрачає свій юридичний статус. Наявність або відсутність печатки на документі більше не створюватиме жодних юридичних наслідків.
Втрата юридичної сили не означатиме заборону на використання печаток. Підприємці, як і раніше, зможуть використовувати печатки, проте з юридичної точки зору, відбиток печатки виконуватиме виключно декоративну функцію.
Разом з тим слід пам'ятати, що законодавчі зміни не торкнулися статусу печаток осіб, які не вважаються суб'єктами господарювання (наприклад, органи державної влади та місцевого самоврядування, нотаріуси, арбітражні керуючі тощо). Тому ці особи продовжують використовувати печатки без будь-яких змін.
По-друге, жоден державний орган або орган місцевого самоврядування не зможе вимагати наявності печатки підприємства (або підприємця) на документі, який подається такому органу. Це стосується навіть тих випадків, коли наявність відбитку печатки обумовлена підзаконним актом (наприклад, постановою КМУ).
По-третє, у випадку, якщо який-небудь чиновник органу державної влади або місцевого самоврядування все-таки вимагатиме від підприємства або підприємця проставити відбиток печатки, такий чиновник нестиме адміністративну відповідальність — штраф від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів громадян. Накласти штраф зможе Державна регуляторна служба України.
По-четверте, буде чітко врегульовано процедуру засвідчення копій документів, які подаються підприємствами та підприємцями до державних органів та органів місцевого самоврядування. З моменту вступу закону у силу для засвідчення копії документа достатньо буде проставити на такій копії підпис керівника підприємства або підпис підприємця. Нотаріально засвідчені копії можуть вимагатися лише у випадку, якщо це встановлено на рівні закону, що трапляється вкрай рідко.
Скасування вимоги наявності печатки переносить фокус уваги на підпис особи, проставлений на документі. Однак, на жаль, підпис у якості ідентифікатора особи-підписанта, є не набагато кращим за печатку.
Фактично правове регулювання підпису в Україні відсутнє, а сам він базується виключно на традиціях. Чи обов'язково людині мати підпис? Яким критеріям такий підпис має відповідати: можуть це бути літери, знаки, малюнки? Якого розміру та направленості? Як часто підпис можна змінювати? Яку максимальну кількість підписів може мати людина? Чи може підпис проставлятися іншим засобом, окрім ручки?
Невизначеність відповідей на ці запитання приводить до висновку, що головна роль підпису — не стільки ідентифікувати особу, яка підписала документ (хоча часто це цілком можливо), скільки підтвердити те, що особа, яка підписала документ, погодилася зі змістом документу і наданням йому юридичного значення.
Як захиститися від обману, шахрайства та рейдерства без печатки?
По-перше, у випадку укладення важливих договорів вимагайте підписання договору вашим контрагентом у вашій присутності (краще навіть у присутності ще кількох свідків).
По-друге, підписи на особливо важливих договорах варто посвідчувати нотаріально. Зараз на розгляді Президента України перебуває ініційований урядом проект указу, який скасовує мінімальну вартість послуг приватних нотаріусів (1% від ціни договору), а тому, сподіваємось, що такий спосіб захисту стане менш витратним для бізнесу.
По-третє, слід уважно вивчати дані Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Вказаний реєстр є у вільному доступі в мережі Інтернет і у ньому можна легко знайти інформацію про те, хто саме має право підписувати документи від імені підприємства (вчиняти правочини) та які обмеження встановлені такій особі.
Корисно оглянути дані реєстру не тільки щодо вашого контрагента, але і щодо вашого підприємства — наскільки детально прописані обмеження (якщо вони є) на вчинення правочинів від імені підприємства виконавчими органами такого підприємства.
По-четверте, у випадку, якщо підписання документів у присутності контрагента неможливе, варто ширше використовувати і навіть подекуди дублювати паперові документи електронними документами, підписаними електронно-цифровим підписом.
Чого точно не слід очікувати?
Того, що 20 липня 2017 року усі печатки підприємців виявляться на смітнику, а документи буть оформлятися виключно підписами. Old habits die hard.
Проте чим раніше це станеться, а бізнес адаптується до нових реалій та бізнес-процесів, тим менше проблем виникатиме як у такого бізнесу, так і у державних органів та установ.