Как наладить эффективную связь: советы для МСБ

Современные цифровые технологии помогут организовать связь в офисе с минимальными затратами усилий и средств. А виртуальные и облачные решения еще больше упростят решение задачи по организации офисной телефонии
Мы продолжаем сражаться с оккупантом на информационном фронте, предоставляя исключительно проверенную информацию и аналитику.
Война лишила нас возможности зарабатывать, просим Вашей поддержки.
Поддержать delo.ua

Для организации связи в офисе можно использовать классическую схему — подключение одного или нескольких отдельных телефонов, каждого со своим номером. Этот способ — хорошее решение только для тех компаний, которым необходимо два-три номера. Например, небольшой магазин или компания, не занимающаяся непосредственными продажами, может обойтись и классической схемой подключения. Для более крупной компании либо той, которой приходится обрабатывать значительное количество входящих и исходящих звонков, такой вариант не подойдет. Это просто дорого.

Мини-АТС: связь за доступные деньги

Вместо кучи телефонов можно установить мини-АТС. Это телефонная станция, соединяющая подключенных к ней абонентов как с внешними телефонными сетями, так и между собой. Они позволяют распределить небольшое количество внешних линий между большим количеством сотрудников. А это означает, что одним внешним номером смогут пользоваться сразу много сотрудников — например, обрабатывать поступающие входящие звонки. Чаще всего при использовании мини-АТС внутренние звонки будут бесплатны, а стоимость внешней связи будет гораздо дешевле, чем при установке отдельных телефонных линий.

Главное отличие мини-АТС от обычных — они обслуживают до нескольких сотен номеров, умеют распределять вызовы между несколькими абонентами, обеспечивать практически постоянную связь.

Уходим в облако

Чтобы начать использовать мини-АТС, не обязательно покупать оборудование и устанавливать его в своем офисе. Это сложно, сравнительно дорого и хлопотно. Все чаще телекоммуникационные компании предлагают новую для рынка услугу виртуальной АТС. Что значит "виртуальная"? Оборудование будет находиться не в офисе клиента, а у провайдера услуги. И не нужно будет тратиться на его обслуживание. Все данные об использовании виртуальной АТС будут доступны в "облаке", а клиенты получат доступ к интерфейсу управления своей АТС через браузер с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон). Поэтому такие АТС еще называют облачными. Одно из главных преимуществ облачных сервисов состоит в том, что клиент платит только за фактически используемые мощности, которые выделяются по мере роста и масштабирования бизнеса. Эта характеристика также справедлива и для облачных виртуальных АТС. Даже для небольших компаний облачная виртуальная АТС будет доступной, а в условиях роста бизнеса масштабировать ее можно будет очень легко.

Виртуальная облачная АТС — это самое современное на сегодня решение для организации связи в офисе. Она позволяет получить все преимущества мини-АТС, но только за еще более доступную плату. У нее есть целый ряд преимуществ по сравнению с традиционными мини-АТС.

Эта услуга не привязана к конкретному адресу. Компания может переезжать в пределах города, сохраняя свои фиксированные телефонные номера. А при использовании негеографической нумерации — в пределах Украины. Облачные мобильные АТС умеют соединить в одну систему и стационарную, и мобильную связь, построив единую систему нумерации. В некоторых случаях облачная АТС позволяет принимать звонки с веб-сайта. Ряд провайдеров облачных АТС предлагают API-интерфейсы для связи с другими сервисами.

Что умеют виртуальные АТС

Главное отличие виртуальных АТС от обычных в том, что они обслуживают до нескольких сотен номеров, умеют распределять вызовы между несколькими абонентами, обеспечивать практически постоянную связь.

Облачная АТС может распределять звонки по группам, переводить входящие звонки на нужного абонента, дожидаться на линии. А еще она избавит клиента от необходимости перезванивать повторно либо перенаправит звонок на другого специалиста. Некоторые виртуальные АТС могут обеспечить конференц-связь, персональную голосовую почту, переключение звонков в нерабочее время на автоответчик или на мобильные телефоны. А еще можно делать детальную статистику звонков, записывать их и воспроизводить.

Виртуальная облачная АТС в дополнение к этому позволяет управлять всей системой связи через веб — достаточно лишь компьютера с подключением к интернету, чтобы произвести все необходимые настройки. Более того, вся статистика использования облачной АТС тоже будет доступна из любой точки мира через браузер.

Начальные возможности мини-АТС — от 3 внешних и 8 внутренних линий, но обычно не более 100-200 внутренних номеров. При выборе облачных решений количество номеров, обслуживаемых мини-АТС, не ограничено ничем — от 2-3 до сотен и тысяч, все зависит от потребностей клиента.

Облачная АТС позволяет настраивать "черные" и "белые" списки как для отдельного телефона, так и для всех подключенных к ней устройств, причем добавлять номера часто можно и по маскам (шаблонам) номеров.

Предложения и цены украинского рынка

В Украине создание облачной виртуальной АТС предлагают крупные телекоммуникационные операторы.

У лидера телеком-рынка компании "Киевстар" есть услуга "Виртуальная мобильная АТС". Услуга позволяет за 15-20 минут развернуть полноценный контакт-центр или отдел продаж — все входящие вызовы на единый номер компании (городской или мобильный — не важно) автоматически, вручную или с помощью интерактивного голосового меню (IVR) будут распределяться между менеджерами или продавцами и отображаться в онлайн-статистике вызовов.

Поскольку клиент сам управляет "Виртуальной мобильной АТС" через сайт, он может сам добавлять новых сотрудников. Также с помощью сервиса можно управлять затратами на телекоммуникационные сервисы — ограничивать звонки за рубеж или на мобильные номера, анализировать количество исходящих звонков из офиса. В компании позиционируют свой сервис как инструмент увеличения продаж и повышения эффективности рекламы клиента. "Телеком — это не только мобильная и фиксированная связь или интернет. Это решения для повышения эффективности бизнеса", — говорит Евгений Кражан, директор по развитию бизнеса на корпоративном рынке "Киевстар".

Облачную АТС предлагают также такие компании, как оператор IP-телефонии Zadarma, Tenet, компания "Фонет", Binotel и др. Стоимость обслуживания одного номера в месяц стартует с 5-6 грн (за сокращенный номер) до 15-20 грн (за номер с поддержкой онлайн-управления, блокирования звонков и просмотра статистики). К этим затратам нужно еще учесть стоимость подключения самой услуги — от 1 тыс. грн. Внутренние звонки на короткие корпоративные номера чаще всего в виртуальных АТС не тарифицируются.

Использование облачных виртуальных АТС выгодно не только по причине экономии, например, на инвестициях в оборудование. Облачные сервисы предлагают онлайн-доступ к управлению мини-АТС и к статистике ее использования. Это означает, что даже в удаленном режиме можно будет добавить новых операторов или абонентов, просмотреть статистику звонков либо изменить голосовое меню для клиентов.