Отказались от офиса: чему научить сотрудников, чтобы "дистанционка" была более эффективна?

Ровно год назад большинство из нас впервые узнало, что такое дистанционная работа. Конечно, тогда мы все надеялись, что пандемия и связанные с ней ограничения скоро закончатся, но к новогодним праздникам даже самые закоренелые оптимисты нехотя признали, что полного возврата к прежней жизни уже не будет никогда.

За этот год мы очень много узнали — о себе самих, о своих близких, о коллегах и партнерах. Многие руководители убедились, что их люди способны эффективно работать в условиях отсутствия постоянного контроля. А многие сотрудники — что когда ты сам себе контролер, то работать зачастую приходится гораздо больше, чем в условиях офиса.

Лично мне этот год открыл интересное изменение в поведении организаций. Если вспомнить предыдущие глобальные кризисы (2008-2009 или 1998-1999), которые были вызваны преимущественно накопившимися противоречиями в финансовых системах, то тогда организации реагировали на возникающие вызовы в основном консервативно: резко минимизировали расходы, замораживали или полностью останавливали инвестиции и так далее — как правило, в первую очередь "под нож" шли бюджеты на обучение и развитие персонала, а за ними маркетинговые бюджеты.

Нынешний же кризис имеет совершенно другую природу — кардинально меняются условия работы, формат взаимодействия участников рынка. "Резать" в таких условиях бюджеты — путь в никуда. Наоборот, многие организации очень быстро поняли, что необходимо перераспределить и даже нарастить инвестиции, направив их на скорейшее получение/совершенствование технологий и на немедленное развитие у сотрудников и руководителей новых компетенций, позволяющих эффективно работать в режиме онлайн.

Какие же компетенции необходимо развивать у сотрудников, чтобы они оставались эффективными в условиях дистанционной работы?

ПЕРСОНАЛЬНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Безусловно, первое, что приходит на ум — это персональная эффективность, или то, что мы привыкли обозначать понятием "управление временем и задачами". На самом деле, управлять временем могут лишь волшебники в сказках. Управлять задачами мы тоже не всегда можем, поскольку значительная часть их приходит к нам извне (от других людей), и степень нашего влияния на эти задачи может быть весьма ограничена. А вот чем могут и должны управлять сотрудники — своей эффективностью, распределением своих ресурсов. 

Перво-наперво, сотрудников необходимо познакомить с принципами продуктивности. Их всего четыре (завершенность, фокус, системность и гибкость), но в условиях дистанционной работы их значимость возрастает многократно: увеличивается количество посторонних раздражителей и соблазн увлечься "многозадачностью", что всегда приводит к снижению продуктивности. Знание принципов продуктивности поможет сотрудникам противостоять этим раздражителям и соблазнам.

Во-вторых, нужно научить людей правильно организовать свое рабочее место(стационарное или мобильное) в условиях дистанционной работы. Важность этого навыка очевидна не всем, однако он позволяет значительно снизить потерю времени (на поиск чего-то необходимого) и связанного с этим стресса.

В-третьих, в условиях вынужденной самостоятельности сотрудникам остро необходимы навыки самодисциплины и планирования, которые позволят им эффективно справляться с потоком поступающих задач: правильно приоритизировать и рационально расходовать свои ресурсы.

В условиях дистанционной работы вопрос персональной эффективности существенно обостряется, поэтому данная тема в обучении чрезвычайно актуальна. Вместе с тем, как бы странно это ни звучало, не эта тема становится самой острой. На самом деле, в условиях дистанционной работы в первую очередь страдает 

КОММУНИКАЦИЯ

Об этом говорят как наши клиенты, так и показывает наш собственный опыт. Проблемы коммуникации многослойны и требуют разностороннего подхода. 

Основы эффективной коммуникации

Львиная доля общения с клиентами/партнерами/коллегами происходит в письменном и телефонном режиме — естественным образом "выпадает" визуальный канал, а ведь он, как известно, обеспечивает до 55% эффективности коммуникации. Казалось бы, все мы десятки раз слышали об этом на тренингах, но, к сожалению, даже при использовании технических инструментов с функцией видеосвязи большинство людей просто не включают видеокамеры своих компьютеров и телефонов. Не так давно я с удивлением узнал, что одна очень серьезная и очень уважаемая государственная организация закрепила в официальной политике коммуникацию без видеосвязи — чтобы не расходовать слишком много интернет-трафика… Поэтому необходимо снова и снова вырабатывать у людей (причем на всех организационных уровнях):

- понимание важности каналов коммуникации

- навыки активного слушания,

- навыки постановки вопросов. 

В противном случае возникает множество вольных трактовок передаваемой информации, что неизбежно приводит к недопониманию, конфликтам и общей потере эффективности.

Ассертивность

Еще один немаловажный аспект коммуникации — ее эмоциональный окрас. Непривычные условия работы, дистанция от коллег и руководителей, неупорядоченное взаимодействие, наличие множества посторонних раздражителей (низкое качество интернет подключения, соседство с членами семьи и так далее) — все эти факторы нарушают эмоциональную стабильность сотрудников и стимулируют проявления неэффективного поведения (агрессивного или пассивного). В таких условиях сотрудников важно познакомить с понятием ассертивной коммуникации и научить их пользоваться основными инструментами ассертивности — такими, например, как "я-сообщения".

Учет психологических особенностей

В условиях физической удаленности сотрудников от своих коллег, руководителя, клиентов, партнеров меняется восприятие ими происходящих событий, обостряются существующие сомнения и опасения, люди зачастую становятся подозрительными, ранимыми или впадают в апатию. Преодолеть такие состояния поможет повышение осведомленности о психологических корнях собственного поведения и окружающих людей. Наш опыт подсказывает, что обучение основам типологии личности и построенным на их основе моделям взаимодействия с людьми существенно повышает как индивидуальную эффективность сотрудников, так и командную эффективность, и не случайно мы наблюдаем сейчас в своей клиентской базе рост спроса на программы подобного рода.

ЛИДЕРСТВО

Все перечисленные выше темы будут полезны широкому кругу сотрудников, на любом организационном уровне. Однако начинать нужно не с них, а с той "головы", которая, как известно, определяет аромат всей рыбы.

Эффективность работающих дистанционно сотрудников в первую очередь зависит от того, насколько быстро и эффективно руководитель может адаптировать стандартные процессы управления и взаимодействия к новым условиям. Ведь это руководитель определяет каналы коммуникации и сотрудничества, задает тон, создает необходимую атмосферу и зачастую становится основным, если не единственным, источником информации для сотрудников — то есть, формирует условия, необходимые для их эффективной работы. Кроме того, обучение сотрудников не даст эффекта, если после такого обучения они не получат должной поддержки от руководителя, и именно поэтому с руководителей нужно начинать.

Помимо обозначенной выше проблематики, есть две темы, которые являются критически важными для руководителя в условиях дистанционной работы: мотивация и лидерские рутины.

Мотивация

В важности мотивации никого убеждать не нужно. Однако далеко не все руководители могут похвастаться глубоким пониманием природы мотивации людей вообще и своих сотрудников в частности. Скажу больше — очень немногие имеют четкое представление о своей собственной мотивации. Это происходит потому, что мотивация — предмет сложный, и ни одна из существующих теорий не дает исчерпывающих ответов на весь спектр возникающих вопросов. А с переключением на дистанционную работу все только усложняется — меняется приоритетность мотивирующих факторов: то, что было важным вчера, сегодня кажется незначительным, и наоборот.

Поэтому чрезвычайно важно посвятить руководителей в различные аспекты этой сложной темы и познакомить их с современными взглядами на предмет — такими, как, например, нейромотивация или Мотивация 3.0.

Лидерские рутины

Эта тема довольно тесно связана и с мотивацией, и с коммуникацией. Напомню, что под лидерскими рутинами мы понимаем комплекс регулярно повторяющихся активностей (встречи, собрания, совещания), которые проводит руководитель со своими подчиненными индивидуально или в командном режиме. Такие активности, проводимые регулярно (ежедневно / еженедельно / ежемесячно и так далее), являют собой, во-первых, основной инструмент коммуникации в команде. А во-вторых (и это не шутка), представляют собой мощный инструмент мотивации. 

Дело в том, что с точки зрения нейромотивации (а это на сегодняшний день самый современный взгляд на мотивацию, к тому же подкрепленный научными исследованиями), одним из важнейших факторов, помогающих нашему мозгу оставаться в мотивированном состоянии, является определенность: чем больше определенности в жизни сотрудников, тем легче им оставаться мотивированными, и наоборот. Когда мы все отправились из офисов работать домой, степень неопределенности в нашей жизни резко повысилась. Регулярные встречи / собрания / совещания (пусть даже и в режиме онлайн) помогают восстановить баланс определенности — я знаю, когда будет следующее совещание, какого рода вопросы там будут обсуждаться, каких результатов ожидать и так далее, — и, соответственно, оставаться мотивированным.

Еще один важный фактор с точки зрения нейромотивации — это связанность (ощущение общности с другими людьми). С уходом из офиса мы потеряли важную часть своей жизни и профессиональной деятельности — все эти разговоры у кофеварки, походы с коллегами на обед или на пиво после работы и так далее. Человек — существо социальное, образовавшийся социальный вакуум необходимо чем-то заполнять, и в этом тоже могут помочь лидерские рутины.

Принимая во внимание лишь эти два фактора (в реальности их больше), несложно понять, насколько важны лидерские рутины для сохранения эффективности сотрудников, особенно в условиях дистанционной работы. Осуществлять эти рутины эффективно нелегко и в обычной жизни, а в формате онлайн — тем более. По нашему опыту как собственного взаимодействия в команде, так и сотрудничества с клиентами, именно эта компетенция руководителя зачастую становится определяющей успешность или неуспешность команды, работающей дистанционно.

ИТОГИ

Таким образом, прошедший год работы в дистанционном режиме показал, что наиболее актуальными и востребованными темами обучения, призванного обеспечить сохранение и дальнейший рост эффективности работы сотрудников, являются:

• для руководителей разных звеньев — мотивация сотрудников и лидерские рутины;
• для широкого круга сотрудников — персональная эффективность, основы коммуникации, ассертивность и взаимодействие с учетом психотипов.

Многие организации уже уделили и продолжают уделять этим темам серьезное внимание. Но и сейчас начать еще не поздно. Главное — помните: мир, каким мы его знали, год назад подошел к концу… и Бог с ним!