Почему бизнесу стоит переходить на электронный документооборот

Вместо бумаги — компьютерные файлы. Вместо мокрой печати и росчерка ручкой — электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Вместо стеллажей с папками — облачное хранилище файлов. Для одних предпринимателей идея электронного документооборота вместо бумажного выглядит как мечта из будущего, для других — как тихий неизведанный ужас, которого лучше сторониться. Предлагаю развенчать шесть самых популярных страхов перед электронным документооборотом.

Страх 1. Компьютеры заразятся вирусом

Кибератака вирусом Petya.A, который летом распространился через популярную бухгалтерскую программу документооборота, питает этот страх. Бухгалтера опасаются, что использовать сервисы электронного документооборота теперь рискованно.

Не страшно, потому что

Напротив, вероятность распространения вирусов через облачные системы близка к нулю. Облачные программы электронного документооборота не устанавливаются на компьютер, а значит не имеют доступа к файлам на нем. Облачный сервис работает через браузер, а все документы хранятся в облаке. Таким образом документы полностью защищены.

Страх 2. Документы пропадут

Если документы не находятся под рукой в печатном виде или хотя бы на личном компьютере — они могут потеряться или попасть в руки посторонним.

Не страшно, потому что

На самом деле хранение документов в облаке — одно из самых безопасных и надежных из ныне существующих. Никто из сторонних лиц не может удалить, испортить и даже получить доступ к файлам. Как привало, к документам, которыми обмениваются, имеет доступ только лица, прошедшие проверку по ЭЦП, которые загрузили или подписывали файлы. Бесследно исчезнуть документы, загруженные через сервис, тоже не могут, поскольку распределенно хранятся "в облаке". Гораздо опаснее как раз хранить документы под рукой или на компьютере.

Страх 3. Не сможем пройти налоговую проверку

Государственная фискальная службы (ГФСУ) принимает к рассмотрению исключительно документы в бумажном виде с мокрой печатью и подписью от руки. Остальное — незаконно.

Не страшно, потому что

Электронная налоговая проверка уже предусмотрена  75-й статьей  Налогового Кодекса Украины. Сейчас разрабатывается сама процедура. В  Законе Украины №1982-VIII  говорится, что документ не может быть признан недействительным из-за отсутствия мокрой печати. Из Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" убрали формулировку о необходимости подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции — теперь, согласно  статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы. А они могут быть и электронными.

Страх 4. Все это слишком сложно

Ведение электронного документооборота требует специфических навыков, люди не смогут быстро перестроится.

Не страшно, потому что

Новый персонал вам точно не понадобится. Как, впрочем, и длительное обучение. Как показывает практика, электронному документообороту не нужно обучать. Достаточно показать и рассказать, как это работает. Благодаря современным сервисам перевести компанию на электронный документооборот можно за считанные часы и тут же начать его использовать. Достаточно только зарегистрировать компанию на сервисе и проинформировать партнеров о вашем желании обмениваться электронными документами. Подписать-отправить документ — секундное дело.

Страх 5. Почти никто в Украине не пользуется электронными документами сейчас

Сервисы электронного документооборота — суперпрогрессивная технология будущего, а сейчас все работаю по страринке.

Не страшно, потому что

Действительно, говорить о повсеместном использовании электронного документооборота преждевременно. Но его уже практикуют многие компании, в том числе и государственные (например, Укрпочта, Укрзализныця).

Страх 6. Это лишние расходы

Не понятно, зачем тратить деньги на необязательные сервисы, если все и так отлично работает

Не страшно, потому что

Это не расходы, в значительная экономия денег. При чем сразу, уже с первого месяца использования. Для сравнения: стоимость подготовки и отправки одного физического документа — около 10 гривен, максимальная цена электронного — 2 гривны. На больших объемах, можно сэкономить десятки тысяч гривен в месяц.