- Тип
- Эксклюзив
- Категория
- Бизнес
- Дата публикации
Как заставить поставщика выполнять условия договора — опыт замглавы "Укрпошты"
В июле прошлого года государственная "Укрпошта"получила нового избранного на конкурсе главу Игоря Смелянского. Тогда новый руководитель заявил, что его цель в течение следующих 3-5 лет увеличить годовую выручку компании со $175 млн до $1 млрд.
С осени прошлого года Смелянский начал формировать новую управленческую команду. Одним из его заместителей стал Александр Наход, который до этого руководил ГП "Прозорро", где занимался разработкой и администрированием системы публичных закупок. Delo.UA решило узнать у него, как за год поменялись закупки "Укрпошты", удалось ли побороть старые схемы и привлечь абсолютно новые компании-участники к гостендерам.
Недавно большой резонанс вызвал вопрос получения "Укрпоштой" лицензии на поставку природного газа. Зачем вам это?
Это операционное решение: нужно отапливать сотни объектов по всей стране, и мы посчитали, что дешевле и надежнее будет купить необходимое количество газа до начала сезона, закачать в хранилище и дальше использовать всю зиму по мере необходимости. Для этого нужна лицензия. Ее мы уже получили, тендер на закупку газа провели, сейчас оформляем договор поставки. Надеемся, что в условиях постоянного роста цен нам удастся не только сэкономить несколько миллионов гривень, но и гарантированно обеспечить теплом все наши отделения, офисы и центры сортировки.
Поговорим о закупках. Не секрет, что нечестные чиновники зарабатывали на них в течение многих лет. Обнаружили ли какие-либо схемы на тендерах "Укрпошты" при предыдущих руководителях?
Приведу только три факта. Игорь Смелянский и Александр Чернявский (замгендиректора по финансовым вопросам ПАТ "Укрпошта" — ред.), которые начали работать летом прошлого года, за три месяца до моего появления, провели мониторинг всех действующих в компании договоров, а также тех процедур, которые находились на стадии завершения.
В большинстве случаев действующие поставщики, не дожидаясь новых торгов, согласились снизить цены на 10-15%.
То есть стоимость была изначально завышена и с этим практически никто не спорил.
Второй момент: по всем процедурам пришлось менять тендерную документацию, где-то немного, а где-то — кардинально. Раньше она была прописана так, что было понятно, кто придет на торги, кто победит. Проведя в начале 2017-го торги по скорректированным требованиям, мы не только получили большое количество новых участников, но и на 20-40% снижение цен почти по всем основным позициям.
И третий показательный момент: когда я пришел в "Укрпошту" год назад, не было масштабных планов по смене команды, но из 25 человек, которые работали до этого в департаменте, осталось всего двое. Это за два-три месяца. До "Укрпошты" я не работал закупщиком, да и на почте не работал. В ГП "Прозорро" занимался разработкой и администрированием системы, а не непосредственно процессом закупки. Потому был заинтересован, чтобы опытные люди остались. Но с большинством сотрудников службы закупок мы не сошлись по ценностям и профессиональным качествам — они или не умели, или не хотели работать иначе.
Кстати, участники тендеров жалуются на то, что заказчики специально выписывают документацию под конкретную компанию. Многие заказчики в свою очередь оправдываются, мол, чтобы хорошо выписать документацию, нужно быть экспертом. Как вы формулируете свои требования?
Перед закупкой мы приглашаем на встречу компании-поставщиков, которые работают на рынке. Обычно приходит от пяти до двадцати разных компаний. Мы обсуждаем технические требования к предмету закупки, консультируемся, выясняем, что не так прописано в документации. Мы ведь не самые лучшие специалисты в скотче или POS-терминалах, либо же в другом предмете закупки.
Вместе вычищаем техническое задание, чтобы оно было понятно всем поставщикам и никого не дискриминировало, отвечаем на вопросы. Еще одна задача таких встреч — завоевать доверие рынка. Сначала предприниматели если и приходили, то сидели с ироничной улыбкой, но через два-три месяца начали понимать, что это не формальность.
Подавляющее большинство заказчиков как маленьких, так и больших, такую работу не проводят и причины тому разные. Некоторые, например, считают, что не имеют на это права, поскольку отдельные поставщики могут жаловаться, что их не пригласили. Но большинство, мне кажется, просто не хочет ничего менять.
Если смотреть в требования закона, он не ограничивает возможности проведения таких встреч?
До объявления процедуры закон точно никак не ограничивает заказчика. Наоборот, есть некий этап "определения потребности и анализа рынка". Закон предусматривает некоторые ограничения на общение непосредственно в процессе подачи и рассмотрения тендерных предложений. На этих этапах коммуникация должна быть максимально сведена к публичному общению через портал.
Многие заказчики просто отбрасывают любое общение с бизнесом, потому что боятся возможных претензий.
Другие делают это намеренно, если стоит задача сделать так, чтобы победил заранее выбранный поставщик.
Много ли у вас появилось новых поставщиков?
За первые полгода у нас поменялось больше половины компаний-поставщиков. К примеру, мы закупали шпагат, которым завязываются мешки или пакеты. Обратились к поставщику с претензиями по качеству. А он говорит, что вообще-то специализируется на поставках оборудования для атомных станций. Но так получилось, что пять лет назад его попросили поставлять шпагат, на котором он не специализируется, просто покупает и перепродает нам. Мы собрали дистрибьюторов на рынке и выяснили, что условия были выписаны под конкретного поставщика. Внесли изменения, провели честные торги — победил профильный поставщик, цена в результате упала на 40%.
По тем же товарам и услугам, где остались старые поставщики, нашей задачей было добиться качества и диверсификации.
Самая сложная категория — топливо для автотранспорта, сложная из-за нашей географической распределенности.
В прошлом году около 90% всех поставок выполняла компания, у которой всего несколько своих заправок, но очень хорошо отлажена работа с госсектором. Эта компания строила свой бизнес на том, что выигрывала в тендере, опуская цены до нереально низкого уровня. Она качественно готовила документы, вероятно, что не без помощи наших же людей.
Формально оснований отклонить предложение не было. А дальше происходило следующее: сразу после заключения договора компания приходила с требованием поднять цену, угрожая отсутствием поставок и объясняя, что рыночная цена гораздо выше (согласно закону поднимать цену можно, правда, лишь на 10%, и для этого нужно предоставить документальное подтверждение, что на рынке выросли цены — ред.).
В итоге за один месяц цена повышалась несколько раз без каких-либо оснований, а это — явное нарушение.
Но перед угрозой остановки без топлива (а может, по взаимной договоренности) "Укрпошта" раньше на это шла. К сожалению, есть целый ряд поставщиков, которые именно так и работают.
Чтобы уйти от монополизации поставок, была задача их диверсифицировать. Сейчас имеем шесть поставщиков топлива, среди которых — все крупные сети, с большими контрактами и хорошими ценами.
Небольшой бизнес часто жалуется, что в госзакупках могут принимать участие только крупные компании, что заказчики сознательно закупают очень большие объемы, чтобы не допустить конкурентов. Бывают ли в действительности такие ситуации?
Мы, конечно же, не против, чтобы приходили мелкие поставщики. Но если взять опять-таки топливо, возникают вопросы: заправки должны быть возле наших автобаз, которых у нас десятки в каждой области, мы должны быть уверены в качестве, в ритмичности поставок. Поэтому я как закупщик конечно больше настроен на работу с системными сетевыми поставщиками, поскольку уверен, что там единые правила работы сети, большое количество заправок, контролируется качество, процесс отпуска топлива и т. д.
Поэтому по таким закупкам, как топливо, мы стремимся работать с большими и понятными системными сетями.
Хотя это не значит, что мы дисквалифицируем мелкого поставщика — ему просто будет сложно соответствовать всем нашим требованиям. В других же товарных группах, где нет такой привязки к покрытию, критичности по срокам и по надежности, мы максимально расширяем количество компаний-участников, готовы рисковать. Все зависит от категории товара, развитости рынка, и от того, насколько товар является критичным в производственном процессе.
Давайте поговорим о качестве продукции. На ProZorro часто жалуются, что система заставляет заказчика покупать самые дешевые и самые некачественные товары. Это справедливая претензия?
Здесь есть два момента. Во-первых, нужно формулировать такие требования к предмету закупки, которые обеспечат, что ты закупишь именно качественный товар. Во-вторых, нужно проверять качество поставленного товара.
Еще год у нас были большие проблемы с качеством. К примеру, привезли кассовую ленту, а в катушках на 10% меньше намотка, чем указано в документах. Или же толщина ленты меньше, чем мы заказывали.
Поэтому встал вопрос, как добиться, чтобы поставщик поставлял именно то, что обязался поставлять по договору.
Мы стремились правильно организовать приемку товара, ведь раньше никто часто даже не проверял — приехал он или нет. В результате, около 70% всех поставок пришлось перевести с областей на центральный склад. Дальше возможны разные подходы: можно раскрыть коробки, пересчитать количество, размотать катушку, померять рулеткой геометрические параметры. Поставщики нас пытались обманывать, к сожалению, в самых разных моментах.
Сейчас пришли к тому, что на проверку качества продукции часто приглашаем конкурентов поставщика, участвовавших в торгах. К примеру, в тендере участвовало пять компаний. Одна победила, остальные четыре свято верят, что победитель договорился у нас с нужными людьми. Мы говорим: тут наши интересы совпадают, вы хотите проверить качество товара, мы тоже этого хотим, а также хотим вам показать, что работаем честно. Приглашаем четырех конкурентов на приемку партии, приезжает, обычно, двое-трое. Что они только ни делают с товаром: и на разрыв пробуют, и ширину меряют, и взвешивают, и изучают наличие всяких дефектов — они же точно знают, где искать. Зато мы уверены, что если уж товар прошел такую проверку...
И если партия забраковывается, мы не принимаем товар. Зато следующая поставка точно будет отличного качества.
Кроме того, мы прописываем санкции за неисполнение обязательств, практически во всех договорах вписываем обязательный пункт предоставления банковской гарантии. Это мощный инструмент, который позволяет отсекать недобросовестные компании и дисциплинирует поставщиков.