- Категория
- Карьера
- Дата публикации
- Переключить язык
- Читати українською
Цифровая трансформация департамента People&Culture в "Империал Тобакко": как группа компаний повышает эффективность процессов и улучшает опыт сотрудников
Телефон, почта, личные разговоры, разные мессенджеры — так раньше выглядела коммуникация между работниками и функцией P&C (People and Culture) группы компаний "Империал Тобакко" к диджитализации процессов. Как превратить хаотические HR-процессы в удобный сервис для сотрудников и построить систему, которая экономит время работников и позволяет HR сосредоточиться на важном, рассказала директор департамента поддержки людей и корпоративной культуры группы компаний "Империал Тобакко" Анна Зарипова.
Цифровая трансформация HR-отдела в группе компаний "Империал Тобакко" началась в 2016-м с внедрения платформы Workday, заменившей разрозненные процессы единой системой управления персоналом. В отличие от типовых ERP, Workday охватывает не только администрирование, но и управление эффективностью, обучением, компенсациями, организационной структурой и аналитикой.
Сначала в компании сосредоточились на наполнении системы актуальными данными, а затем интегрировали ключевые процессы: учет отпусков, компенсаций, определение целей, фидбек, оценка результатов и т.д. Теперь Workday — единственный источник информации для HR, руководителей и сотрудников, что значительно упростило доступ руководителей к информации о членах команды и их истории работы.
Ранее руководители фиксировали цели в Excel, держали данные на компьютерах или папках, что создавало хаос и риски потери информации. Теперь все централизованно, ведь руководители видят цели подчиненных, могут их корректировать и покидать фидбеки. Это сэкономило время, повысило прозрачность и качество аналитики.
Она добавила, что особенно важными стали инструменты управления эффективностью. Ежегодно сотрудники ставят личные цели, согласовывают их с руководителями и эти цели автоматически связаны с бонусами и просмотром зарплат. Поэтому благодаря формату регулярных фидбек-сессий, так называемых check-ins и зафиксированных договоренностей, снижается риск забыть о важных коррективах.
Диджитал-инструменты для развития персонала
Вторым ключевым вектором цифровизации стала платформа для обучения персонала. В 2023 году в компании окончательно поняли, что нуждаются в новом решении для обучения сотрудников, ведь предыдущая платформа не отвечала потребностям из-за ее неэффективности и неудобства. В конце концов, запустили новый диджитал-инструмент — платформу для онбординга и обучение Academy Ocean. Благодаря этому ресурсу удалось, в частности, перевести основной годовой блок обучения производственному персоналу в онлайн формат.
Если раньше это были обычные лекции, где человек просто слушал и, конечно, потом мог что-то забыть, то теперь мы предлагаем интерактивные курсы с элементами геймификации, тестами, задачами. Обучение стало интересным, увлекательным и полезным.
Также изменился сам подход к обучению. Например, раньше нужно было за короткий период охватить всех работников производства, а это более 200 человек, теперь специалисты HR-отдела разделили весь учебный блок на этапы в течение года. А для тех, у кого нет доступа к смартфонам или компьютерам, оборудовали учебный класс. В результате люди начали воспринимать этот формат как норму.
"Это может выглядеть как легкий процесс, но на самом деле внедрение требовало больших усилий. Многие годы мы воплощали офлайн-форму обучения и, конечно, как ответ на любые изменения, мы получили определенное сопротивление. Изменять отношение людей после многолетней привычки — непростая задача. Но теперь мы видим результат", — подчеркнула руководительница.
Эффективность программ обучения специалисты оценивают комплексно. Для производственного персонала основной показатель – результаты тестирования. Был установлен минимальный порог успеваемости на уровне 80% правильных ответов, особенно если речь идет об обучении по охране труда, где компромиссов быть не может. Для торговых команд существует Академия продаж, в которой каждый новый работник проходит набор тренингов. P&C и тренеры по развитию собирают обратную связь с помощью интегрированных в платформу опросников. Но лучший показатель эффективности – это успешность работы команд.
Анна Зарипова добавила, что диджитал-инструменты помогают и в адаптации новых сотрудников. Когда новички присоединяются к компании, в течение первых месяцев их работы они проходят обязательные курсы Кодекса поведения, информационной безопасности, борьбы с нелегальной торговлей, моделей поведения и т.д. Это помогает новому члену команды понять культуру компании и основные процессы, которые необходимо соблюдать.
"Цифровизация обучения изменила саму культуру развития в компании, сделав его доступной для всех, независимо от должности или опыта", — отметила Анна.
Внедрение " Портала услуг People&Culture"
Еще одним важным этапом трансформации P&C-отдела стало создание "Портала услуг P&C" — единственной платформы для коммуникации работников из HR. Ранее обращения поступали по разным каналам, например, по телефону, почте, в мессенджерах, лично. Такая коммуникация приводила к потере или дублированию запросов от работников, что увеличивало время даже для стандартных ответов.
Мы поняли, что нужно удобное пространство для ответов на типовые вопросы и запросы. Так, в рамках глобальной трансформации модели P&C появился Портал услуг P&C — интерактивная платформа на базе решений Microsoft, которая стала основой самообслуживания сотрудников по вопросам специалистов P&C-отдела.
В основе – большая база документов, инструкций, шаблонов. Для нестандартных случаев есть форма обращения, которая поступает в P&C, а затем специалисты распределяют их по компетенциям. Сотруднику достаточно написать запрос.
Система имеет внутреннюю логику: напоминание о сроках, классификации по срочности, аналитике. Благодаря интеграции с Workday уменьшается риск ошибок и экономится время. А ежедневная аналитика помогает улучшать процессы, обращения обрабатываются быстрее, а работники удовлетворены.
Анна рассказала, что следующим шагом цифровизации P&C-отдела будет автоматизация части рекрутинга, в частности, тестирование AI для скрининга резюме. Но ключевые этапы — собеседования, оценка соответствия культуре останутся за людьми.
"Я всегда радуюсь, когда вижу на работе счастливых людей, когда на новые инициативы коллеги реагируют словами благодарности. Это приятно, когда усилия всей команды оцениваются работниками и положительно влияют на бизнес-деятельность", — подчеркнула директор департамента поддержки людей и корпоративной культуры группы компаний "Империал Тобакко" Анна Зарипова.