ТОП-5 помилок під час впровадження та використання електронних кас

Будь-який продукт за неправильного використання не принесе користі. Каси не є винятком. Саме тому ми зробили рейтинг найпопулярніших помилок під час впровадження та використання програмних РРО.

Помилка №1: невірно підібраний варіант роботи програмної каси

Програмна каса може бути як самостійним рішенням, що включає в себе просту систему обліку товарів, так і інтегруватися до наявної у вас системи. Якщо ви вже використовуєте певну програму, налаштували у ній свою роботу, найкращим рішенням буде використовувати ПРРО саме у режимі інтеграції. Це допоможе вам оптимізувати процеси, видаючи чеки зручно та швидко. Але це ще не все. Більшість провайдерів пропонують два варіанти: встановлення локального застосунку, або ж робота з хмарною касою. Ось тут підприємці часто допускаються помилки, не аналізуючи наскільки критичним при їх виді діяльності є постійний доступ до інтернету. Якщо ваша система і формат роботи передбачає обслуговування покупців за будь-яких обставин - подбайте про можливість ПРРО працювати офлайн.

Помилка №2: Ігнорування тестового режиму 

Будь-який варіант використання ПРРО насамперед передбачає безпечне тестування. Обов’язково цікавтесь цією можливістю під час  вибору провайдера. Ви можете, не реєструючи реальну касу у податковій, видавати чеки, ідентичні фіскальним. Якщо ви використовуєте касу, без інтеграції до зовнішньої системи обліку - спробуйте створити ваші товари у кабінету каси, формуйте тестові чеки, з’ясуйте усі питання. Натренувавшись вдосталь, переходьте до реєстрації "бойової каси". 

Те ж саме можна зробити і під час роботи щодо інтеграції. Але тут етап тесту ще важливіший, адже так можна безпечно перевірити, чи все справно працює з вашою системою, чи зручно налаштована інтеграція, чи нічого не "відпадає”. Переконавшись у дієвості  рішення, переходьте до реєстрації реальної каси. 

Помилка №3: Реєстрація ключа касира 

Одна з ключових вимог податкової до програмного РРО - це наявність зареєстрованого ключа касира. Мається на увазі не класичне розуміння касира, як того, хто обслуговує покупців на касі, а саме будь-якого співробітника,  уповноваженого від імені компанії надсилати чеки у податкову. Це може бути і сам підприємець, і директор і найманий співробітник. Найкращий варіант, якщо є наймані співробітники, -  це реєструвати печатку ТОВ або ФОП на кожну касу. Саме такий спосіб  зараз найпопулярніший.

Багато підприємців у цій точці роблять різні помилки: взагалі не реєструють ключ, бо за їх розумінням у них немає “касирів”, реєструють ключ ФОП, під яким працюють наймані співробітники, створюють одну печатку на декілька ПРРО. Усі ці помилки можуть рано чи пізно закінчитись штрафом, адже чеки, що видавались з порушеннями вимог до ключів, неодмінно будуть визнані недійсними.

Помилка №4: Поєднання термінала і фіскальної каси

Зараз ця помилка потроху втрачає популярність, оскільки провайдери ПРРО подбали про можливість підключити і управляти терміналами із застосунку, навіть якщо ви використовуєте хмарну систему обліку. Це забезпечує дотримання правильної форми чека, при використанні еквайрингу як способу оплати. Не варто забувати, що у разі з’єднання чи поєднання терміналу, дані про електронний платіжний засіб мають обов’язково міститись у чеку.

Крім того, більшість терміналів сьогодні передбачають поєднання з касовою системою, тож просто ігнорування цієї можливості призводить до штрафів. До того ж, деякі провайдери замість класичних терміналів передбачили використання Tap to Phone: щоб прийняти платіж достатньо прикласти телефон покупця до вашого смартфона.

Помилка №5: Не налаштовують програмну касу

Окрім бюрократичних моментів, таких як реєстрація торгової точки, каси та касира, програмна каса потребує налаштувань. Це все дуже просто зробити, скориставшись вашим особистим кабінетом. Про які налаштування йде мова: провайдер не знає які саме види оплат ви будете використовувати, які групи податків ви хочете застосувати до конкретної каси. Саме тому вам потрібно самостійно обрати ці значення. Також у налаштуваннях ви можете вказати години закриття каси, якщо ви бажаєте, щоб вона закривалася самостійно без участі касирів.

Більше цього, провайдери додали до стандартних налаштувань можливість  кастомізувати ваш чек (додати якийсь фірмовий текст як коментар), вказати, що робити з залишками готівки у  касі, підказати зручний для вас варіант обрахунків податків у звіт. 

Звісно, в такому багатофункціональному процесі можливі помилки. Проте, ринок та якість послуг постійно розвивається. Провайдери працюють над мінімізацією незручностей: роблять зміни у продукті, що зменшують людський фактор, проводять навчання для розуміння базових речей, пов'язаних з фіскалізацією. Однак сам процес цифровізації кас - неминучий, і використання усіх вигод електронних кас значно сприятиме підвищенню ефективності вашого бізнесу