HR-менеджмент: детальні кроки для побудови системи утримання персоналу

Компанії створюють різні пропозиції для того, щоб утримати цінних співробітників. Наприклад, деякі компанії пропонують часткову або повну компенсацію обідів, медичне страхування, корпоративне авто, гнучкий графік, можливість відділеної роботи, додаткові премії та бонуси. Варіантів існує безліч. Головне — запропонувати співробітникам на різних рівнях організаційної структури те, що дійсно для них цінне та важливе.

Тут все, як в маркетингу — для того, щоб приваблювати та утримувати клієнтів, потрібно розуміти свою цільову аудиторію (ЦА). Так само і в HR-менеджменті — коли ви чітко розумієте, хто ваша ЦА, чого вона хоче, як вона проводить свій час, які у неї потреби та цілі, то у вас з'являється можливість зробити пропозицію, від якої важко відмовитися. Єдина відмінність в тому, що мова тут йде не про клієнтів, а про співробітників компанії. Та інструменти лишаються ті самі, далі розглянемо детальні кроки для побудови системи утримання персоналу.

Було б добре мати універсальний спосіб утримання цінних спеціалістів в компанії. Тут є дві новини — хороша і погана. Погана: такого універсального способу не існує, його потрібно побудувати самостійно для кожної компанії. І ще одна не дуже приємна новина: таких систем "утримувачів" буде декілька. Для кожного рівня організаційної структури — свій. І чим більший вплив на розвиток бізнесу будуть мати співробітники, тим більш гнучкий та персоналізований підхід має бути впроваджений для їх утримання.

Які ж хороші новини? Все просто — якби існував єдиний універсальний спосіб, ви б ніколи не отримали рідкісних та цінних спеціалістів з ринку праці. Їх би утримували поточні роботодавці. А ще більш надихаюча новина — системи, які розроблені в компаніях, іноді не працюють, оскільки не оновлюються або недостатньо задовольняють потреби працівників.

Тому, створивши дійсно ефективну систему утримання співробітників, ви досягнете своїх цілей. Потрібно тільки сфокусуватися на тому, хто саме є тими цінними співробітниками, та розробити цікаву і для них, і для компанії пропозицію. Звучить все просто. На практиці потрібно трохи часу та HR-експертизи — і все вийде!

Для початку, поставте собі наступні запитання та дайте на них відповіді:

• Чому вас цікавить утримання команди саме зараз?
• З чим саме ви стикаєтеся і що конкретно хочете змінити?
• Яка загальна плинність персоналу в компанії?
• Яка була плинність персоналу в попередні періоди?
• Чи є сезонна плинність персоналу?
• Яка плинність персоналу по різних рівнях організаційної структури?
• Яка плинність персоналу по регіонах (якщо бізнес представлений в різних регіонах)?
• Яка у вас поточна система фінансового стимулювання команди?
• Які додаткові "плюшки" має компанія?
• Чи потрібні ці "плюшки" вашим співробітникам та чи вони їх використовують?
• Які показники плинності персоналу у сфері діяльності вашої компанії?
• Яка система утримання у ваших колег по ринку?
• Скільки відсотків співробітників йдуть від вас до конкурентів?
• Скільки відсотків співробітників йдуть від конкурентів до вас?

Це запитання, які потрібно поставити менеджерському складу компанії для того, щоб розробити діючу систему утримання персоналу.

Відповідаючи на запитання, ви, скоріше за все, вже маєте декілька ідей стосовно наступних дій для утримання цінних спеціалістів. Можливо, вам захотілося переглянути показники плинності та звіти по ринку праці, а, можливо, саме з прорахунку цих показників ви і почнете свою роботу. В будь-якому разі — вам потрібно мати чіткі цифри, оскільки тільки так ви зможете оцінити результати наступних дій та ефективність впровадженої системи.

Можливо, після проведеного аналізу поточних справ ви вирішите, що вам не потрібні зміни в напрямку утримання персоналу — таке іноді трапляється.

Якщо ви все-таки вирішите змінювати систему утримання, тоді переходимо до конкретних кроків.

Зауважу, що у вас має бути аналітика. Якщо її немає, то повертайтеся до запитань вище і поставте співробітникам відповідні задачі для отримання повної картини.

Важливий крок — перед початком проекту потрібно обов'язково проінформувати всіх співробітників. Вони мають розуміти, що відбувається, які будуть подальші дії та, найголовніше, — для чого ви це робите. Інакше ви можете тільки нашкодити своїй команді та компанії.

Далі слід описати цикл життя співробітників в вашій компанії на всіх рівнях організації.

В даному випадку етап залучення кандидатів та рекрутинг можна пропустити, оскільки нас цікавлять саме етапи роботи співробітника в компанії та етап звільнення. Це може зробити HR-спеціаліст, залучивши співробітників компанії для збору інформації.

Які основні етапи проходить співробітник в компанії?

• Адаптація — "включення" співробітників в роботу, введення в нову роль
• Розвиток — підбір інструментів для розвитку та розширення компетенцій
• Утримання — створення привабливої пропозиції для обох сторін
• Звільнення — вихід співробітників з організації

Це потрібно зробити для того, щоб зрозуміти, коли настає етап утримання співробітників саме у вашій компанії. Для цього потрібно зібрати та проаналізувати наступну інформацію:

• Скільки років/місяців працюють співробітники до звільнення на різних позиціях?
• Скільки триває етап адаптації?
• Які основні причини звільнення співробітників?
• Хто з цих співробітників був ефективним та приносив значну користь вашій компанії?

Далі проведення аналізу ринку праці — умов, які пропонують роботодавці у вашій сфері. Ви маєте володіти ситуацією та бути актуальним зі своєю пропозицією. І це стосується не тільки утримання співробітників, а й етапу залучення кандидатів. Співставте пропозиції колег по ринку і свої умови праці для співробітників у різних департаментах, рівнях в організаційній структурі та в регіонах (за необхідністю). Оцініть свою пропозицію з точки зору привабливості для кандидатів та співробітників.

Наступним кроком буде запуск опитувань з метою отримання інформації від вашої ЦА — ваших існуючих співробітників стосовно того, що їх цікавить в якості "утримувачів". Рекомендую підготувати список "плюшок" самостійно та залишити можливість запропонувати співробітникам свої варіанти — так їм буде легше зорієнтуватися та дати чіткіші відповіді. А вам — отримати конкретну інформацію. Також попросіть співробітників розставити пріоритети або вибрати декілька найцікавіших "плюшок" з усього списку.

Ви можете включити в список "плюшки" колег по ринку та оцінити, наскільки вони привабливі для ваших існуючих співробітників — це все вплине на подальшу розробку системи утримання персоналу.

Далі — аналіз інформації. Вам потрібно зрозуміти, коли та з яких причин звільняються ваші ключові таланти. Зберіть інформацію, сформуйте звіт та розгляньте його на рівні управлінського складу компанії. Проведіть стратегічну сесію з залученням експерта по процесу. Сформуйте можливі сценарії утримання співробітників. Разом з фінансовим відділом сформуйте бюджет та оцініть реальні можливості компанії. Хоч яку б роль ви займали в своїй компанії, вам потрібна буде допомога спеціалістів з різних департаментів для підготовки якісної програми. Слід сформувати групу співробітників, які будуть розробляти та реалізовувати нову систему.

Коли ви матимете чіткий план та бюджет, перевірте свої розробки — чи дійсно це те, що потрібно вашим співробітникам та чи дійсно це подовжить період їхньої роботи в компанії. Іноді можна створити прекрасну систему "для себе", оскільки ми всі дуже схильні до пропозиції того, що цікаво нам самим ☺ Перевіркою буде опитування співробітників (вашої ЦА) — ви знову маєте запустити його та переконатися, що бюджет, який ви будете витрачати, дійсно принесе користь компанії.

Після аналізу результатів опитування внесіть корективи, за необхідності. Затвердіть бюджет та створіть детальний план реалізації стратегії утримання. Розставте пріоритети — з яких ролей організації ви почнете та що буде результатами вашої роботи.

Декілька прикладів з моєї практики, які допоможуть вам зекономити час та ресурси компанії.

Приклад №1: Впровадження "плюшок" для співробітників виробництва.

Компанія — виробник у певній галузі.

Ситуація — час від часу кваліфіковані майстри переходять з однієї компанії в іншу в рамках галузі та передають знання і технології.

Попередній сценарій вирішення ситуації — керівництво компанії хотіло створити додаткову цінність для співробітників та утримати їх в організації. Оскільки умови праці по ринку були у всіх приблизно однаковими, з'явилась ідея створення додаткової цінності в якості комплексних обідів для співробітників. Це могло стати перевагою пропозиції роботодавця, оскільки ніхто з конкурентів такого не пропонував. Було розроблено план дій — переобладнання частини фабрики для створення їдальні, знайдено постачальників для купівлі всього необхідного. Все було добре сплановано.

Непередбачувані обставини — коли керівники компанії оголосили про свої наміри співробітникам, вони отримали негативну реакцію. Для групи, яка була задіяна в підготовці плану та подальшій реалізації, це було дивно. Адже компанія хотіла потурбуватися про своїх співробітників.

Корективи — залучення зовнішньої експертизи, проведення опитування та індивідуальних зустрічей з співробітниками.

Нова інформація — співробітникам це не цінна пропозиція керівництва, адже вони вже звикли дбати про своє харчування самостійно. А те, чого їм справді не вистачало — переобладнання душових кімнат.

Новий сценарій вирішення ситуації — план та реалізація нової стратегії. Вимірювання результатів та вихід на планові показники.

Приклад №2: Зменшення плинності персоналу

Компанія — мережа магазинів у певній галузі.

Ситуація — звільнення співробітників через певний проміжок часу роботи в компанії.

Попередній сценарій вирішення ситуації — керівництво компанії хотіло змінити систему оплати праці для утримання співробітників на різних рівнях організаційної структури компанії.

Непередбачувані обставини — аналіз ринку праці показав, що компанія має ринкові заробітні плати.

Корективи — залучення зовнішньої експертизи, проведення дослідження у сфері діяльності компанії щодо показників плинності в галузі.

Нова інформація — плинність персоналу в компанії була втричі меншою, ніч середні показники по ринку.

Новий сценарій вирішення ситуації — скасування рішення про зміну системи оплати праці. Робота з командою та аудит процесів, які слід покращити для підвищення ефективності роботи співробітників. Впровадження запланованих дій.

Приділяйте час підготовці та аналізу даних перед тим як розпочинати впровадження будь-яких заходів. Тримайте в фокусі вашу команду — створюйте пропозиції, які будуть цінні саме для них. Розуміючи їх потреби та давши їм можливості, ви зможете створити внутрішню мотивацію у найкращих співробітників. І, як наслідок, утримати їх в своїй команді. А вони подбають про ваш бізнес, продукт та клієнтів.

Катерина Вольська, CEO HR-компанії UniSkill