Благодаря цифровым инструментам эффективность в компании выросла на 6,5% — "ЮРіЯ-ФАРМ"

Начнем с вашего опыта диджитализации бизнеса. На каком этапе сейчас находится этот процесс в "ЮРіЯ-ФАРМ"?

Тарас Столяр, директор по корпоративному совершенствованию "ЮРіЯ-ФАРМ": В 2018 году мы проделали существенную работу в этом направлении и темпы не сбавляем. Понимая возможности в целом и учитывая наши ожидания, все еще считаем, что мы в начале пути. Но когда мы сравниваем себя с другими компаниями на рынке — бывая на встречах, семинарах по данной теме, то отмечаем (не без определенного удовольствия), что наша компания находится на более высоком цифровом уровне, чем большинство других компаний. Я считаю, что это благодаря высокому уровню заинтересованности сотрудников в новых инструментах взаимодействия, их изучении и личном желании использовать все возможности функционала.

Расскажите более детально, что уже удалось внедрить в компании?

Тарас Столяр: На сегодня в компании уже успешно реализованы несколько проектов. Первый — внедрение платформы "Office 365". Из потенциальных 1700 пользователей 1500 ежедневно используют облачную платформу. Также мы постоянно подмечаем, как ее инструменты становятся частью ежедневной жизни сотрудников.

Дальше — мы запустили внутренний корпоративный портал. Его целью было собрать в одном месте информацию, к которой чаще всего обращается сотрудник в своей ежедневной работе. Также мы реализовали личный кабинет с персональными сервисами — доступна возможность самостоятельно построить расчетный лист по своей заработной плате, узнать сколько дней отпуска можно использовать, отправить запрос в подразделение, не запоминая его структурное название. Новостной блок портала интегрирован во внутреннюю сеть Yammer — наша платформа живого общения и коммуникаций.

И третье, что успешно реализовано — IBM Integration Вus*. С ее помощью мы получили полный контроль над данными ежедневной работы компании в режиме онлайн с выведением на дашборд для ТОР-менеджмента. Это дает возможность "слышать пульс" компании и обеспечивать ее эффективную деятельности. Мы активно продолжаем движение в направлении диджитализации, согласно изначально прорисованной roadmap (ред. — дорожная карта).

Есть ли уже результаты внедряемых проектов?

Тарас Столяр: Да. После старта внедрения "Office 365" в компании формируются новые модели поведения: качество и скорость выработки совместных решений становится совсем другим за счет среды коммуникации и работы с информацией. Несмотря на то что Компания растет вширь, нам удалось прирастать в эффективности.

Приведу пример — был проект, в котором участие принимали три внешних подрядчика одновременно. В работе было важно их взаимодействия между собой и с нами. В приложении Teams платформы Office 365 была создана команда, где велась вся переписка, обмен файлами, согласования. А теперь посчитаем, сколько нужно было организовать встреч, потратить время на написание отдельных писем каждому подрядчику?! Много. Очень много. Большое количество примеров можно привести и внутри компании.

Также для эффективной деятельности важно иметь ввиду ключевые показатели работы компании, поэтому мы визуализировали некоторые форматы отчетности и теперь наблюдаем за цифрами в online режиме.

Директор по корпоративному совершенствованию корпорации "ЮРіЯ-ФАРМ" Тарас Столяр

Как это все отражается на корпоративной культуре, отношении сотрудников к работе, их KPI?

Наталья Зинченко, директор по развитию талантов "ЮРіЯ-ФАРМ": В фокусе работы компании — создание международной среды возможностей, которая раскрывает потенциал сотрудников, способствует их профессиональному развитию. Успех человека — это одновременно и успех компании, вместе достигаем новых высот и результатов.

Мы рассматриваем облачное решение Microsoft Office 365 как драйвер для развития нашей корпоративной культуры, где партнерский стиль взаимодействия, скорость, понятливость и позитив внутренних коммуникаций являются важными принципами в нашей корпоративной философии.

Вместе с внедрением платформы "Office 365" мы улучшили взаимодействие, сделав его постоянным и доступным, а также увеличили количество продуктивных результатов за единицу времени. Нам удалось позитивно повлиять и на качество взаимодействия. По сути, в компании стал цифровым весь процесс внутренней коммуникации. У нас есть своя внутренняя социальная сеть — Yammer. На сегодняшний день к ней присоединились более 1100 сотрудников, и это наш основной канал коммуникации для освещения новостей, результатов работы компании. В сети мы обмениваемся опытом, делимся полезной информацией, общаемся и не только на профессиональные темы. И это важно.

Также в декабре 2018 мы запустили внутренний корпоративный портал — как единую точку доступа к информации всей нашей компании. Это был важный и интересный проект. Все реализованные изменения уже повлияли на корпоративную культуру. Это радует и вдохновляет.

Директор по развитию талантов корпорации "ЮРіЯ-ФАРМ" Наталья Зинченко

А какая ситуация у вас сейчас с внедрением электронного документооборота? На каком этапе этот проект?

Тарас Столяр: Когда мы в своей компании говорим об электронном документообороте, то рассматриваем две вещи: первое — это хранение документов, второе — это организация бизнес-процессов. Этап, связанный с хранением документов, на сегодняшний день нами уже пройден. А что касается более сложных бизнес-процессов с документами, таких как согласование, подписание и полный отказ от бумажных форм — как раз над этим будем активно работать в текущем году.

Как у вас сейчас происходит планирование задач? Такие изменения в коммуникациях как-то повлияли на степень ответственности сотрудников?

Наталья Зинченко: Теперь наши сотрудники все больше и больше выбирают для себя работу в цифровом пространстве, а не в бумажном. На совещаниях и встречах мы все чаще работаем в приложениях с общим доступом, без традиционных блокнотов с ручкой. Все договоренности, планы, решения ведутся в электронных протоколах и специальных планерах, в режиме реального времени, возможность редактирования есть у всех участников. Такой формат работы дает доступ к документам 24/7, даже если их владелец находится вне офиса длительное время, а также упрощает их поиск.

Сотрудники перестали ждать собрания или встречи, чтобы коммуницировать друг с другом, дать фидбек или начать работать над новой задачей. Все это обеспечивает приложение Office 365, наша внутренняя сеть и портал.

Читайте также:  Мы хотим "поженить" пивоварение и диджитал технологии, но это непросто — Carlsberg Ukraine

Все задачи фиксируются в специальном приложении — Planner, что позволяет руководителю понять количество задач как у одного сотрудника, так и у команды в целом, а также управлять ими, вместе с сотрудником отслеживая динамику результатов.

Процесс достаточно прозрачен, поэтому планирование становится легче, а цели достигаются согласно дедлайнам. Это все позитивно влияет на вовлеченность и личную ответственность каждого. В итоге повышается продуктивность как подразделений, так и всей компании.

А "Office 365" позволяет отслеживать успешность сотрудников?

Наталья Зинченко: Да, дает возможность определить сколько задач в работе и какое количество было выполнено. Кроме того, мы дополнительно запустили ежемесячную анонимную оценку SLI (Service level index), с помощью которой каждый сотрудник может оценить качество своего взаимодействия с другими подразделениями компании. Благодаря этому у нас есть возможность проводить необходимые улучшения.

По каким критериям проходит такая оценка?

Наталья Зинченко: Оценка проходит по трем основным критериям: уровень сервиса, скорость и качество взаимодействия. Анкетирование анонимное, после его заполнения ответы генерируются общими результатами и выводятся на дашборд. А далее уже менеджеры подразделений видят результат, делятся со своими командами и обсуждают важные моменты и возможность их улучшения.

Тарас Столяр: Приведу пример своего подразделения. Мы анализируем полученные результаты — остался ли доволен сотрудник качеством решения своего запроса, если нет — то каковы были причины, и что в следующий раз нужно сделать иначе. Также фиксируем наши сильные стороны. Такие опросы дают возможность посмотреть всей команде на свою работу со стороны, обратить внимание на то, что не в фокусе, сделать выводы и совместно принять решения для улучшения работы команды.

Какой процент сотрудников участвует в таком анкетировании?

Наталья Зинченко: На данном этапе мы провели пилот в течение двух месяцев. По его итогу было получено 355 ответов, которые уже помогли улучшить взаимодействие между подразделениями.

Используете ли вы цифровые технологии в продажах?

Тарас Столяр: Да, конечно. Мы усовершенствовали и автоматизировали процесс приема крупных заказав. Это помогло существенно сэкономить время — сейчас обрабатывается 4-6 заказов в минуту, в то время как раньше на прием только одного заказа уходило 5 минут. Помимо этого, система дает возможность увидеть полную картину заказа, а не только по позициям, что доступны. Благодаря этому мы более гибко реагируем на изменение спроса при планировании производства.

Также в продажах стал незаменимым наш дашборд — ключевые данные в режиме онлайн дают возможность принимать правильные решение в максимально короткие сроки.

И последний вопрос — как вы собираете обратную связь от клиентов по digital-каналам и делаете ли это вообще?

Тарас Столяр: В фармацевтическом бизнесе, по крайней мере в Украине, канал личной коммуникации занимает большую долю. Каналы digital коммуникации постепенно набирают популярность, и безусловно являются резервом для того, чтобы быть на связи со своим потребителем наиболее комфортным для него способом.

*IBM Integration Bus — решение от компании IBM которое позволяет осуществлять обмен данными между различными объектами IT-инфраструктуры.