Эксклюзив

Семь лайфхаков в управлении временем

25 ноября 2014, 19:36
Увеличить размер шрифта Увеличить размер шрифта

О том, как правильно управлять своим временем, чтобы выпонять работу вовремя без лишних стрессов, на конференции Web Challenge рассказали функциональные менеджеры компании Astound Company Сергей Крушевский, Иван Печерский и Максим Коваль

Кто хочет упорядочить свою жизнь, должен понять первую истину: управление временем — это стиль жизни, философия, построенная на ценности времени. Как и любую дисциплину, тайм-менеджмент можно разделить на четыре процесса:

Целеполагание либо постановка цели;

Планирование и расстановка приоритетов;

Реализация;

Контроль.

Существует большое количество проблем, которые мешают нам сосредоточиться на работе. Чаще всего их называют "поедатели времени", из-за них мы работаем долго и не продуктивно. Мы вспомним для примера только три из них:

"Синдром студента". Все мы во время сессии в университете учили билеты непосредственно в ночь перед экзаменом. Эта привычка перекочевала и в нашу рабочую жизнь. Мы привыкаем все делать в последний момент, что сказывается на качестве, увеличивает уровень стресса и уменьшает количество сна.

"Пустые обещания". Часто мы даем быстрые обещания, не задумываясь, сможем ли мы их сделать вовремя и воплотить те ожидания, которые на себя возложили. Когда вы обещаете, не понимая, сможете ли сделать это вовремя и качественно, то вы, во-первых, не помогаете вашему товарищу, и самое главное, ставите под угрозу свои же планы. Результат — работа сверхурочно.

"Боязнь выпасть из контекста". Этот синдром проявляется, когда мы каждые 15 минут проверяем новостные ленты и социальные сети. Это нормально, если мы делаем это раз в 3 — 4 часа. Это даже можно назвать неким отдыхом, хотя в нашем понимании, непродуктивным. Стоит осознать, что при переключении контекстов мы тратим время впустую и заметно уменьшаем эффективное рабочее время.

Для решения проблем, связанных с непродуктивностью, существует очень много техник. Мы представим вам семь базовых, которыми пользуемся сами. Каждый должен выбирать для себя сам, какой инструмент является действенным и с ним работать.

Но прежде чем осваивать искусство управления временем, ответьте себе на один простой вопрос "Оно мне надо?" Если вы на сегодняшний день довольны своей работой, вами доволен начальник, если у вас есть время попить пиво, сходить в кино или съездить в отпуск — ваша продуктивность всех устраивает, значит все, что вы узнаете ниже, будет вам исключительно для саморазвития.

Для того, чтобы мотивировать себя на какие-то действия, нужно поставить четкую цель. К примеру, "расширить запас английский слов" — это не цель, а всего лишь желание. А вот "Я хочу выучить 100 новых слов в английском языка за 1 месяц" — уже то, с чем можно работать (тут можно использовать технику постановки целей SMART и обязательно наличие дедлайна). В этом случае мы можем предложить вам технику "pomodoro". Техника была предложена Франческо Цирилло еще в конце 1980-х и предполагает разбивку задачи на 30-минутные периоды, называемые "помидоры" (25 минут — работа, 5 минут — перерыв). Через каждые 4 "помидора" — длинный перерыв. Четверть часа вы посвящаете выполнению задачи, за которую вы получаете деньги, а 5 минут вы посвящаете изучению 2 — 3 английских слов, потом 2 — 3 минуты отдыхаете. После 3 — 4 сетов устраиваете полноценный отдых.

#1 Делаем сначала важные задачи

Это очень банальная истина, но тем не менее только 20% решенных задач приносят нам 80% успеха. Выделить те самые 20% нам может помочь, например, техника Эйзенхауэра и его квадрат срочности и важности. Мы всегда должны знать, какие срочные задачи мы должны выполнить прежде всего и быстрее всего. Но даже с таким знанием у нас накапливаются задачи, которые мы не хотим решать. Тут мы предложим технику "съесть лягушку". Эта техника пришла из психологии, а потом ее начали использовать в тайм-менеджменте. Она заключается в том, чтобы делать самые неприятные дела с утра. Вы должны понять, что на самом деле все самые неприятные дела не настолько крупные, чтобы нельзя было сделать их быстро. Если вы сделаете их с утра, гарантированно весь день вы будете себя чувствовать подъем за счет того, что самое неприятное уже сделано.

#2 Перфекционизм

Перфекционизм всегда апеллирует к нашим эмоциям, и никогда к разуму. И то, что заставляет вас делать работу перфектно, т.е. идеально, — это излишняя работа. Задачу нужно делать не идеально, а до заданного уровня качества, который задает заказчик. А заказчиком можете быть вы сами, ваш руководитель, семья. И таким образом выполнив задачу до заданного качества — то есть не идеально — вы получите идеальный результат в оговоренный срок и с нужным качеством. Перфекционизм же заставляет вас работать 80% ради 20% результата.

#3 Научитесь говорить твердое "нет"

Если ваш день расписан, отвлекаться на возникшие срочные просьбы от коллег стоит с большой осторожностью, даже если их выполнение занимает всего 15 минут. Да, непосредственно реализация задачи займет 15 минут, но на все ее выполнение, с учетом переключения контекста до и после удовлетворения просьбы, осознание сути новой подброшенной вам задачи, коммуникаций по уточнению деталей и сообщение о ее удовлетворении, вам вполне может понадобиться и час. А это значит, что основную работу вам придется дорабатывать после 18:00. Часто у людей в команде, которые не умеют отказывать, первыми начинаются проблемы со здоровьем из-за переутомления.

#4 Разбивайте задачи на мелкие

Используя эту технику, вы дадите себе возможность наслаждаться маленькими победами над маленькими задачами и держать себя в тонусе целый день. Кроме этого, эта техника позволяет нам понять, что же действительно нам нужно сделать. А если мы знаем, что нужно сделать — мы неизбежно разбираемся, как это нужно сделать, тем самым уменьшая вероятность переделок и, как следствие, сверхурочной работы. В конце концов, вы избавитесь от чувства тревоги из-за страха упустить что-то важное — ведь вы четко видите шаги реализации задачи на каждый день.

#5 Будьте готовы к неожиданностям

Неожиданности — это неотъемлемая часть нашей жизни. Они нарушают наши планы и добавляют лишний стресс. Поэтому нужно всегда быть к ним готовыми, а еще лучше — научиться ими управлять. Например, у кого есть аккумулятор для подзарядки мобильного, тот уже обезопасил себя от "неожиданной" разрядки телефона.

Чтобы обеспечить себе некий запас времени, необходимо распределять его таким образом, чтобы его 60% были четко распланированы на текущие задачи, 20% на ожидаемые неожиданности (опоздал на митинг, позже пришло письмо), и еще 20% на неожиданные неожиданности (извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль, что влечет за собой стихийное чтение новостей или новая безотлагательная задача от шефа). Временем нужно запасаться.

#6 Отдыхая — отдыхайте

Явный признак того, что вы действительно отдохнули — это желание поработать после отпуска. Если вы вернулись из отпуска и забыли пароль к рабочей машине — это еще один признак того, что отдых удался. Когда вы продолжаете быть в курсе рабочих дел, находясь в отпуске, то можете быть уверенными, что об этом отпуске через две недели будет помнить только отдел кадров, но никак не вы. Переключение между видами деятельности должно быть полным, и только тогда оно будет эффективным. К отдыху применим тот же принцип, который мы рассматривали, когда учились говорить "нет". Причем понятие "отдых" охватывает и отпуска, и выходные, и любое другое нерабочее время.

Кто-то ходит в кинотеатр, читает книги, некоторые занимаются в тренажерном зале, ходят в походы, катаются на велосипеде. Как отдыхать именно вам, мы посоветовать не можем, но основной принцип вы уже поняли. А если после отдыха возникло желание поработать, то тут точно можно сказать, что отдохнули вы хорошо.

#7 Управляйте всем своим временем

Организовать свой рабочий день получится только если вы организовываете весь свой день — от утреннего кофе до книги перед сном. Тогда у вас из 8 рабочих часов появятся 24 астрономических, которые вы сможете легко распределить и выделить для себя столько времени, сколько нужно. Учитесь уважать ваше время и уважайте время других.

Для того, чтобы понять, какие техники из множества существующих методик управления личным временем подходят именно Вам, придется по очереди перепробовать их все. И только через определенный период времени вы найдете те, которые не требуя у вас существенных усилий, приносят видимый результат. Вы с товарищем можете быть одинаково успешны, но применять абсолютно разные техники. Применить одновременно все невозможно. Все мы знаем, что привычка появляется через 21 день. Наша рекомендация — применять одну технику раз в месяц.

Техника, которая строго рекомендована для всех начинающих — использование хронометража. Мы не можем управлять чем-то, если мы не можем это измерить. Мы не можем управлять энергосбережением в квартире, если не знаем, сколько электричества тратим в сутки. Так же и со временем. Поэтому первое, что нужно сделать, это завести маленький календарь и каждые полчаса или 15 минут записывать, на что вы тратите время. Если вы хотя бы месяц будете это делать, вы увидите, на что тратите свою жизнь, и какие проблемы "поедают" ваше время.

Автор: Иван Печерский
Иван Печерский
Web Development Manager
Сергей Крушевский
Сергей Крушевский
Java Development Manager
Максим Коваль
Максим Коваль
Web Development Manager

По материалам: "Дело"
Раздел: >

Главные новости от delo.ua
Поздравляем! Вы подписались на рассылку от delo.ua
Семь лайфхаков в управлении временем | Карьера | Дело
Читайте также
Комментарии Facebook
Комментарии
Вход

Если у Вас до сих пор нет аккаунта на Дело - зарегистрируйтесь

Мнения
Курсы валют
покупка продажа НБУ
USD USD 24.9 25.1 24.81
EUR EUR 27.2 27.7 27.33
RUB RUB 0.38 0.39 0.38
Цены на топливо
ДТ СПБТ
Донецкая область 19.74 10.17
Киевская область 19.8 10.38
Львовская область 19.36 10.33
Читаемые в разделе
Комментируемые
Видео
Фото
Популярные теги
3G
web-T::CMS. Проверенные решения Хостинг-партнер
Хостинг сайтов - MiroHost
© 2005-2016 Ekonomika Communication Hub.
Все права защищены
Тел.: 044 585 58 91/92
Узнай, как перепечатывать новости, и смело используй материалы из новостной ленты портала Delo.ua

— Материалы, которые отмечены этим знаком, публикуются на правах рекламы. За содержание рекламы ответственность несут рекламодатели.