Три проблеми малого бізнесу, які вирішить перехід на електронний документообіг

Сьогодні лише 2-3% українських компаній при роботі з партнерами використовують електронні документи, завірені електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Решта за старим, добре перевіреним рецептом виготовляє та пересилає по всій країні паперові документи. Втім уже за 2-3 роки понад 70% підприємців України будуть використовувати електронні документи. Його поширенню в Україні сприятиме сам бізнес, особливо — середній та малий, адже сучасний електронний документообіг вирішує щонайменше три болючі проблеми бізнесу.

Брак часу і грошей

Найдорожчий актив підприємця — час, особливо, коли він і директор, і бухгалтер, і секретар. Як тільки підприємець починає успішно працювати, на нього неминуче чекають гори паперів — угод, додатків, актів виконаних робіт тощо. Документи потрібно створювати, підписувати, завіряти печатками, відправляти контрагентам, отримувати назад і надійно зберігати для подальших перевірок. А що більше клієнтів, то більше часу забирає паперова робота. Цю проблему вирішує електронний обмін документами: підприємець може самостійно підписувати електронні документи онлайн і миттєво надсилати своїм партнерам. Тоді із щоденного життя бізнесмена зникають кур'єри, мокрі печатки, поштові конверти, телефонні дзвінки із запитаннями: "Коли надішлете підписані акти? Підкажіть, чи ви отримали підписаний договір?". Разом з тим всі дії виконуються онлайн, і контрагент отримує доступ до підписаного документу уже в момент його підписання.

Ще один бонус— істотна економія коштів: для малого бізнесу — від кількох сотень до тисяч гривень на місяць; для великого — десятки, а то й сотні тисяч гривень.

Надійне зберігання і зручний пошук документів

За законом більшість первинних документів має зберігатись щонайменше три роки. Тож окремий головний біль підприємця — пошук надійного сховища та налаштування процесу обліку та зберігання документів. Це, до речі, не кожному великому бізнесу з окремим штатом діловодів і бухгалтерів по силі.

Зі зберіганням електронних документів клопоту істотно менше.

Сучасні сервіси електронного обміну документами, наприклад "Вчасно", створюють для підприємця безкоштовний надійний електронний архів. Документи зберігаються у "хмарі", в надійно захищених закордонних дата-центрах. Доступ до таких "хмарних" сховищ обмежений та знаходиться під суворим контролем. Отже, працювати зі своїми документами зможе включно підприємець та його контрагент з будь-якого комп'ютера, планшета або смартфона, які мають з доступ до інтернету. А пошук документа, хоч і трирічної давнини, в електронному архіві триватиме лише кілька секунд.

Клопоти з перевірками фіскальних органів

Виїзна перевірка фіскальної служби — привід для нервування і для найбільш дисциплінованого підприємця. Навіть якщо всі документи в порядку, завжди є ризик, що у потрібний момент не знайдеться якийсь акт виконаних робіт або загубиться певний договір. А це ще й один із улюблених гачків нечистих на руку чиновників — користуючись тим, що у купі документів часом важко миттєво відшукати потрібний, вони починають погрожувати донарахуваннями і штрафами.

З електронними документами таких стресових ситуацій, як і виїзних перевірок, поменшає

Якщо документ є в електронному архіві, то його неможливо втратити. Пошук такого документа триватиме лічені секунди, а необхідність візиту податківців просто відпадає. Уже зараз Державна фіскальна служба приймає звітність в електронному вигляді. Для зручності роботи із фізичними особами та бізнесом на сайті податкової створений електронний особистий кабінет платника податків, де можна подавати в електронному вигляді декілька десятків податкових звітів. Також вже розробляється регламент електронних перевірок. Невдовзі вони будуть проходити без виїзду податківців на підприємство.

Як перевести бізнес на електронний документообіг

Фактично використовувати електронні документи замість паперових можна з 2003 року. Саме стільки часу в Україні існує законодавча база, йдеться про Закон України "Про електронний цифровий підпис" та Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". Утім тривалий час це було для бізнесу надто дорого і досить складно.

Ситуація істотно змінилась за останні два роки. По-перше, Державна фіскальна служба почала працювати з електронними документами та звітами, а українські бухгалтери навчились не боятись електронних документів та застосовувати ЕЦП у щоденному житті.

По-друге, з'явились сучасні онлайн-сервіси, які дозволяють робити це швидко, просто і, дійсно, дешево. Щоб розпочати працювати з електронними документами, наприклад у сервісі "Вчасно", потрібно кілька хвилин. ЕЦП, необхідний для підписання документів, мають всі українські підприємства та майже всі фізичні особи-підприємці, бо податкова звітність подається в електронному вигляді, де ЕЦП використовується вже не перший рік. Якщо фізична особа не має ЕЦП, його можна отримати безкоштовно в податковій або за невеликі кошти в акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК). Безкоштовно в режимі онлайн надає ЕЦП своїм клієнтам Приватбанк.

Найскладніше у цьому процесі — відмовитись від застарілих схем на користь нових технологій та спробувати працювати у зручний для сучасних користувачів спосіб.