Оксана Ферчук, керівник онлайн-сервісу електронного обміну документами "Вчасно", розповіла Delo.UA, як малому бізнесу відмовитися від паперових документів та перейти на електронний документообіг
Сьогодні лише 2-3% українських компаній при роботі з партнерами використовують електронні документи, завірені електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Решта за старим, добре перевіреним рецептом виготовляє та пересилає по всій країні паперові документи. Втім уже за 2-3 роки понад 70% підприємців України будуть використовувати електронні документи. Його поширенню в Україні сприятиме сам бізнес, особливо — середній та малий, адже сучасний електронний документообіг вирішує щонайменше три болючі проблеми бізнесу.
Найдорожчий актив підприємця — час, особливо, коли він і директор, і бухгалтер, і секретар. Як тільки підприємець починає успішно працювати, на нього неминуче чекають гори паперів — угод, додатків, актів виконаних робіт тощо. Документи потрібно створювати, підписувати, завіряти печатками, відправляти контрагентам, отримувати назад і надійно зберігати для подальших перевірок. А що більше клієнтів, то більше часу забирає паперова робота. Цю проблему вирішує електронний обмін документами: підприємець може самостійно підписувати електронні документи онлайн і миттєво надсилати своїм партнерам. Тоді із щоденного життя бізнесмена зникають кур'єри, мокрі печатки, поштові конверти, телефонні дзвінки із запитаннями: "Коли надішлете підписані акти? Підкажіть, чи ви отримали підписаний договір?". Разом з тим всі дії виконуються онлайн, і контрагент отримує доступ до підписаного документу уже в момент його підписання.
Ще один бонус— істотна економія коштів: для малого бізнесу — від кількох сотень до тисяч гривень на місяць; для великого — десятки, а то й сотні тисяч гривень.
За законом більшість первинних документів має зберігатись щонайменше три роки. Тож окремий головний біль підприємця — пошук надійного сховища та налаштування процесу обліку та зберігання документів. Це, до речі, не кожному великому бізнесу з окремим штатом діловодів і бухгалтерів по силі.
Зі зберіганням електронних документів клопоту істотно менше.
Сучасні сервіси електронного обміну документами, наприклад "Вчасно", створюють для підприємця безкоштовний надійний електронний архів. Документи зберігаються у "хмарі", в надійно захищених закордонних дата-центрах. Доступ до таких "хмарних" сховищ обмежений та знаходиться під суворим контролем. Отже, працювати зі своїми документами зможе включно підприємець та його контрагент з будь-якого комп'ютера, планшета або смартфона, які мають з доступ до інтернету. А пошук документа, хоч і трирічної давнини, в електронному архіві триватиме лише кілька секунд.
Виїзна перевірка фіскальної служби — привід для нервування і для найбільш дисциплінованого підприємця. Навіть якщо всі документи в порядку, завжди є ризик, що у потрібний момент не знайдеться якийсь акт виконаних робіт або загубиться певний договір. А це ще й один із улюблених гачків нечистих на руку чиновників — користуючись тим, що у купі документів часом важко миттєво відшукати потрібний, вони починають погрожувати донарахуваннями і штрафами.
З електронними документами таких стресових ситуацій, як і виїзних перевірок, поменшає
Якщо документ є в електронному архіві, то його неможливо втратити. Пошук такого документа триватиме лічені секунди, а необхідність візиту податківців просто відпадає. Уже зараз Державна фіскальна служба приймає звітність в електронному вигляді. Для зручності роботи із фізичними особами та бізнесом на сайті податкової створений електронний особистий кабінет платника податків, де можна подавати в електронному вигляді декілька десятків податкових звітів. Також вже розробляється регламент електронних перевірок. Невдовзі вони будуть проходити без виїзду податківців на підприємство.
Фактично використовувати електронні документи замість паперових можна з 2003 року. Саме стільки часу в Україні існує законодавча база, йдеться про Закон України "Про електронний цифровий підпис" та Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". Утім тривалий час це було для бізнесу надто дорого і досить складно.
Ситуація істотно змінилась за останні два роки. По-перше, Державна фіскальна служба почала працювати з електронними документами та звітами, а українські бухгалтери навчились не боятись електронних документів та застосовувати ЕЦП у щоденному житті.
По-друге, з'явились сучасні онлайн-сервіси, які дозволяють робити це швидко, просто і, дійсно, дешево. Щоб розпочати працювати з електронними документами, наприклад у сервісі "Вчасно", потрібно кілька хвилин. ЕЦП, необхідний для підписання документів, мають всі українські підприємства та майже всі фізичні особи-підприємці, бо податкова звітність подається в електронному вигляді, де ЕЦП використовується вже не перший рік. Якщо фізична особа не має ЕЦП, його можна отримати безкоштовно в податковій або за невеликі кошти в акредитованих центрах сертифікації ключів (АЦСК). Безкоштовно в режимі онлайн надає ЕЦП своїм клієнтам Приватбанк.
Найскладніше у цьому процесі — відмовитись від застарілих схем на користь нових технологій та спробувати працювати у зручний для сучасних користувачів спосіб.
Отныне банки могут осуществлять покупку, обмен и перечисление инвалюты для клиентов на основании не только оригиналов документов, но и копий, которые могут предоставляться в банк в бумажном или электронном виде
Кабмин будет обмениваться всеми документами с другими органами власти в электронном виде. Рассчитывают, что электронный документооборот позволит ускориться на 50%