Як оптимізувати бізнес-процеси через службовий застосунок: досвід Getmancar

Часто підприємці починають рахувати гроші тільки тоді, коли починає дорожчати робоча сила. Як наслідок, такі бізнеси згодом зазнають збитків, і це аксіома. Не прораховуєш бізнес-процеси - маєш збитки.

Тож, якщо ви маєте бізнес, поставте собі питання: Як я "трекаю" виконання задач? Як визначаю, наскільки ефективно вибудувані бізнес-процеси в компанії? Чимало управлінців роблять це через звіти. Але у нашому випадку я зрозумів, що це неефективне рішення. Тому ми розробили спеціальний службовий додаток Getmancar Driver для трекінгу та делегування задач. 

Тут я ділюся своїм досвідом: розповідаю, як він працює, та як наш підхід можуть застосувати інші бізнеси.

Як це працює

Наша команда робить приблизно 3000-4000 поїздок щомісяця. Загалом, наш бізнес передбачає велику залученість людей в обслуговування авто. Причини на те бувають абсолютно різні: спустилось колесо, подряпини на авто тощо. Як у такому випадку "трекати" виконання задач з вирішення всіх цих проблем? Тим паче, якщо деякі задачі дуже розтягнуті у часі. Умовно, можна було б вимагати від співробітників звітувати про кожен крок, але це уповільнило б роботу. 

Тому ми вирішили створити службовий додаток, який збирає всю телеметрію по кожному авто: в якому стані зараз знаходяться двері (відкриті/закриті), замок, двигун, гальма, запалювання тощо. Також до кожного авто можна поставити задачу, яку потрібно вирішити (у 85% випадків постановкою займається служба підтримки), пріоритетність задачі та, відповідно, побачити, коли завдання було закрите. Все "трекається" автоматично. 

Розберемо на прикладі. Припустимо, в авто необхідно замінити колесо. Стандартний асистанс, тобто сервіс з його заміни, у нас вже включений у вартість. Проте це лише маленька частина процесу. Потрібно виїхати до клієнта, організувати логістику доставки колеса, забрати авто чи відремонтувати на місці. А це можуть бути витрати на шиномонтаж, робочий час персоналу, пальне. В результаті навіть така, здавалось би, проста задача може бути поділена на десятки бізнес-процесів.

Тож щоб зрозуміти реальну вартість такого сервісу, загальних розрахунків замало. Необхідно фіксувати конкретні часові та фінансові витрати на кожен з підпроцесів – від виїзду працівників до кінцевих робіт. Що ми і робимо через цей застосунок.

Навіщо нам (і вам) це потрібно

У нашому випадку застосунок дозволяє точно оцінити вартість та ефективність кожного окремого бізнес-процесу. У результаті ми можемо оптимізувати логістику, визначити потребу в додатковому персоналі чи аутсорсингу певних функцій.

Однак я вважаю, що такий трекінг бізнес-процесів корисний для будь-якої компанії, незалежно від сфери діяльності. Ретельний аналіз часу та вартості кожного робочого процесу допомагає:

• Оптимізувати витрати;
• Підвищити продуктивність праці;
• Виявити "вузькі місця";
• Зрозуміти ефективність вибудуваних процесів;
• Виявити необхідність збільшення штату чи потребу в аутсорсингу.

Особливо актуальним такий підхід є для бізнесів із високою конкуренцією та низькою маржою прибутку. 

Так, можливо, у вас немає потреби створювати з нуля службовий застосунок. Ви можете це зробити через наявні на ринку інструменти. Але головним лишається одне – кожен бізнес має розраховувати бізнес-процеси. Якщо цього немає, необхідно задуматися, чи є тоді взагалі у такого бізнесу управління.