Как и зачем переходить на программные РРО. Личный опыт украинских рестораторов

С 1 января 2022 года весь малый бизнес в сфере гостеприимства, кроме ФОП первой группы, должен будет фискализировать свои продажи: не просто печатать чеки для себя и гостей, но и отправлять их в налоговую.

Для этого бизнесу понадобятся регистраторы расчетных операций — РРО. Но не обязательно покупать "железный" фискальный аппарат — можно воспользоваться его программным аналогом. Это обычное приложение, которое работает с телефона или планшета и автоматически отправляет данные в налоговую.

В компании по автоматизации кафе и ресторанов Poster свой программный РРО запустили в середине 2020 года. Сегодня 600 клиентов компании зарегистрировали 1 000 программных регистраторов в связке с системой учета и пробивают 2 миллиона чеков ежемесячно. В статье клиенты компании рассказали, почему выбрали именно программный РРО, сколько это заняло времени и в чем особенность работы с облачным решением.

Почему заведения выбирают программные РРО

Около года назад оборот сети кофеен Urban Coffee приблизился к 1 млн грн. "Все наши кофейни оформлены как ФОП. А значит, по закону мы должны использовать кассовый аппарат, когда превысим этот лимит по обороту", — объясняет Юлия Смакула, финансовый директор Urban Coffee.

Юлия начала искать решение. По ее словам, от идеи установить "железные" фискальные регистраторы отказались сразу. Заведения работают в формате "кофе с собой" и занимают маленькие помещения с зоной выдачи до 2 м. Ставить дополнительное оборудование там просто некуда. Поэтому в компании обратили внимание на программные РРО, для которых достаточно иметь планшет.

Похожая история у киевской сети кофеен Julia's Coffee Shop. Там перешли на программные РРО в начале 2021 года, когда обнаружили, что попадают под закон о регистрационных операциях.

"Мы не видели смысла покупать "железные" кассовые аппараты и тратить время на обучение сотрудников. Решили, что с онлайн-кассой все будет быстрее и проще, а нам нужно было поспешить, чтобы избежать штрафов от налоговой, — вспоминает основательница Julia's Coffee Shop Юлия Костромина. — Поэтому подключили облачный РРО нашей системы учета".

Выбор в пользу программных РРО делают и в управляющей компании Horeca DA, которая занимается учетом в заведениях, в том числе помогает клиентам построить процесс фискализации продаж. Основательница компании Дарья Венжик называет две основные причины, почему облачные регистраторы удобнее "железных":

• Цена вопроса. "Железный" фискальный аппарат стоит от 6-8 тыс. грн. Еще около 245 грн в месяц обойдется обслуживание такого регистратора. В случае с программным РРО все расходы — около 100 грн в месяц за использование облачного сервиса.

• Поддержка обновлений. После очередных изменений в законодательстве фискальные регистраторы нужно перепрошить. Это тоже не бесплатно, к тому же нужно отстоять в очереди. Тогда как программные РРО обновляются онлайн.

"Один из наших клиентов использует "железный" регистратор МІНІ-ФП. Его нужно было перепрошить до 1 октября. Мы подали заявку в конце сентября и ждали свою очередь около трех недель. С онлайн-кассами таких проблем нет — они обновляются автоматически", — рассказывает Дарья.

Сколько времени уходит на регистрацию онлайн-кассы

У Юлии Смакулы на регистрацию первого программного РРО в налоговой ушло около двух недель, на регистрацию последнего — не больше часа. В отличие от оформления  "железного" фискального аппарата, личный визит в проверяющие органы не нужен. Все можно сделать онлайн в электронном кабинете налогоплательщика.

"Сама регистрация очень простая. В первый раз процесс затянулся, потому что мы столкнулись с техническими трудностями. Например, в одной из электронных форм нужно было указать адрес торговой точки. Как я только его ни вводила, какие форматы ни пробовала — программа выдавала ошибку, якобы адрес не найден", — вспоминает финансовый директор сети кофеен Urban Coffee.

Через несколько дней она попробовала скопировать адрес из другой онлайн-формы, которую уже заполнила и отправила до этого. Прием "Ctrl+C, Ctrl+V" сработал — только так удалось справиться с проблемой.

После первой регистрации Юлия сохранила себе подробную инструкцию, что и как нужно делать. Это помогает не тратить время в будущем.

Основательница Julia's Coffee Shop Юлия Костромина тоже отмечает, что одних только инструкций от налоговой недостаточно: там объясняют, какие онлайн-формы нужно заполнить, но не уточняют, как именно. Например, в одной из форм она вводила код Киева из четырех цифр, а оказалось, там требовался код района из шести или семи знаков.

Еще одна заминка возникла с созданием электронной подписи кассира — это нужно, чтобы сотрудник заведения мог фискализировать продажи во время своей смены. Команда Julia's Coffee Shop генерировала себе электронные подписи через Privat24. Ребята присылали Юлии два файла, ключ и сертификат, а она загружала их в программу. У нескольких человек все прошло хорошо, но одной сотруднице приложение отказывало в доступе. В кофейне несколько дней не могли понять, в чем причина.

Позже выяснили, что сотрудница случайно создала несколько разных подписей и отправила Юлии ключ и сертификат от разных пар. Когда подгрузили правильный сертификат, все заработало.

"На регистрацию первой онлайн-кассы у нас ушла неделя. Справились во многом благодаря техподдержке системы учета: ребята сопровождали нас на каждом этапе, отвечали на вопросы, помогли с инструкцией. Но со следующими программными РРО уже все проще — я знаю, что делать, и трачу на это буквально пару часов", — рассказывает основательница Julia's Coffee Shop.

К слову, постепенно налоговая дополняет свои инструкции. Например, Юлия Смакула не сразу разобралась, откуда брать идентификатор ключа субъекта, который нужно указать в кабинете налогоплательщика. Оказалось, он указан в "свойствах" файла с сертификатом. В 2020 году, когда Юлия регистрировала первый РРО, у налоговой еще не было подробной инструкции, но с января 2021 года она стала доступна на сайте tax.gov.ua.

Как работать с программным РРО

Финансовый директор сети кофеен Urban Coffee Юлия Смакула рассказывает, что ей нравится работать с облачной фискализацией. "Нам не нужно печатать чеки и сводные отчеты, хранить гору документов, как это было бы в случае с "железными" фискальными аппаратами. Все хранится в облаке в электронном виде, за счет этого экономим бумагу", — делится она.

Работа онлайн-кассы подвязана к интернету. Когда он есть, все чеки фискализируются автоматически. А если пропал, то сохраняются в онлайн-архиве. В таком случае их можно отправить в налоговую в ручном режиме — кликнуть по нужному чеку и нажать на соответствующую команду. 

"Я раз в сутки захожу в приложение и проверяю, есть ли у нас не фискализированные чеки — они светятся в системе красным. Если есть, прошу сотрудников принять меры. Проблем с налоговой не возникало: по закону мы имеем право обработать в офлайне до 2 тыс. чеков", — объясняет Юлия Смакула.

В Poster сейчас дорабатывают поддержку работы кассы в офлайн-режиме. Когда эта функция будет готова, транзакции не нужно будет фискализировать вручную: как только появится интернет, они автоматически отправятся в налоговую.

Иногда чеки не фискализируются из-за проблем на стороне налоговой, когда серверы учреждения перегружены. В этом случае тоже нужно подождать и предпринять еще одну попытку спустя пару часов.

Основательница Horeca DA Дарья Венжик уверена, что будущее фискализации за программными РРО. По ее словам, с 2022 года почти весь бизнес должен фискализировать продажи, и облачные регистраторы подойдут не только для заведений, но и для других типов бизнеса.

"Например, интернет-магазины должны будут формировать фискальный чек в месте выдачи товара: благодаря приложению на планшете курьер сможет это сделать прямо возле квартиры клиента, — объясняет Дарья. — То же самое касается компаний, которые продают свою продукцию на фестивалях: им не нужно будет везти с собой "железный" аппарат — достаточно оформить кратковременную лицензию на продажи по новому адресу и взять планшет или смартфон".