14 сентября 2016 в 14:45
Юлия Лях

Going digital — абсолютный мировой тренд. Это оперативно, удобно и современно. Многие отечественные институции тоже стремятся максимально диджитализироваться и внедрить электронный документооборот. Национальний банк — не исключение

Первые попытки внедрить электронный документооборот в НБУ начались в 1996 году, когда была закуплена специализированная система электронного документооборота АСКОД. Долгое время она не использовалась на полную силу, и большинство документов дублировалось в печатном виде. С 2014 года Национальный банк начал активно работать над внедрением полноценного электронного документооборота. Мы собрали 10 ключевых принципов, которые помогают нам в этом.

1.Промышленные решения, широко представленные на рынке

Перестроить существующий процесс бумажного документооборота организации под стандартные процессы, заложенные в уже готовом ИТ-решении легче, быстрее и дешевле. Мир не стоит на месте и, если организация примет решение использовать "самописное" решение или заказать внешнему провайдеру разработать систему "под себя", то рано или поздно настанет момент, когда нужно будет расширять количество пользователей или дорабатывать систему с учетом изменений в процессах. На разработку, тестирование и дальнейшее сопровождение может быть потрачено в разы больше финансовых и временных ресурсов организации чем при использовании новой версии уже готового продукта.

Использование промышленного решения для системы электронного документооборота позволит не только избежать распечатки запросов на бумагу, но и наладить автоматическую регистрацию документов, а также интегрировать подачу обращений через электронный портал в общий процесс приема и обработки обращений в организации.

2. Принципы и правила, которыми будут руководствоваться все сотрудники при работе с электронными документами

Успешность внедрения электронного документооборота во многом зависит от поддержки со стороны руководства организации. Госорганы в основном более бюрократичные структуры чем коммерческие организации, поэтому принятие руководством документа с формализованным сводом правил, где четко будут разделены потоки прохождения электронных и бумажных документов и описаны основные принципы работы с электронными документами поможет сотрудникам быстрее перестроится на работу в новых условиях.

3. Принятие решений по большинству вопросов через электронную почту

Такое решение позволит существенно облегчить и ускорить как процесс принятия решений по организационным вопросам внутри организации (например, бронирование переговорных комнат, прав пользователя, оформления служебных записок на вход несотрудников центробанка, технического обслуживания презентаций и т.д.) так и улучшить горизонтальные коммуникации между подразделениями (информационные запросы, отчетность, предварительное согласование и др. вещи).

4. Оперативный доступ к служебной корреспонденции для сотрудников через мобильные устройства связи

Таким образом, сотрудники смогут оперативно обрабатывать материалы, согласовывать графики работы, работать с документами, организовывать совещания "без бумаг", видеоконференции среди коллег и подчиненных.

5. Удаленная работа с документами

Удаленная работа за пределами организации поможет формировать гибкий график работы для тех сотрудников, кому это необходимо, а также согласовывать и принимать решения находясь вне офиса — в командировке или на совещании.

6. Коллективная работа с документами

Если позволяет уровень развития ИТ в организации — через облачные хранилища данных, если нет — через использование SharePoint или других портальных решений.

Вам тоже доводилось работать с распечатанными экселевскими таблицами, занимающими в длину и ширину несколько листов, склеенных между собой? При этом это 100-страничные документы с правками и пометками карандашом на полях? Полагаем, полученное удовольствие от "удобства" работы с такими документами убедительно говорит в пользу перехода на работу с файлами в онлайн-режиме. Это позволит видеть как историю изменений, так и авторов правок, что также существенно сократит время обработки документов.

Для эффективной работы комитетов или других органов, ответственных за принятие решений внутри организации, также будет полезным внедрение специализированных внутренних порталов. Это могут быть порталы с доступом членов того или иного комитета и заинтересованных сторон. На таких ресурсах можно оперативно выкладывать материалы совещаний, протоколы принятых решений и хранить архив заседаний.

7. Электронный обмен документами с другими ведомствами и прием обращений граждан в электронной форме

Во время внедрения электронного документооборота внутри организации целесообразно задуматься о настройке электронного обмена документами с другими ведомствами, а также приеме обращений граждан в электронной форме. На данный момент электронный документооборот широко используется в Администрации Президента, Министерстве обороны, Министерстве экономразвития и ряде других ведомств. Однако невозможность приема документов в электронном формате в судах, а также законодательное обязательство отвечать на некоторые запросы граждан именно в бумажном виде тормозит развитие электронного документооборота в целом.

Мы уверены, что подключение к единой системе электронного взаимодействия позволит ускорить и улучшить процессы обмена информацией между разными организациями нашей страны, а также проводить работу с ними с учетом развития современных технологий.

8. Политика "Зеленого офиса"

Ежедневно к экологической концепции "зеленого офиса" присоединяются все новые и новые организации не только из-за улучшения имиджа организации в глазах международных экспертов и сообщества как социально ответственной, но и благодаря экономической выгоде. В отношении электронного документооборота "зеленый офис" это, прежде всего, использование принципов рационального использования бумаги и печати документов, а также обучение всех сотрудников организации этим принципам.

9. Использование электронно-цифровой подписи

Электронно-цифровая подпись (ЕЦП) должна соответствовать стандартам и иметь аккредитацию Центра сертификации ключей для того, чтобы такую подпись принимали также и другие государственные органы.

10. Использовать проектный подход

Драйвером внедрения электронного документооборота в НБУ был проектный офис. В рамках проекта по внедрению электронного документооборота в НБУ были четко определены цели (чего мы хотим достичь), а также установлены границы (когда мы считаем, что электронный документооборот внедрен, и что для этого нужно сделать), а также определен проектный менеджер.

Менеджер в свою очередь определяет состав проектной команды, готовит анализ текущей ситуации и план дальнейших действий (дорожную карту) с четкими сроками, ответственными и критериями достижения поставленных целей, а также налаживает отчетность для руководства для возможности информирования о ходе внедрения проекта.

Как результат, мы рассчитываем успешно завершить проект по внедрению электронного документооборота в Национальном банке к концу 2017 года, а его имплементация позволит сэкономить более 12 млн грн.

автор:
по материалам:
"Дело"
раздел:
теги:

По теме:

Банки смогут использовать электронный документооборот при валютных операциях
Банки 05 августа 2016 в 20:09

Банки смогут использовать электронный документооборот при валютных операциях

Отныне банки могут осуществлять покупку, обмен и перечисление инвалюты для клиентов на основании не только оригиналов документов, но и копий, которые могут предоставляться в банк в бумажном или электронном виде

Кабмин полностью отказался от бумажных документов
Экономика 15 августа 2016 в 11:07

Кабмин полностью отказался от бумажных документов

Кабмин будет обмениваться всеми документами с другими органами власти в электронном виде. Рассчитывают, что электронный документооборот позволит ускориться на 50%

Загрузка...
Информационный партнер проекта Ukr.net
Новости со всех уголков Украины на https://www.ukr.net/
Загрузка...