Четыре шага к автоматизации среднего бизнеса: что нужно сделать

Кроме безопасности, графиков отключения электроэнергии и проблем с оплатой онлайн у малого бизнеса вопрос достаточно остро стоит вопрос рационального использования средств. По разным данным в первые 2 года работы закрывается от 60 до 80% предприятий и одна из главных причин этого – нерентабельность.

И вариантов улучшить ситуацию достаточно, и я предлагаю рассмотреть один из быстрых и весомых для любой компании — постепенный переход к автоматизации. Он помогает прорабатывать информацию и сразу видеть, где в бизнесе "болезненные точки". Соответственно, своевременно исправлять их.

А тем более в условиях войны, когда из любой точки мира нужно видеть реальную ситуацию в компании. Отдельно следует поднять и вопросы сохранения информации. Часто предприниматели обходят такие вещи, а зря, восстановить утраченные данные — это сложный и дорогостоящий процесс.

Поэтому я подготовил краткую инструкцию по автоматизации, которая позволит предприятиям пересмотреть процессы и, возможно, ввести инновации. Excel-таблицы или 1С не всегда покрывают все потребности.

Этап 1. Идентифицировать потребность

Как для малого бизнеса, так и стартапов часто характерна структура, когда один человек отвечает за многие процессы, особенно когда последние до конца не отлажены и не отработаны. Иногда СЕО хватает помогать и рассылает заказ, потому что не хватает рук, а бухгалтер одновременно выполняет функции и клиент-менеджера (выдавая накладные или проверяя оплаты), и HR-специалиста. В результате – менеджеры теряются в количестве заказов, дебит не сходится с кредитом, а каждый член команды ответственен за все и вместе с тем ни за что конкретно.

Чтобы решить эти проблемы и не утонуть в операционке, предлагаю несколько решений:

• Выписать все процессы, которые есть в компании . Начиная с того, как вас находит клиент и до деталей отправки заказов, как и коммуникации внутри команды. Это даст четкое понимание того, что происходит, где и какой этап можно улучшить или ускорить.

Например, вы понимаете, что ваш клиент заходит на страницу Х — оставляет свои контакты в форме Y – менеджер 1 получает заявку на электронную почту, вносит ее в CRM, звонит по телефону клиенту, согласовывает заказ, создает накладную в программе М, собирает заказ и в 17 :00 выезжает на почту и отправляет заказ.

• Найти нужные программы, которые позволят ускорить процессы (расширить так называемые узкие места). Например, следует настроить CRM, которая подойдет вашему типу бизнеса, и ускорить создание заказов с помощью 2-4 стандартных карт с типичной информацией о клиенте. Возможно, вашему типу бизнеса подойдет вариант, когда можно отказаться от телефонного согласования заказа с клиентом: если он сделал выбор и оплатил, то дополнительный разговор можно убрать. Или же создать эффективного чат-бота, который разгрузит руки операторов и «сам» будет давать ответы на легкие вопросы в стиле "Как оплатить?", "Доставка Meest/Укрпочтой/НП?", "Возможен ли наложенный платеж? тому подобное.

• Понять, какие задачи и процессы выполняются ежедневно независимо от количества клиентов. Это может быть создание бухгалтерской отчетности, выставление счетов, введение в конце дня данных в таблицу для дальнейшей аналитики.

Этап 2. Позаботиться об IТ-инфраструктуре

Google Drive – это хорошо, но чем дальше развивается мир, тем больше киберугроз создается. Идеально, если есть возможность постоянно проверять доступ "определенного круга лиц" к критически важным документам, но бывают и такие ситуации, что доступ случайно оказывается "по ссылке на редактирование для всех".

А если вы к тому же работаете с европейскими клиентами, то данные о них должны храниться по стандартам GDPR. Имя и адрес доставки, например, подпадают под особые требования хранения информации, не говоря уже о банковских данных или другой личной информации. Иначе рискуете получить многомиллионный штраф, как это произошло с British Airways 2018-го. Тогда киберзлоумышленники проникли в систему и перенаправляли все банковские данные покупающих билеты клиентов, а это номера карт, CVV, PIN-коды, в злоумышленников. Таким образом произошла утечка важных данных более 429 тысяч клиентов. British Airways за нарушение GDPR оштрафовали сначала на $238 млн, а затем снизили штраф до $26 млн. Поэтому понимание защищенности каналов, по которым передается важная конфиденциальная информация в ритейле или других услугах, чрезвычайно важна.

Более того, IТ-инфраструктура – это не просто возможность работать в Google-документах. Это целая система, которая начинается от настройки почты и ее защиты к собственным серверам и обеспечению их бесперебойной работы.

Поэтому советую сразу рассматривать вариант хранения данных в облаке (выбирать публичную или частную следует, опираясь на имеющиеся ресурсы и потребности). Когда бизнес растет, увеличивается количество программ, с которыми он работает. Тогда для анализа приходится объединять данные из разных источников, а это лучше делать уже в облаках (если у вас нет собственной серверной).

И здесь следует закладывать время и на обучение работников. Поскольку по оценкам ведущей исследовательской компании Gartner к 2023 году 99% сбоев безопасности облака будут проходить именно через пользователей, а не поставщика облака. Поэтому обучение сотрудников и повышение их квалификации сохранит компанию от утечек данных или других ошибок безопасности.

Этап 3. Провести тесты

Процессы описали, проблемы идентифицировали, программы выбрали – теперь пора перейти к созданию инструкций для команды. На тестирование можно выделить от 2-х до 4-х недель. Этого периода обычно достаточно для малого бизнеса, чтобы получить фидбек по новым процессам. Лучше всего, чтобы сотрудники фиксировали все сложные моменты в работе – много исключений из правил, лишние шаблоны, недостаточное количество информации или создать QA по работе с программой и т.д.

Таким образом, можно автоматизировать всю базовую работу, увидеть, кому следует поручить другие задачи, а кто начал эффективнее работать.

Этап 4. Финализировать инструкции и продолжить автоматизацию

Изменения следует вводить постоянно. Ведь сначала вы можете автоматизировать работу маркетинга, далее менеджеров по продажам, потом аналитику, а за ними производство. Если компания растет – будут постоянно возникать новые потребности в лучших программах, новых инструментах для работы, изменении инструкций, увеличении команды. Именно так бизнес двигается с малого в средний.

Идеальной комбинации решений не существует. Ведь у каждого бизнеса своя цель и задачи от учредителей. Но следует помнить: в любой сфере аналитика критически важна для развития бизнеса. Автоматизация значительно упрощает поиск узких мест. Работа приложений в облаке позволяет свободно передавать данные между ними, что значительно ускоряет поиск дополнительных данных. А это позволяет накапливать большие массивы данных и анализировать их. Изменения – сложно только тогда, когда мы их боимся.