Как бизнесу работать с документами, если обмен бумажными версиями невозможен

Как бизнесу работать с документами, если обмен бумажными версиями невозможен

Рассказываем о преимуществах электронного документооборота и делимся коротким чеклистом, как быстро это сделать

Прокачайте маркетинг-стратегію свого бізнесу та знайдіть нові канали взаємодії з аудиторією на MRKTNG марафоні від MMR та Ekonomika+
25 червня топменеджери Ощадбанку, Укрзалізниці, NOVA (Нової пошти), Kernel, Ковальська та ще 25+ великих компаній розкажуть, які стратегії та канали просування підійдуть саме вашому бізнесу.
Забронировать участие

Украинский бизнес уже три года переживает непростые времена. Сначала работу многих компаний парализовал коронавирус, который неожиданно появился и заставил сотрудников работать онлайн. А потом и развязанная россией полномасштабная война, повлекшая массовые разрушения и выезд миллионов украинцев за границу.

Все это требует от бизнеса гибкости и максимального упрощения процессов. Старые "проверенные" подходы сейчас могут усложнять работу или вообще не работать, поэтому следует адаптировать их к новым реалиям. Один из таких процессов – документооборот.

В этом материале рассказываем, почему бизнес наконец-то должен отказаться от стопок бумаг и перейти на ЭДО.

Меньше бумаги – больше денег

Вам может показаться, что ваша компания не много тратит на бумагу, поэтому не стоит об этом беспокоиться. Особенно, если вы сравниваете эти расходы с бюджетом на рекламу или гонорарами для сотрудников. Однако в военное время каждая сэкономленная гривня – это потенциальный донат на ВСУ, не пренебрегайте такой возможностью.

К тому же традиционный бумажный документооборот таки съедает немало денег. Исследование Gartner показало, что использование бумаги в офисе обходится компании в 10 раз дороже, чем стоит сама бумага. Ничего удивительного, ведь деньги также нужны на отправку и получение этих документов, и сотрудники тратят больше времени на работу именно с бумажными версиями.

Этих затрат легко избежать, если ввести в компании ЭДО.

"Наши корпоративные клиенты отмечают, что после введения электронного документооборота они значительно сократили расходы на сопровождение документов – их хранение, формирование, логистику. К тому же они заметили повышение эффективности работы работников", – отмечает эксперт по документообороту, руководитель проектов и программ в Киевстар Виталий Иванюк.

Экономия времени на рутине

Сейчас – во время постоянных воздушных тревог и отключений света – вопрос экономии времени встал еще острее. Сотрудники должны заниматься действительно важными вещами, а не тратить время на рутину. Электронный документооборот помогает в этом.

В цифровом формате документы соглашаются и подписываются в течение нескольких секунд, поэтому больше не нужно срочно ехать на другой конец города, чтобы получить нужную подпись. Кроме этого онлайн-сервисы по документообороту позволяют иметь общий доступ к файлам, что значительно облегчает работу с ними и коммуникацию с коллегами и партнерами – комментировать и обсуждать документ могут несколько человек одновременно.

"Наш опыт показывает, что время подписания договоров с клиентами можно сократить в несколько раз, если это делать в электронном виде. Ранее подписание документа могло занимать около недели – пока сформируем документ, отправим его по почте, контрагент получит, подпишет и пришлет нам в ответ. Сейчас несколько дней хватает. То есть время сокращения очевидно", – рассказывает Виталий Иванюк.

Зеленый свет от государства

Украинские компании уже давно могут диджитализировать свой документооборот и начать создавать, согласовывать или подписывать документы в цифровом формате. Ведь законодательно обязательное наличие мокрой печати отменено – теперь на документе достаточно одной подписи или КЭП (квалифицированной электронной подписи).

В то же время недостаточная прозрачность законодательства – самый главный фактор, препятствующий развитию электронного документооборота в Украине. Однако эти недоразумения постепенно исправляются, отмечает Виталий Иванюк.

"Например, раньше мы сталкивались с проблемой, связанной с датой подписания акта предоставленных услуг. Акт формируется последним числом месяца, а контрагент может подписать его на следующий день, то есть уже в следующем месяце, что неправильно. Однако в Налоговый Кодекс внесли разъяснение, которое делает этот процесс понятным и облегчает сотрудничество", – рассказывает Виталий Иванюк.

Как перейти на электронный документооборот?

"Самый простой, быстрый и бюджетный способ перевода внешнего документооборота в электронную форму – это использование онлайн-сервисов документооборота. Так организовать процесс и начать обмениваться с контрагентами документами можно вообще через несколько дней", – говорит Виталий Иванюк.

Киевстар предлагает именно такой сервис – Star.Docs. Решение значительно упрощает работу с внутренними документами и взаимодействие с партнерами. К тому же специалисты Киевстар помогут настроить все процессы, связанные с внедрением ЭДО в вашей компании.

Почему стоит выбирать Star.Docs? Потому что сервис поможет:

  • Быстро согласовывать и подписывать документы.
  • Хранить файлы в облаке или на электронном носителе.
  • Работать с документами в удобное время и из любой точки мира, где есть интернет.
  • Загружать онлайн-документы и создавать резервные копии.
  • Контролировать работу с электронными документами, соблюдать сроки.
  • Иметь доступ к документам с любого устройства: Star.Docs работает на ОС Android или iOS, а также в вебверсии.

Вместо выводов – бонус. Держите короткий чеклист, как перейти на ЭДО:

  • Найдите человека, который будет отвечать в компании за процесс перехода на ЭДО.
  • Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в любом аккредитованном центре сертификации ключей.
  • Разработайте порядок использования КЭП в компании и инструкцию по ведению электронного документооборота.
  • Научите работников работать в системе. Например, с помощью заранее записанных вебинаров.
  • Сообщите партнерам о переходе на электронный документооборот и внесите изменения в соответствующие договоренности.