Як бізнесу працювати з документами, якщо обмін паперовими версіями неможливий

Як бізнесу працювати з документами, якщо обмін паперовими версіями неможливий
Фото: ua.depositphotos.com

Розповідаємо про переваги електронного документообігу та ділимось коротким чеклістом, як швидко це зробити

Ми продовжуємо воювати з окупантом на інформаційному фронті, надаючи виключно перевірену інформацію та аналітику.
Війна позбавила нас можливості заробляти, просимо Вашої підтримки.
Підтримати delo.ua

Український бізнес уже три роки поспіль переживає непрості часи. Спочатку роботу багатьох компаній паралізував коронавірус, який зненацька з’явився і змусив співробітників працювати онлайн. А потім і розв’язана росією повномасштабна війна, яка спричинила масові руйнування і виїзд мільйонів українців за кордон.

Все це вимагає від бізнесів гнучкості і максимального спрощення процесів. Старі "перевірені" підходи зараз можуть ускладнювати роботу або взагалі не працювати, тому варто адаптувати їх до нових реалій. Один із таких процесів – документообіг.

У цьому матеріалі розповідаємо, чому бізнес нарешті має відмовитись від стосів паперу та перейти на ЕДО.

Менше паперу – більше грошей

Вам може здатися, що ваша компанія не багато витрачає на папір, тому не варто цим перейматися. Особливо якщо ви порівнюєте ці витрати з бюджетом на рекламу чи гонорарами для співробітників. Проте у воєнний час кожна заощаджена гривня – це потенційний донат на ЗСУ, не нехтуйте такою можливістю.

До того ж, традиційний паперовий документообіг таки з’їдає чимало грошей. Дослідження Gartner показало, що використання паперу в офісі обходиться компанії в 10 разів дорожче, ніж коштує сам папір. Нічого дивного, адже гроші також потрібні на відправку й отримання цих документів, та й співробітники витрачають більше часу на роботу саме з паперовими версіями. 

Цих витрат легко позбутися, якщо запровадити в компанії ЕДО.

"Наші корпоративні клієнти відзначають, що після запровадження електронного документообігу вони значно скоротити витрати на супровід документів – їхнє зберігання, формування, логістику. До того ж, вони помітили підвищення ефективності роботи працівників", зазначає експерт з документообігу, керівник проєктів та програм у Київстар Віталій Іванюк.

Економія часу на рутині

Зараз – під час постійних повітряних тривог і вимкнень світла – питання економії часу постало ще гостріше. Співробітники мають займатися справді важливими речами, а не марнувати час на рутину. Електронний документообіг допомагає в цьому.

У цифровому форматі документи погоджуються та підписуються впродовж декількох секунд, тому більше не потрібно терміново їхати на інший кінець міста, щоб тільки отримати потрібний підпис. Окрім цього, онлайн-сервіси з документообігу дозволяють мати спільний доступ до файлів, що значно полегшує роботу з ними і комунікацію з колегами та партнерами – коментувати й обговорювати документ можуть кілька людей одночасно.

"Наш досвід показує, що час підписання договорів з клієнтами можна скоротити в декілька разів, якщо робити це в електронному вигляді. Раніше підписання документу могло займати близько тижня – поки сформуємо документ, відправимо його поштою, контрагент отримає, підпише і надішле нам у відповідь. Зараз декілька днів вистачає. Тобто, час скорочення очевидний", – розповідає Віталій Іванюк.

Зелене світло від держави

Українські компанії вже давно можуть диджиталізувати свій документообіг та почати створювати, узгоджувати чи підписувати документи в цифровому форматі. Адже законодавчо обов’язкову наявність мокрої печатки скасували – тепер на документі достатньо одного підпису чи КЕП (кваліфікованого електронного підпису).

Водночас, недостатня прозорість законодавства – найголовніший фактор, який перешкоджає розвитку електронного документообігу в Україні. Проте ці непорозуміння поступово виправляються, зазначає Віталій Іванюк.

"Наприклад, раніше ми стикалися з проблемою, пов’язаною з датою підписання акту наданих послуг. Акт формується останнім числом місяця, а контрагент може підписати його наступного дня, тобто вже в наступному місяці, що неправильно. Проте в Податковий Кодекс внесли пояснення, яке робить цей процес зрозумілим і полегшує нам співпрацю", – розповідає Віталій Іванюк.

Як перейти на електронний документообіг?

"Найпростіший, найшвидший та найбюджетніший спосіб переведення зовнішнього документообігу в електронну форму – це використання онлайн-сервісів документообігу. Так організувати процес і почати обмінюватись із контрагентами документами можна взагалі за декілька днів", – каже Віталій Іванюк

Київстар пропонує якраз такий сервіс – Star.Docs. Рішення значно спрощує роботу з внутрішніми документами та взаємодію з партнерами. До того ж, спеціалісти Київстар допоможуть налаштувати всі процеси, пов’язані із запровадженням ЕДО у вашій компанії. 

Чому варто обирати Star.Docs? Бо сервіс допоможе:

  • Швидко погоджувати та підписувати документи.
  • Зберігати файли у хмарному сховищі або на електронному носії.
  • Працювати з документами у зручний час та з будь-якої точки світу, де є інтернет.
  • Завантажувати онлайн-документи та створювати резервні копії.
  • Контролювати роботу з електронними документами, дотримуватися термінів.
  • Мати доступ до документів з будь-якого пристрою: Star.Docs працює на ОС Android чи iOS, а також у вебверсії.

Замість висновків — бонус. Тримайте короткий чекліст, як перейти на ЕДО:

  • Знайдіть людину, яка буде відповідати в компанії за процес переходу на ЕДО.
  • Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
  • Розробіть порядок використання КЕП у компанії та інструкцію з ведення електронного документообігу.
  • Навчіть працівників користуватися системою. Наприклад, за допомогою заздалегідь записаних вебінарів.
  • Повідомте своїх партнерів про перехід на електронний документообіг та внесіть зміни у відповідні договірні домовленості.

Фото: ua.depositphotos.com