Почему вам будет сложно ввести сервис командной работы в компании и как это сделать

Многие компании сталкиваются с одной и той же проблемой: с линейным масштабированием компании количество хаоса в работе и проектах растет экспоненциально. Поэтому они начинают искать сервис для работы, такой как Worksection или аналоги, чтобы понимать:

• кто что делает сейчас;
• что уже было сделано;
• когда будет сделано и вкладываем ли мы по срокам;
• когда можно будет взять еще проекты.  

Но в 30-40% случаев использование таких инструментов не приносит успеха. И это не потому, что сервис "не нравится менеджменту".

Почему возникает хаос в коммуникации

Вспомните, как начинается практически каждый бизнес. В начале вы работаете в маленькой компании с несколькими людьми. Вы сидите в одном кабинете и всем понятно кто что делает. Коммуникация на начальном этапе такого бизнеса самая прозрачная. Однако она начинает исчезать, когда компания растет.

Возникают новейшие работники, новейшие команды, новейшие отделы. Каждый работает по-своему. Кто ставит задачу устно на курилке, кто пишет письмо на почту, кто коммуникирует в Telegram. Добавьте сюда бесконечные таблицы Excel или Google Sheets, которые для многих давно превратились в настольный справочник со всеми возможными данными. А еще комментарии от многих людей одновременно и режим поправок в документах.

У этого способа постановки задач и разрозненной коммуникации есть два больших недочета. Первый недостаток – чем больше людей, тем больше каналов коммуникации, позволяющих эти задачи ставить. Поэтому "вавилонская башня" только растет.

Второй – все это происходит почти одновременно, и в какой-то момент многоуровневая задача может превратиться в настоящий хаос.

Если по такой таске нужно собрать всю информацию в одну последовательность, то единственный выход – нервно бегать по мессенджерам, перепискам и почтовым ящикам. Напоминает переезд на новую квартиру, когда каждую вещь переставляют беспорядочно многократно без существенного результата.

Это касается и рабочих задач и общения по ним. Поэтому неудивительно, что бизнес ищет инструмент, который бы дал им и структурированность, и удобную коммуникацию, где каждая задача или проект имеют отдельный чат.

Они находят такой инструмент – обслуживание командной работы. Это может быть Worksection или его аналог, их достаточно много. Менеджмент смотрит, как работает этот сервис. Им все нравится, и они запускают его на всю компанию. Но внезапно сталкиваются с вызовом – молчаливым сопротивлением коллектива. Почему так случается?

Как справиться с сопротивлением и ввести сервис командной работы

В любой компании есть люди, делающие работу медленно. И фактически они получают деньги за время, которое они проводят на работе, а не за конечный результат. Классическая ситуация, связанная с разными факторами. К примеру, с размером зарплаты или с отсутствием мотивации что-то делать. Другая категория работников, в отличие от первых, производят свою часть работы слаженно, эффективно и достаточно быстро, но при этом не хотят ни на миллиметр нарушать заведенный порядок действий.

Они долго отрабатывали последовательность и алгоритм действий для каждой задачи, создали просторы в Slack, чаты в Telegram, шаблоны и списки и теперь все работает идеально. Новая система всегда несет риски для заведенного порядка действий, поэтому такие работники боятся потерять то, чего они добились в рабочей рутине своими усилиями.

В любом случае, когда руководство приходит с новой системой, делающей работу прозрачной и управляемой, это заставляет работников нервничать и чувствовать угрозу. Потому разрушается старый канон, который был понятен и комфортен для многих. Одни боятся, что потеряют насиженное место. Другим жалко времени и усилий, потраченных на систематизацию процесса, и они не хотят выходить из созданной для себя зоны комфорта.

Внедрение нового сервиса – всегда изменения. А изменения болезненны и вызывают сопротивление, которое может быть очень сильным. Итак, что можно с этим поделать?

• Необходимо подготовить свой коллектив к переменам . Обсудите с ними, почему вам нужен новый сервис, как он поможет вам работать более эффективно, и какие преимущества он принесет каждому.
• Выберите пилотную группу , которая начнет работать в такой системе . Пусть это будут люди, которые открыты для перемен. Дайте им попробовать сервис, получить опыт использования, которым они поделятся с другими.
• Организуйте обучение. Людям следует понять, как пользоваться сервисом и как он поможет в работе. Это могут быть обучение от поставщика сервиса, видеоуроки, вебинары или просто письменные инструкции.
• Сделайте переход на новую систему постепенным. Не пытайтесь ввести все сразу. Дайте людям время адаптироваться, привыкнуть к новому.
• Пусть ваши лидеры будут примером. Если они активно используют сервис, они покажут, что верят в него и это будет мотивацией для остального коллектива.

Помните, что каждое изменение представляет собой вызов, который можно преодолеть только с правильным подходом. На пути к эффективным сдвигам понадобится терпение, постепенность и взвешенность, но также и настойчивость. В этом поможет четкий план внедрения новой системы с приблизительными датами и дедлайнами для каждого этапа, а также чеклист для самопроверки того, что уже сделано, а о чем следует не забыть в процессе перемен.

Следуйте советам выше, плану и дедлайнам, и уже скоро сможете увидеть реальные результаты, которые скажут сами за себя.