9 причин, почему малому бизнесу нужна автоматизация бизнес-процессов

Адаптироваться к рыночному спросу

Автоматизация дает масштабируемость и гибкость, которые помогают справляться с изменениями рыночных условий. Бизнесу уже не нужно нанимать больше сотрудников, чтобы справляться с колебаниями потребительского спроса или объемом заказов.

Так, автоматизация поможет справиться с множеством повторяющихся задач, поэтому при резком увеличении объема заказов не нужно нанимать и обучать новых сотрудников управлению запасами, обработке заказов или платежей.

С ней бизнес лучше контролирует расходы и может обеспечивать доставку заказов клиентам без задержек.

Снижение затрат на рабочую силу

Часто малый бизнес тратит значительную часть бюджета на наем сотрудников для выполнения трудоемких и длительных задач, которые при этом не приносят большой ценности.

Автоматизация позволяет сократить количество сотрудников, которые нужны для выполнения этих задач — это, в свою очередь, снизит накладные расходы и повысит прибыльность. Бизнес начнет думать о качестве работы своих сотрудников, а не об их количестве. Более талантливые сотрудники помогут компании быстрее расти.  

Оптимизация распределения рабочей силы

Автоматизация задач позволяет освободить ресурсы компании от рутины — можно будет сосредоточиться на стратегических и инновационных целях, а не на ручной работе.

Также бизнес получит данные и аналитику, которые нужны для оптимизации распределения ресурсов. Например, каждый будет работать над нужными проектами и не случится ситуация, когда один человек делает все подряд, а другой не может найти себе задачу. Работа будет оптимизирована. 

Повышение рентабельности инвестиций в маркетинг

Автоматизация маркетинга помогает оптимизировать бюджет и улучшить результаты кампаний. Предприниматель может использовать множество доступных инструментов, которые охватывают диджитал-маркетинг, CRM и продажи, рекламу, таргетинг и онлайн-коммерцию.

В частности, автоматизация помогает систематизировать, обрабатывать и анализировать большой объем данных о клиентах с целью персонализации предложений. Маркетологи будут точно знать, на кого им нужно направлять рекламу, и получат лучшие результаты. 

Минимизация человеческих ошибок

Автоматизация помогает повысить точность многих бизнес-операций: от выставления счетов и бухгалтерского учета до обработки заказов и управления запасами. Она позволяет устранить дорогостоящие ошибки из-за ручных процессов, таких как перенос информации из одной системы в другую и так далее.  

Удаленная работа

Удаленные работники помогают малому бизнесу получить нужные им таланты и опыт, при этом снижая накладные расходы на них. Также можно найти нужных людей для работы над текущими проектами, не нанимая большой команды штатных сотрудников.

Автоматизация упрощает внутренние процессы, поэтому сотрудникам не нужно находиться в одном месте для бесперебойной совместной работы. Некоторые предприятия могут даже стать полностью виртуальными, сэкономив на накладных расходах (например, на аренде, офисном оборудовании и так далее).

Улучшение совместной работы

Автоматизация помогает отслеживать все процессы проекта, сообщать о ключевых датах и моментах, а также держать членов команды в курсе последних новостей, данных или статуса проекта для лучшей и беспроблемной совместной работы. 

Улучшение взаимодействия с внешними партнерами

Можно интегрировать системы внешних поставщиков и партнеров со своей платформой. Это упростит управление цепочками поставок и закупками, обеспечит своевременный обмен информацией, минимизирует задержки и уменьшит количество ошибок.

Как вариант, автоматизировать процесс закупок и выставления счетов. Или интегрировать свое программное обеспечение для управления запасами с системой поставщика, чтобы обеспечить своевременное размещение повторных заказов. 

Качественное обслуживание клиентов 

​​Автоматизация помогает стандартизировать маркетинг, обработку заказов, отгрузку и послепродажную поддержку. Это создает у клиентов положительный опыт покупки, который будет работать по нужному шаблону.

Такой процесс также позволяет собирать данные и настраивать процессы для оптимизации взаимодействия с клиентами. Это привлекает и удерживает больше клиентов, одновременно увеличивая продажи.

Как автоматизировать бизнес-процессы в Украине 

С этим поможет внедрение BPM-системы — программного решения, используемого для процессного управления любой компанией. Например, процесса обслуживания клиента от получения заявки до поставки готовой продукции / оказания услуги.

Быстрая и эффективная работа компании во многом зависит от хорошо построенной логики бизнес-процессов. BPM-система помогает сделать все бизнес-процессы компании более прозрачными, устранить задержки и обеспечить наилучший контроль.

В Украине уже есть несколько BPM-систем, которые можно внедрить прямо сейчас.

Например, Scriptum BPM — автоматизирует и повышает эффективность бизнес-процессов, а также позволяет быстро и без особых затрат решать проблемы бизнеса. Среди них интеграция между собой старых систем компании, автоматизация процессов, ускорение взаимодействия и так далее.

Другой пример — Битрикс24: с помощью этой программы можно создавать и редактировать бизнес-процессы, сразу же их внедрять, выводить показатели эффективности, контролировать работу, делать выводы, а затем анализировать их.

Или же можно попробовать RASK: ВРМS. Она предлагает легкую настройку процессов пользователями (без программирования) благодаря наличию визуального редактора. Управлять ею можно из любого места и устройства. Выполнять задачи бизнес-процессов можно по электронной почте, Viber, Telegram и SMS.