Электронный документооборот экономит время и деньги компаний, оптимизирует их бизнес-процессы, защищает важные документы и обеспечивает безопасный доступ к ним. Его уже выбирают и советуют многие компании по всему миру. Рассказываем, кто и зачем использует в своей работе ЭДО.
Зачем нужен электронный документооборот
Как сообщает The Paperless Project, американские корпорации тратят более 120 млрд долларов на печатные документы, большинство из которых устаревают в течение трех месяцев.
"Многие организации и компании уже добились больших успехов в сокращении бумажных документов в своем бизнесе. Но, на мой взгляд, прогресс наступает не настолько быстро, насколько мог бы, учитывая все преимущества ЭДО. Отказ от бумажных документов — важный шаг в цифровой трансформации, которую большинство компаний, по их же словам, хотят совершить", — пишет в своей колонке для Forbes Юджин Сюн, основатель и председатель совета директоров Foxit(поставщика инновационных продуктов и услуг).
По его словам, страх неизвестности и неудачи тормозит многие компании, и поэтому они могут решить сделать акцент на создании приложений, которые принесут новые источники дохода, вместо того, чтобы избавиться от бумажных документов и повысить свою эффективность и начать больше экономить.
Сюн выделяет несколько главных преимуществ электронного документооборота:
- Экономия денег и огромного количества места для хранения документов.
- Оптимизация и ускорение важнейших бизнес-процессов.
- Более быстрый и простой доступ к документам и информации.
- На изменение и распространение документов тратится меньше времени и денег.
- Документы защищены от потери и физического уничтожения.
- Более высокий уровень безопасности.
Как ЭДО помогает зарубежным компаниям
В компании IBM рассказывают, что ранее до 20% их B2B-транзакций приводили к ошибкам, пока они не начали использовать систему электронного документооборота.
"Теперь этих ошибок нет. Например, раньше у нас были проблемы с заказами на перевод, потому что клиенты отправляли неправильный код. Это происходило из-за того, что всю информацию заполняли вручную, поэтому были ошибки. С ЭДО такого быть не может", — говорят в компании.
Jupiter Aluminium производит недорогую и качественную алюминиевую катушку. Электронный документооборот играет важную роль в высокоэффективной бизнес-модели компании.
Перед внедрением программного обеспечения для ЭДО компания боролась с большим количеством потраченного времени, денег и бумаги, которые были нужны для работы с документами.
После перехода на электронный документооборот компания:
- надежно хранит документы в цифровом виде;
- имеет более быстрый доступ к важной информации;
- повышает продуктивность офисных сотрудников.
Jupiter не просто улучшили свои процессы и упростили рабочий процесс. Компания смогла справиться со значительным ростом бизнеса без добавления нового персонала, а также повысила настроение сотрудников.
Например, до внедрения ЭДО компания использовала бумагу. Поиск бумажных документов занимал много времени и замедлял сотрудничество и работу с клиентами.
Часть документов хранилась в архиве вне офиса. Поэтому раз в месяц некоторым сотрудникам нужно было ездить более ста километров, чтобы найти нужный документ.
Сегодня бухгалтерия Jupiter сканирует счета к оплате, заказы на поставку и другие ключевые документы в своей новой системе электронного документооборота.
Они автоматически индексируются по номеру файла, а пустые поля заполняются путем сопоставления документа с ключевой информацией, уже имеющейся в системе.
Отсканированные документы сотрудники могут просматривать в интернете, что делает их поиск и совместную работу над ними практически мгновенными. Отдел обслуживания клиентов также использует сканирование документов для быстрого и безопасного хранения ключевых файлов.
Какую систему ЭДО выбрать
В Украине работают различные системы электронного документооборота.
Например, elDoc. Здесь есть привычные для современной системы функции. Среди них — доступ 24/7 с любых устройств, простой и понятный интерфейс. Также совместная работа над документами, конструкторы форм, электронный архив, мониторинг, аналитика, отчетность, организационная структура, CRM и многое другое.
Еще система позволяет в режиме реального времени отслеживать статус документа, осуществлять контроль исполнения поручений и проводить аудит действий.
Или Deals. Сервис увеличивает количество согласованных вовремя документов, а также сокращает время подготовки и согласования документов в несколько раз.
Среди преимуществ Deals экономия на административных и логистических затратах, сервис также обеспечивает постоянный доступ к документам и поддерживает все украинские АЦСК. Нужно лишь подключиться к системе, добавить в нее своего контрагента и начать подписывать и обмениваться документами онлайн.
Megapolis.DocNet организовывает систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в государственных учреждениях, предприятиях и органах власти.
Этот сервис подходит для автоматизации документоориентированных бизнес-процессов, связанных с общей и операционной деятельностью организации.