Ідеальний шторм: як пандемія змінила HR і що з цим робити

Звісно, потрібно дивитися на конкретну ситуацію в контексті, але ж можна скористатися деякими "рятувальними човнами", що стануть у нагоді під час шторму.

Пропонуйте різні формати роботи

Згідно низки досліджень, працівники по всьому світу зараз вимагають більшої гнучкості: біля 65%, що працюють віддалено, хочуть продовжувати так працювати і після пандемії, в той час як 31% надають перевагу гібридним форматам роботи. Згідно з Gartner, 75% фінансових директорів декларують, що переведуть принаймні 5% своїх працівників на постійну дистанційну роботу після завершення пандемії. 

В YASNO ми впровадили для команди гібридний, офісний та дистанційний формати роботи. Для безпеки співробітників діють "карантинні" правила й заходи:

Подписывайтесь на Youtube-канал delo.ua

• Стандартні вимоги щодо дотримання соціальної дистанції, перебування в масці, обмеження кількості людей в офісі, дезінфекції приміщень. Одне з найважливіших правил: "Захворів — залишайся вдома".
• Обов’язкові ПЦР-тестування та самоізоляція для співробітників, які контактували з хворими на Covid-19.
• ПЦР-тестування учасників перед масовими заходами.
• Медичне страхування з першого дня роботи. 

У цьому році стартувала й триває досі вакцинація від Covid-19 співробітників і їх родичів. Наразі на підприємствах YASNO щеплення подвійною дозою вакцини складає від 76% до 90%. 

Піклуйтесь про ментальне здоров’я співробітників

Вигоряння, стрес та тривожність — це хвороби нашого століття. Згідно з дослідженням Forbes, 76% опитаних співробітників переконані: роботодавці мають дбати про їх ментальне та емоційне здоров’я.

Тож компанії все частіше залучають професійних психологів, щоб допомогти своїм командам впоратися з негативними станами. Результати опитування Global Wellness Institute підтверджують цю тенденцію. Згідно з ними, 65% компаній збільшують інвестиції для підтримання психологічного здоров’я співробітників.

Складові турботи про ментальне здоров’я — інформаційна гігієна та розвиток критичного мислення. На початку пандемії ми в YASNO приділяли цим питанням особливу увагу й проводили навчання для співробітників, зараз продовжуємо підтримуючі комунікації. 

Інвестуючи в розвиток гнучкості та антикрихкості, ми залучали психолога, щоб навчити наших людей принципам адаптивного інтелекту: допомогти розбиратися в своїх емоціях та швидше пристосовуватися до нових реалій. А нещодавно ми запустили програму "Турбота". Її суть в тому, аби на конфіденційній основі надати співробітникам доступ до індивідуальних онлайн-консультацій з психологами та пакету послуг для розвитку навичок саморегулювання та управління емоціями.

Використовуйте HR-аналітику та дослідження при прийнятті рішень

Робота в дистанційному або гібридному форматі вимагає відслідковування більшої кількості даних, тож попит на HR-аналітику та інсайти росте. Йдеться не тільки про статистику виконання цілей, а й про визначення рівня залученості і вимірювання станів, які пов’язані з ментальним та емоційним здоров’ям співробітників. 

Ці дані допомагають приймати рішення стосовно низки HR-питань та процесів. 

Варто визначити, яка інформація дійсно є важливою саме для вашої компанії та ситуації, і зробити редизайн систем, щоб збирати дані більш ефективно та навчати HR-команди як читати, інтерпретувати та комунікувати знахідки в них. 

Ми в YASNO збираємо статистику щодо захворюваності на Covid-19 та вакцинальної кампанії і щотижня оприлюднюємо цю інформацію; ведемо HR-дашборди, досліджуємо рівень залученості співробітників, проводимо внутрішні опитування (задоволеності програмою онбордінгу, exit interview, pulse check та ін.).

І, звісно, чим більше даних ми збираємо, тим обережнішими маємо бути з їх обробкою та зберіганням. З початку пандемії поширеною стала практика повідомлення працедавця про медичний стан з метою збереження безпеки робочого середовища. Тож довіра та свідоме поводження з особистими даними співробітників — це наш обов’язок.

Задовольніть потребу у відчутті приналежності

Відчуття приналежності — одна з базових потреб людини. В умовах дистанційної роботи задовольнити її складніше: онлайн-спілкування дозволяє підтримувати інтелектуальні зв’язки, а от персональні та емоційні потерпають. 

Щоб задовольнити потребу колег у відчутті приналежності, ми в YASNO:

• Проводимо навчання, зокрема з надання першої медичної допомоги та інших тем, що мають соціальний контекст. 
• Обираємо концепти тимбілдингів, які дозволяють людям познайомитися ближче та відчути зв’язок. Наприклад, влітку провели welcome back party. Команда YASNO за останній рік суттєво збільшилася, але через те, що багато співробітників в основному працюють віддалено, не всі були знайомі особисто. Важливо було "розвіртуалізуватись".
• Втілюємо кастомізовані плани на основі дослідження рівня залученості персоналу з акцентом на поглиблення діалогу між менеджментом та працівниками підприємств YASNO: в фокусі обов’язково є сильні сторони, які ми продовжуємо підсилювати, адже саме вони роблять нас привабливим роботодавцем, і це те, що цінують наші співробітники; а також працюємо над нейтралізацією наших слабких зон. 
• Створили крос-функціональну команду Unity Team, що складається з 28 співробітників із різних підрозділів та підприємств компаній. Мета — сформувати команду однодумців, які хочуть і можуть разом втілити в життя зміни, необхідні нашому бізнесу, та ідентифікувати ключові точки болю в процесах та системах з фокусом на клієнтоорієнтованість (внутрішню та зовнішню). 

Навчайте онлайн

Пандемія розширює розрив між освітою та вимогами сучасності: за різними оцінками, більше мільярду людей у світі опинилися в ситуації skills mismatch — невідповідності їх навичок вимогам ринку. 

Згідно з даними міжнародного економічного форуму, половина співробітників до 2025 року мають пройти перекваліфікацію (reskilling). 52% роботодавців відчувають складнощі з тим, щоб знайти якісні кадри на ринку праці, і половина з них планують вирішити це питання за допомогою навчання.

Компаніям життєво необхідно підсилювати команди через upskilling (підвищення кваліфікації або опанування навичок) нових співробітників та reskilling. 

В YASNO ми готуємось до upskilling у зв’язку з розробкою та впровадженням нової білінгової та CRM-системи, що суттєво вплине на внутрішні процеси. Для нас зараз один з найбільших викликів — цифрова трансформація. 

Щодо решти навчання ми:

• Швидко освоїли незнайомі інструменти та "переклали" програми тренінгів на "онлайн-мову".
• Обов’язково підсилюємо навчання посттренінговим супроводом онлайн у різних каналах.
• Робимо запрошення на частину тренінгів у форматі відеозвернень ("тізерів").
• Проводимо 360 до та після лідерських програм навчання.

Диджиталізуйте HR-процеси

Для співробітників ми створили можливість вирішувати онлайн такі важливі питання:

• Подавати заяви на відпустки, довідки та інші документи.
• Проходити щорічну оцінку діяльності (це процес оцінки діяльності компанії та кожного співробітника).

Оформлювати розрахунковий лист.

Всі HR-проєкти ми реалізуємо з урахуванням того, що вони мають бути доступні співробітникам в офісі та  вдома. Тому посилили внутрішні комунікації і впровадили кілька цікавих ініціатив:

• YASNO Путівник — це гід, у якому зібрана інформація про всі процеси в компанії. Тексти написані зрозумілою та "дружньою" мовою, багато інфографіки. Завдяки цьому новачки можуть швидко зрозуміти, хто є хто в нашому бізнесі, і знайти відповіді на більшість важливих питань.
• Графік офісно-надомної роботи — співробітник заповнює та погоджує його з керівником онлайн.
• Управління кар’єрою — розділ на внутрішньому порталі, в якому можна слідкувати за актуальними вакансіями в компанії та будувати кар’єру в межах YASNO.
• "Дякую тобі" — це електронна листівка, яку можна надіслати колезі як вдячність за допомогу, підтримку, професійну експертизу чи важливий зворотний зв'язок. Лише за кілька місяців після запровадження ініціативи один одному "подякували" більше 800 разів.

Співтворіть разом з IT

У пошуках найкращих технологічних рішень для співробітників HR-функція може інтегруватися з IT. В YASNO ми впровадили віртуального асистента на ім’я Яся. Вона уособлює цінності бренда: простоту, турботу та ясність. Яся живе в Viber та може:

• Знижувати стрес у новачка — з моменту прийняття оферу йде підтримуюча комунікація, керівник та HR-фахівець залучені в процес (pre-boarding).
• Допомагати керівникам — нагадувати про зустрічі та важливі комунікації з новачками та командою.
• Швидко надавати інформацію за "кліком" або шукати відповіді на відкриті питання новачка — в Ясі "штучний" інтелект, а отже вона здатна навчатися: чим більше питань отримує, тим яснішою стає в своїх відповідях.
• Комунікувати — ділитися новинами у текстовому, графічному та відео форматах, надсилати поради, вітати зі святами тощо.

Створення віртуального персонального асистента — це наш крок до розвитку гнучкої та антикрихкої організації, що може швидко адаптуватися та переключатися між різними форматами роботи та різними потребами співробітників. Отже, пандемія внесла багато коректив в HR-адженду — це факт. Шлях до постпандемічного світу, на мою думку, лежить через концепцію "спочатку одягнути маску на себе" (в прямому і переносному сенсі): інвестувати у власну та командну адаптивність до змін, а ще занурюватися у творчість, бо зараз час експериментів та швидких дій!