Оптимизируйте работу с поставщиками и фиксируйте договоренности
Если позволяет ситуация, то очень эффективным методом уменьшения затрат является сотрудничество с одним поставщиком комплекса логистических услуг. Это удобно с точки зрения быстрого документооборота и оптимальной коммуникации: для вашего менеджера, когда он формирует отправку, для бухгалтеров, потому что все счета идут одной компании, и для логиста, потому что он общается с одним специалистом.
Очень важно согласовывать все ваши договоренности в письменном виде. Все тарифы должны быть зафиксированы и, что самое важное, должно быть детально прописано, какие услуги вы получаете за эту цену, зоны ответственности и сроки выполнения.
Пересматривайте логистическую стратегию в соответствии с ситуацией на рынке
Всегда следите за новостями рынка, коммуницируйте со своими отделами по развитию и продажам (полученная информация от них, возможно, повлияет на необходимость пересмотреть логистическую стратегию компании). Трезво оценивайте ситуацию на рынке. Если вы заложили одну сумму в начале года на доставки, например, 3000 грн за доставку, а цена поднялась на 50% (зарплаты, стоимость топлива, нехватка автомобилей на рынке, нехватка разрешительных документов) — вы не найдете перевозчика, который согласится по забюджетированной вами ставке. А если и найдете, то скорее всего, пострадает качество услуг (возможные последствия — недоставленный груз, повреждение и т. д.). Основывайте свои планы на реальных цифрах и фактах, приблизительные расчеты могут вас подвести.
Наша компания, например, пересматривает собственные планы раз в квартал, потому что ситуация на рынке быстро меняется и остается нестабильной.
Оптимизируйте транспортные расходы
При решении транспортного вопроса стоит учитывать несколько аспектов:
- Сейчас важно оперативно реагировать на запросы клиентов, осуществлять доставку быстро и в срок. Поэтому стоит обратить внимание на внедрение ІТ-технологий (TMS, GPS, WMS и т. д.). "Ручное" управление снижает скорость логистического процесса — а значит, это потенциальные убытки для компании.
- Диверсификация рисков исходя из возможностей вашего провайдера логистических услуг. Заказчик всегда должен понимать максимально возможную нагрузку подрядчика и те инструменты, которые есть в его арсенале. К примеру, большим плюсом является закрытие 60-70% потребностей в доставке с помощью собственного транспорта логистического провайдера. Собственный парк авто дает дополнительные выгоды: четкое планирование маршрутов и заработка, логистического оператора, отсутствие спекулятивного фактора в формировании затрат и тарифов, отсутствие посредника (водители коммуницируют напрямую с менеджером компании, это ускоряет процесс работы. Гарантия доставки невзирая на сложную ситуацию на рынке, отслеживаемость местонахождения товара.
- Нужно учитывать условия сотрудничества со складами (контрактная логистика). Помните, что график работы складов, их технические и физические возможности, географическое расположение, время, комплектации товара к отгрузке и даже время подачи заявок в транспортный отдел может вносить существенные коррективы в построение логистической цепочки. Крайне важно учитывать риски возможных штрафных санкций получателя груза, которые зачастую значительно превышают мнимую экономию при выборе "дешевого" провайдера логистических услуг.
Анализируйте, какой склад вам нужен, и какой оборот должен быть
Обязательно ли ваш товар должен храниться на складе класса А? На рынке сейчас порядка 2-3% вакантных складов такого класса, и цена аренды, естественно, соответствующая. Но если ваш товар не требует особых условий хранения (температурного режима, повышенного уровня безопасности, сложности комплектации), стоит рассмотреть варианты использования складов не премиум сегмента (класс "А"). Этот подход поможет сэкономить на бюджете по логистике.
Если у вас в договоре с провайдером складских услуг оговорена фиксированная ставка на год, то в определенный момент провайдер может начать работать себе в убыток. Основными причинами являются: привязка арендных ставок к доллару, непрогнозируемый курс валют, отток персонала в ЕС, повышения заработных плат и миграция персонала.
В такой ситуации он может предложить вам пересмотр тарифов. Если у вас есть возможность принять корректировку ставок, то стоит согласиться на поднятие цены за хранение, то стоит вступить в переговоры. Когда проект становится убыточным для провайдера —качество услуг может пострадать: количество персонала для подобного проекта может быть сокращено по причине экономии, сроки по комплектации и отгрузке могут затягиваться, а это чревато последствиями для клиента. Например, если товар поставляют на сети (распределительные центры), то штрафы за опоздание на РЦ привязывают к проценту от стоимости товара в поставке. Например, потерять 20% будет высокой платой за ошибки в планировании логистических процессов.
Для клиента важно понимать, что у него хранится на складе, и периодически анализировать, какие товарные позиции лежат слишком долго, из-за чего их цена растет, или маржинальная прибыль падает. С целью снизить затраты, держать слишком много товара на складе невыгодно и лучше с помощью акций или дополнительных скидок быстрее оборачивать этот сток. Есть, конечно, исключения. Некоторым компаниям выгоднее завести крупную партию товара сразу, потому что платить за хранение товара в Украине выходит дешевле, чем в следующем месяце, импортировать и растаможить эту продукцию (курсовые риски).
Опять же, все стратегии для построения логистической цепочки должны основываться на прогнозах и учитывать риски.
Подумайте о дополнительном страховании товара
Многие компании пытаются экономить на страховке, но это чревато последствиями. Нужно искать те решения, которые подходят вам. Например, оператору, который уже долго на рынке, могут предоставлять лучшие условия в страховой компании. И есть смысл обратиться к нему, договориться о дополнительном страховании грузов, которые выходят из его склада и едут, например, в Мариуполь, где ночной переезд. Если машина едет по маршруту Киев-Полтава, то риск меньше, и можно обойтись и без дополнительного страхования.
Также можно снизить риски с помощью IT-решений: GPS-трекинг, специальные алармы на открывание дверей в машине, маячки, электронные пломбы... Это стоит уже не так дорого, но повышает безопасность.
Применение этих лайф-хаков позволит вам успешно развивать свой бизнес и, учитывая нюансы логистической сферы, сохранять максимальную эффективность в любой ситуации.
