Как организовать работу офиса и поддержать корпоративный дух на удаленке

Время показало, что одним месяцем карантина мы не ограничимся. В самом лучшем случае работать в удаленном режиме нам придется до лета. Поэтому сейчас жизненно необходимо грамотно организовать механизм работы онлайн, мотивировать сотрудников и  поддержать  их корпоративный дух для того, чтобы работать эффективно и на результат. Это может спасти бизнес от застоя или банкротства.

Первое. Важно правильно организовать удаленную работу для офисных сотрудников.

Не думайте, что все работники имеют адекватный онлайн-доступ дома. У некоторых нет надежного или достаточно быстрого обслуживания (иногда вообще в наличии только мобильное устройство). Нужно обеспечить каждому безопасный доступ к ИТ-ресурсам в рамках бизнеса и к самому Интернету. Поэтому:

➡️ быстро соберите данные от работников, включенных в вашу стратегию удаленной работы, и определите, где есть пробелы. 

➡️ будьте готовы вкладывать средства в организацию удаленного доступа для некоторых работников.

➡️ позаботьтесь об устройствах для удаленной работы. Тут есть два варианта: либо работники могут использовать свои ПК, что представляет большую угрозу безопасности, но намного дешевле и быстрее в развертывании, либо компания предоставляет необходимые устройства.

➡️ обеспечьте безопасный удаленный доступ к бизнес-активам и онлайн-сервисам. Как правило, это делается с помощью  виртуальной частной сети (VPN), которая устанавливается на ПК, ноутбук или мобильное устройство и создает зашифрованное сетевое соединение. Это обеспечивает работнику безопасный доступ к ИТ-ресурсам внутри организации.  

Запомните: сотрудник не должен выполнять задачи для организации без включения VPN на своем устройстве. Именно VPN обеспечивает более высокий уровень безопасности между удаленным работником и службой. 

Кроме того, для повышения безопасности настоятельно рекомендую  двухфакторную аутентификацию, а не только идентификаторы пользователей и пароли. 

Второе. Нужно работать с мотивацией персонала.

Из-за пандемии офисные сотрудники впервые работают из дома, что для некоторых настоящий стресс. Мозг дает сигналы о том, что это не офис, и поэтому мы находим множество причин не работать. В нашем "новом нормальном состоянии" мотивация сотрудников падает максимально. Почему?

• Меньше поощрений, наград.  В условиях работы список внешних факторов мотивации включает в себя признание, управление эффективностью, обучение, продвижение по службе, общение и создание позитивной среды. Сейчас эти поощрения отсутствуют.

• Недостаток командного духа. Сотрудники создают энергию и устанавливают планку в офисе, а на удаленке это все теряется.

• Микроменеджмент. Некоторые начальники в дистанционном режиме пытаются контролировать каждую мелочь, что вызывает обратный эффект — сотрудники чувствуют себя демотивированными. 

• Беспокойство. Неудивительно, что люди беспокоятся о себе и своих близких, которые могут заразиться вирусом Covid-19. У многих возникает патологическая тревога о финансовых проблемах из-за сокращения или возможной потери работы, о влиянии кризиса на мир и тд. Трудно сосредоточиться на работе, когда тебя переполняет беспокойство.

• Отвлечение. Работая дома, мы можем отвлекаться на такие бытовые действия, как уборка, приготовление пищи и так далее. Когда мы дома, особенно в закрытом помещении, мы также чувствуем необходимость сосредоточиться на наших близких и семьях.

Что делать руководителю, сталкиваясь с проблемой поддержания производительности и мотивации для себя и своих сотрудников, которые работают удаленно? Ответ прост: переключить мышление с режима испытаний на режим возможностей. Многие руководители мечтают о времени, когда повседневная рабочая рутина немного успокаивается, чтобы команда могла сосредоточиться на более долгосрочных проектах. Это то самое время. Думайте масштабно, мыслите творчески и во всех направлениях.

Думайте О БУДУЩЕМ — это может быть моментом для стратегического и долгосрочного планирования:

• Обновления бюджетов, сроков, планов.
• Планирования обновленных показателей и целей, которые вы можете использовать для отслеживания прогресса.

Проанализируйте ПРОШЛОЕ — "тихое" время можно использовать для сбора и изучения данных о предыдущих инициативах, таких как:

• Анализ существующих данных, чтобы определить соответствие проектов заданным целям.
• Привлекайте вашу команду к анализу проделанной работы, задавая такие вопросы: Что хорошо сработало для нас в прошлом году и почему? Что не сработало, и почему? Это может привести к продуктивным дискуссиям, связанным с будущими инициативами.

Думайте СЕЙЧАС. Уже сейчас есть задачи, которые являются критически важными или идеально подходящими для выполнения, например:

• Составление предстоящих мероприятий, объявлений и сообщений.
• Мозговой штурм с вашими сотрудниками. Подумайте о новых форматах продвижения ваших товаров/услуг, о новых форматах взаимодействия с клиентами и персоналом.

Подумайте о БЛАГОПОЛУЧИИ — очень важно, чтобы мы все поддерживали свое физическое и психическое здоровье:

• Связывайтесь с коллегами, узнавайте о необходимости поддержки и предложите помощь, где это возможно.

• Продолжайте признавать и подчеркивать исключительные усилия сотрудников.
• Находите способы творчески поддерживать социальные взаимодействия команды и при этом весело проводить время.
• Поощряйте работников повышать уровень физической активности как дома, так и на улице, где возможно соответствующее социальное дистанцирование.
• Напоминайте сотрудникам о необходимости поддерживать связь по телефону, электронной почте, Skype с семьей, друзьями коллегами.

И главное помните, что ваше поведение и работа сейчас окажет максимальное влияние на существование бизнеса потом. Времени на раскачку и отдых нет. Мотивируйте сотрудников, поднимайте боевой дух в команде и двигайтесь вперед.  

Яна Декусар, руководитель HR-департамента компании Nota Group