Как "рaperless office" помогает оптимизировать бизнес

Инновации сегодня являются одним из условий развития бизнеса. Именно IT- решения помогают сокращать затраты и освобождают денежные ресурсы, необходимые для роста компаний.  Минимум, который бизнес может сделать для оптимизации своей работы и экономии значительных средств, — это отказ от бумаги и переход на электронный документооборот. Более того, так называемый "paperless office" (безбумажный офис) поможет решить глобальные экологические проблемы. Таким образом, используя электронный документооборот, компании оптимизируют собственную работу и становятся социально ответственными.

На сегодня, например, такие большие игроки украинского рынка, как "Киевстар" и "Укртелеком", перевели свой внутренний документооборот в безбумажный вид. Данную тенденцию поддержали и государственные органы власти. Последние получили такую возможность в 2012 году, благодаря Положению "О системе электронного взаимодействия органов исполнительной власти", утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 18.07.2012 г. № 670. В документе говорится, что система электронного взаимодействия органов исполнительной власти предназначена для автоматизации процессов создания, отправки, передачи, получения, обработки, использования, хранения, уничтожения документов в электронном виде и копий бумажных документов в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи, которые не содержат информации с ограниченным доступом, и контроля за использованием актов, протокольных решений Кабинета Министров Украины и других документов.      

В то же время использование бизнесом систем внутреннего электронного документооборота (СЭД) законодательно не регулируется. Это дает ему больше возможностей и инструментов для автоматизации внутренних процессов.  

Подписывайтесь на Telegram-канал delo.ua

Что даёт внедрение СЭД для бизнеса? Это первый вопрос, который задают компании, которые задумываются о переходе на внутренний безбумажный документооборот. Поделюсь с вами наблюдениями и выводами, которые я сделал благодаря собственному опыту внедрения СЭД Megapolis.DocNet, которая на сегодня успешно работает в органах исполнительной власти Украины, а также в крупных и средних компаниях Украины.

Помимо функции социальной ответственности безбумажный документооборот позволяет бизнесу следующее: 

Ускорение бизнес-процессов

Наш опыт внедрения СЭД в различных компаниях показывает, что часть внутренних процессов компании регламентирована, а другая часть — не регламентирована вообще, либо частично регламентирована. Причина этому — человеческое общение. Сотрудники решают вопросы и проблемы, в том числе различные несогласованности, неясности и неточности, касающиеся внутренних процессов компании, путем человеческого общения, что может затягивать их выполнение. Автоматизированные системы же не умеют общаться с людьми. Поэтому при внедрении СЭД происходит регламентация всех процессов. Это в свою очередь способствует повышению эффективности деятельности компании, что позволяет существенно ускорить все процессы и обеспечить высокий уровень контроля.

 По нашим подсчетам, СЭД экономит 85% рабочего времени сотрудников компании, которое они ранее тратили на работу с документами. Система электронного документооборота сокращает время, в частности необходимое сотрудникам для создания, согласования и поиска документов. В связи с этим у них остается намного больше времени на выполнение своих ключевых функций.  

Еще одно важное преимущество СЭД — практическая гарантия от утери документов, которые порой очень сложно найти в больших объёмах документооборота. В СЭД предусмотрено электронное хранилище, в котором осуществляется автоматизированный поиск любого документа. Поисковая функция может также работать в режиме интернет-поиска.  

С помощью СЭД возможно отследить состояние выполнения задач, стадию согласования документов и другие процессы. Автоматический контроль исполнения — это важный инструмент, позволяющий повысить эффективность любой большой компании. Речь идет о том, что в СЭД возможно не только ставить задачи сотрудникам, но и контролирвать их исполнение. Для этого в СЭД специальным регламентом устанавливаются временные рамки выполнения задачи, место нахождения документов и другие параметры. Регламенты относительно выполнения задания создаются в самой системе и автоматически контролируются. По результатам контроля в СЭД отправляются уведомления в виде сигналов, отчетов или писем, в зависимости от настройки.

Таким образом, СЭД дает возможность оперативно следить за всеми этапами осуществления бизнес-процессов, благодаря чему деятельность предприятия становится прозрачной и контролируемой.

С помощью СЭД компания может хранить всю информацию в облачном хранилище, что дает возможность доступа к ним в любое время и с любого места. Работа в СЭД может происходить в WEB-браузере или мобильном приложении. Это дает возможность сотрудникам выполнять работу с помощью планшета или даже телефона. В СЭД документы можно согласовать с помощью подписания электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП). Также существует возможность работать в СЭД, не заходя в саму систему. Например, согласовать документ можно просто в почте. Сотруднику приходит на почту письмо с приложением, с просьбой согласовать. Он открывает приложение и — согласовывает документ или нет. В СЭД также существует возможность общаться и совместно редактировать документы.

Из опыта внедрения СЭД MegapolisDocNet хочу обратить внимание на удобность использования в СЭД корпоративного чата, который привязан к определенному документу или поставленной задаче. Таким образом, даже через 10 лет у сотрудника будет возможность изучить всю переписку относительно согласования определенного документа или поставленной задачи.

Экономия средств

Внедрение СЭД значительно сокращает операционные расходы на внутренние процессы компании.

Электронные документы не нужно распечатывать, физически доставлять и где-то хранить. Все это можно делать онлайн в электронном виде. По нашим подсчетам, внедрение СЭД обеспечивает до 90% экономии операционных расходов компании, связанных с обработкой документов.

Иходя из собственной практики, могу сказать, что период окупаемости СЭД MegapolisDocNet до года.

Оптимизация процессов внутри компании

По результатам внедрения системы безбумажного внутреннего документооборота, на основании полученных данных, может выполняться оптимизация бизнес-процессов компании. Это делается с целью ускорения работы и повышения ее эффективности.

В свою очередь, оптимизация внутренних процессов компании часто приводит к ликвидации должностей в компании, что приводит к увольнению сотрудников. В связи с этим часто оптимизация является достаточно болезненным процессом для компаний, хотя и эффективным.

Вызовы современности

Тенденции, которые сегодня существуют на рынке, говорят о том, что успешные компании переводят в электронный вид не только свой внутренний документооборот, но и внешний. Законодательные изменения, которые мы можем наблюдать в последнее время в Украине, свидетельствуют о том, что такие консервативные сферы, как банковская и судебная переходят на электронный документооборот и становятся paperless. Бизнес должен идти впереди этих тенденций и заранее подготовиться к переводу своего документооборота в электронный вид.  

Благодаря происходящим сегодня стремительным преобразованиям в Украине в части диджитализации, которых не было последних двадцать лет, украинский бизнес оказался в ситуации, когда все же может случиться чудо, и он выживет. Надеемся, что мы сможем за 5 лет пройти тот путь, который европейские компании проходили 20 лет.