Как сохранить эффективность сотрудников и бизнеса при работе в удаленном режиме

Изменения — это всегда вызов, особенно во времена неопределенности. Именно таким вызовом для бизнеса стало распространение COVID-19 в Украине. Вопрос: "Что делать?" стоял перед нами недолго. Для нашей компании люди всегда были и остаются наибольшим приоритетом. Поэтому еще 16 марта, до оглашения карантина, мы приняли решение перейти в режим работы из дому. Нам предстояло решить много вопросов, связанных с удаленным режимом работы, но самыми важными стали: как сохранить эффективность бизнеса и мотивацию сотрудников.

За эти три недели мы поняли, что самое важное в удаленном режиме работы — коммуникация. Мы всегда уделяли ей много внимания, но на первых этапах удаленной работы ее должно быть больше, чем обычно. Если раньше мы проводили командные статусы раз в неделю, то сейчас мы "собираемся" от 2 до 5 раз в неделю, чтобы обсудить все рабочие задачи, прогресс, результат. Для этого мы используем все возможные диджитал каналы: внутреннюю социальную сеть, почту, видео- и аудиоконференции. 

Очень важна коммуникация от топ-менеджмента. При этом она должна быть регулярной и, желательно, в видео формате. Раньше мы проводили встречи всей команды с исполнительным комитетом (генеральный директор и директора отделов) раз в квартал или по каким-то важным событиям. Сейчас же мы проводим видеоконференции раз в 1-2 недели. При чем общение двустороннее, так как сотрудники могут задавать вопросы во время конференции. Кроме того, мы — часть большой международной компании, поэтому регулярные видеообращения сотрудники получают и от высшего руководства компании. Людям важно понимать, что сейчас происходит, каковы наши планы и как меняется тактика компании в связи с происходящим. Это вовлекает людей и очень мотивирует.

Важный момент: коммуникация от руководства должна быть более человечной, более неформальной и дружественной. Это не сложно — домашняя обстановка способствует, а сотрудникам важно видеть, что топ-менеджмент тоже работает из дому и придерживается карантина. Но также не стоит забывать, что люди по-разному переносят этот период: кто-то находится в стрессе и сложно переживает, а кто-то спокойнее реагирует на такие изменения. Поэтому и коммуникация должна быть такой, чтобы отозваться каждому: кого-то успокоить, кого-то вдохновить, а кому-то напомнить о задачах.

Это важно и потому, что сначала все становится непонятным: что делать, куда бежать. Появляется много кризисных вопросов, которые нужно быстро решать. Но важно не забывать про обычные, регулярные обязанности и проекты. Конечно, многие проекты пришлось переосмыслить и переоценить, некоторые — отложить, а другие — перевести в онлайн формат. Наш яркий пример — проект Make It Bright для студентов, который в прошлом году почти полностью проходил офлайн, а в этом будет исключительно онлайн. Задачи остаются теми же, просто они видоизменяются. 

Кроме того, оказалось, что режим работы из дому очень интенсивный, количество звонков, конференций, писем и запросов выросло в разы. В нашем случае важно было безболезненно перестроиться на работу удаленно, разработать новые KPI. Например, наши торговые представители, которые раньше совершали визиты в точки продаж, тоже работают из дому, а потому и KPI у них немного изменились. 

В сложный момент неопределенности нужно поддержать мораль организации. Чтобы мотивировать людей, мы организовываем для них онлайн тренинги и вебинары, посвященные тому, как работать удаленно, как управлять командой в сложных социальных условиях, как самомотивироваться и мотивировать других. Мы постоянно публикуем разные советы во внутренней социальной сети, которые касаются не только работы, но и личной жизни. Например, какие тренировки можно проводить дома, как лучше организовать свое время, объяснить сотрудникам, что подразумевает чрезвычайная ситуация, напоминаем им о том, что важно оставаться дома. Также мы предоставили сотрудникам средства защиты — маски, антисептики — когда их невозможно было купить. Мы о них заботимся, и верим, что это их тоже мотивирует.  

Но самая важная мотивация — уверенность в завтрашнем дне. Поэтому мы четко сообщили сотрудникам о том, что мы продолжаем работать (просто из дому), продолжаем платить зарплату, и ни о каких сокращениях речи не идет. Бизнес продолжает работать, просто в новых условиях, под которые нужно адаптироваться. 

И последнее, но не менее важное. Вовлеченность людей сейчас равна мотивации. Если сотрудник вовлечен, он мотивирован и эффективен. Поэтому кроме постоянных коммуникаций и мотивирующих мероприятий мы вовлекаем людей в новые проекты. На этой неделе мы запустили марафон по сбору идей, которые помогут нам улучшить процессы, внедрить новые проекты или упростить процедуры, пока мы работаем из дому. Это важно и для бизнеса, и для сотрудников, так как именно их идеи могут сейчас помочь. 

Я уверена, что если правильно выстроить коммуникации, держать людей вовлеченными, мотивированными и продолжать работать в обычном режиме, все будет хорошо. Но кроме постоянных деловых коммуникаций не забывайте о простом человеческом общении. Мы, например, устраиваем онлайн кофе-брейки, обсуждаем фильмы и события, некоторые коллеги даже проводят онлайн вечеринки. Это необычно, но помогает приспособиться к новым реалиям. 

За это время мы очень многому научимся. Мы точно уже не будем такими, какими были раньше — поменяются и процессы, и сам бизнес. И то, что сегодня для нас, возможно, стресс и страх, на каком-то этапе станет нашей обычной жизнью.

Алена Войтенко, директор отдела "Люди и Культура", JTI Украина